7 tool digitali da abbinare al tuo Bullet Journal

Bullet Journal+ iPhone con logo 7 tool digitali

Il Bullet Journal è uno strumento fantastico. In questi 3 anni mi ha aiutato ad organizzare tutti i miei pensieri, progetti e cose da fare in un unico posto e nel modo in cui lo desideravo io. Ha stimolato la mia creatività, sia con i doodle sia nel visualizzare le informazioni e, non da ultimo, mi ha aperto le porte del digitale: in fondo è grazie al metodo se ho creato questo blog e ho tanti argomenti di cui parlare.

Nonostante questo, io credo che il supporto fisico dato dal taccuino abbia alcuni limiti:

  • Sicurezza – in quanto chiunque potrebbe consultarlo, oppure potresti perderlo;
  • Non è uno strumento “immediato” – si tratta sempre di un taccuino sui cui bisogna scrivere e quindi ci vuole del tempo per farlo;
  • Impossibilità di effettuare frequenti cambiamenti – quello che è scritto è scritto, vero che rimane traccia di quanto fatto, ma se hai bisogno di dinamicità un taccuino non è esattamente lo strumento più indicato.

In questo post desidero parlarti di 7 app che io uso in abbinamento al mio BuJo e che mi hanno permesso di supplire ai limiti dettati dal taccuino.

Volendo ci sono tantissime altre app, alcune addirittura che ti consentono di tenere un vero e proprio Bullet Journal sullo smartphone oppure su tablet (io l’anno scorso ho provato a tenere un DigiBuJo), ma non è questo lo scopo di questo post. Qui desidero aiutarti a dare una marcia in di più al taccuino, integrando alcune funzionalità avanzate tramite delle app specifiche.

  1. Sicurezza degli account (password e autenticazione a due fattori): Lastpass
  2. Annotare idee al volo: Note, Just Press Record e Pocket
  3. Gestione dinamica di progetti: Trello o Asana
  4. Preparare le valigie: PackPoint
  5. Tracker per sonno o attività fisica

Sicurezza

Schermata Lastpass
LastPass App

Volenti o nolenti, oramai il mondo è composto da un’infinità di “nome utente” e password. Qualche volta sei fortunato e il nome utente corrisponde all’indirizzo e-mail (o numero di cellulare), per cui metà del lavoro è fatto, ma altre volte devi scegliercene uno ad hoc.

Per le password, invece, la situazione è più complicata. Le regole di sicurezza consigliano di non scegliere mai la stessa, di avere almeno 8 caratteri (alcuni dicono addirittura almeno 12), i quali dovrebbero includere lettere minuscole e maiuscole, numeri e caratteri speciali. Ciliegina sulla torta, sarebbe meglio evitare informazioni personali (date di nascita, nomi, ecc.) ma prediligere delle frasi.

Ma chi tiene a mente tutte queste indicazioni quando crea una password? Quasi nessuno.

Oppure, nel caso contrario, pensa al lavoro che hai fatto per creare una password sicura e poi la annoti su un taccuino che, potenzialmente, chiunque può consultare. È un po’ come mettere