Come essere più produttivo con la posta elettronica: 2 tecniche e 7 consigli per gestire le e-mail in modo efficace

Gestione E-mail schema

Settembre. Tempo di rientri e di … e-mail!

Ok c’è chi è ancora in smart working, ma siamo seri: chi le guarda le e-mail in vacanza? Sole, sabbia e mare (oppure montagna, passeggiate e laghetti alpini) mal si conciliano con le e-mail di lavoro, per cui, al ritorno alla normalità ecco che ci si ritrova sommersi di posta elettronica da evadere, possibilmente in poco tempo, visto che la ripresa delle attività collettive fa aumentare in modo esponenziale il traffico di mail.

L’idea di questo post è nata non solo dalla mia esperienza personale, ma anche da un mio amico, il quale quando è tornato dalle ferie e si è trovato 3000 e-mail da leggere. Ma come si fa a gestire 3000 e-mail? Come si fa ad organizzare così tanta posta?

L’ e-mail è insieme croce e delizia della comunicazione dei nostri giorni. La facilità con cui si scrivono è direttamente proporzionale alla quantità  ricevuta e il tema della gestione delle e-mail sembra essere trasversale: dal CEO all’impiegato, casella professionale o personale.

Quindi, come gestire tutta la posta elettronica?
Qual è la migliore (e soprattutto efficace) tecnica?

Ti anticipo che, purtroppo, non esiste LA formula magica, vi sono varie tecniche di gestione e ancora di più innumerevoli consigli, i quali hanno l’obiettivo comune di avere la casella vuota o, come si dice in gergo, obiettivo “inbox zero”.
In questo post però ti spiegherò come procedo per organizzare le mail io e infine illustrerò alcuni consigli degli esperti per gestire la posta elettronica.

1 – La mia tecnica personale quando ritorno da un’assenza prolungata

  • Dopo aver maledetto il corso o l’influenza di turno (no dai, le vacanze, no) ed essermi calmato con un caffè, passo all’azione e parto dalla cosa più semplice e ovvia: cestinare le e-mail indesiderate (spam o pubblicità) o le notifiche social media, newsletter, promozioni.
  • Quindi preparo il “terreno di battaglia” e creo diverse cartelle provvisorie dove spostare le mail man mano che le esamino: da archiviare, rispondere, da valutare.
  • Poi passo all’attacco delle e-mail e le valuto in base all’oggetto:
    • ci sono e-mail che io definisco “singole”, ovvero che hanno un titolo univoco e che generalmente sono indirizzate solo a me e
    • altre e-mail che mi piace intitolare “di gruppo” e che hanno un numero infinito di Re: (quelle con Re:Re:Re:Re:Oggetto, per intenderci).
  • Ignoro beatamente quelle di gruppo e mi concento sulle “singole”. Le leggo e determino se:
    1. posso archiviarla
    2. posso rispondere subito perché la risposta necessita di poco tempo (max 5 minuti) e in questo caso le sposto nella cartella “da rispondere”.
    3. devo tenerla in sospeso perché richiedono un approfondimento o una risposta da terzi e quindi la sposto nella cartella “da valutare”.
  • A questo punto rispondo subito alle –mail provvisoriamente sistemate nella casella “da rispondere”.
  • Quindi passo alle e-mail “di gruppo”, seleziono la più recente rispetto al titolo e inizio a leggere dal basso, così che prendo atto della richiesta iniziale e di tutte le relative risposte. Anche qui come fatto in precedenza, determino
    • se posso archiviarla;
    • se la risposta necessita di poco tempo (massimo 5 minuti) o
    • se ho bisogno di prendermi del tempo perché richiedono un approfondimento.
  • Rispondo quelle che necessitano di poco tempo e, a questo punto, mi ritrovo solo con le e-mail per le quali ho bisogno di tempo per la loro elaborazione e mi concentro su quelle.
  • Valuto la possibilità di inoltrare a terzi o chiedere chiarimenti e stabilisco delle priorità (urgente vs. non urgente) e parto con l’evasione.

Nota

Questo lavoro, in apparenza molto semplice, necessita di grande concentrazione, soprattutto se le e-mail da gestire sono tante. È, quindi, necessario trovare sufficiente tempo da dedicare a questo compito, p.es. arrivando prima in ufficio oppure deviando il telefono ed evitando distrazioni.


La mia personale tecnica di gestione delle e-mail

2 – La mia tecnica personale nel quotidiano

Quando la mattina apro la casella aziendale (o meglio le caselle, perché ne gestisco due), procedo in modo simile, ma più semplificato:

  • Inizio con cestinare le e-mail indesiderate (spam o pubblicità) o le notifiche social media, newsletter, promozioni
  • Leggo le e-mail rimaste e determino:
    • Se posso archiviarla;
    • Se posso rispondere subito perché la risposta necessita di poco tempo (max 5 minuti) e quindi la tengo nella posta in entrata come letta;
    • Se devo tenerla in sospeso perché richiedono un approfondimento o una risposta da terzi e quindi la tengo nella posta in entrata come non letta.
  • Una volta passate in rassegna tutte le e-mail, decido di indirizzarmi verso uno dei due gruppi restanti (rispondere subito vs. tenere in sospeso) e parto all’attacco.
    • Per esempio rispondo a tutte quelle che necessitano di poco tempo e, una volta che ho risposto, le sposto tutte (compresa la risposta) nell’archivio o, se resto in attesa di una risposta nella relativa cartella (in attesa di risposta – da creare ah hoc).
    • Poi passo a quelle che richiedono un approfondimento: anche qui le evado a una ad una e le sposto nella casella d’archivio o in un’altra casella.
  • Se, invece, mi trovo in un periodo particolarmente carico dove le e-mail arrivano e partono come le foglie in una giornata d’autunno, mi preoccupo semplicemente di valutare se l’e-mail è urgente e non urgente e mi comporto di conseguenza. Cestino/evado/inoltro a ritmo serrato. Ho forse alternative?

I consigli degli esperti

Dopo averti dato una panoramica su come personalmente gestisco le e-mail, ecco alcuni consigli generali che ho trovato circa l’organizzazione delle e-mail. Sembra, infatti, che la gestione di questo mezzo di comunicazione sia un grosso problema per tutti e tutti danno una propria ricetta. Io ho cercato di riassumere i consigli che sono più ricorrenti.

  • È inutile continuare a controllare l’email ogni 5 minuti, meglio darsi delle scadenze (p.es. appena arrivati, poi a metà mattinata e prima di andare a pranzo). Stabilendo un limite non devi concentrarsi solo sulle e-mail ma puoi usare il tuo tempo per eseguire altri compiti.
  • Sempre legato al fatto di evitare di controllare continuamente la casella, volendo si può togliere l’avviso automatico di ricezione di e-mail.
    Corollario di questa regola è di stabilire un tempo ed un  luogo per la gestione delle e-mail. Le e-mail dell’ufficio dovrebbero essere gestite solo in tempo di lavoro. Io stesso fino ad un paio di anni fa avevo installato l’account del lavoro anche sul cellulare ma da quando l’ho disattivato la mia vita è notevolmente migliorata. Certo in alcuni momenti mi farebbe comodo ma ammetto che con un po’ di organizzazione  sono riuscito a supplire alla mancanza.
  • Se sai che sei assente metti un messaggio di risposta automatica “out of office” questo evita che di ricevere continui richiami o, peggio, fare brutte figure con colleghi e client.
  • Quando scrivi, usa i gruppi o le liste di distribuzione: invece di continuare a digitare 100 volte gli stessi indirizzi crea dei gruppi per l’invio simultaneo, come p.es. “colleghi d’ufficio”, “marketing”.
  • Crea dei modelli per le e-mail che spedisci spesso in cui il grosso della comunicazione è già pre-impostato e devi solo cambiare un dettaglio.
  • Se ci sono e-mail da più di sei mesi, si possono tranquillamente eliminare o archiviarle (io sono un po’ fissato e le tengo tutte) . Dopo così tanto tempo, le probabilità che vengano realmente lette o che servano nuovamente sono vicine allo zero.
  • CC significa copia conoscenza, ovvero una comunicazione che ti invio per metterti al corrente della situazione. Spesso però tale opzione viene abusata: ho visto persone che mandano e-mail ad un gruppo chiedendo una risposta, peccato che il destinatario era un solo e gli altri erano in CC. Detto questo, ho adottato la politica del “niente risposta con il CC”. Ergo: va in archivio.
I consigli degli esperti per gestire le e-mail

E ora tocca a te!

Dopo questa carrellata di consigli circa l’organizzazione delle e-mail, più o meno validi, non mi resta altro da fare se non augurarti buon lavoro. Ricordati che, per quanto talvolta possa essere pesante gestire la posta elettronica, in fondo puoi agire solo in quattro modi:

  • Eliminare
  • Archiviare
  • Rispondere
  • Tenere in sospeso

Il trucco sta nel scegliere una di queste modalità. E qui arriviamo all’ultimo consiglio, forse il più importante: quando si è pronti è importante che si passi all’azione, ovvero che si risponda, che si archivi o che si elimini. Questo fa si che la inbox venga effettivamente scaricata e che non restino e-mail pendenti con le quali poi non si sa come comportarsi.

E tu? Che rapporto hai con la posta elettronica? Quali strategie o trucchi hai per gestire le e-mail?

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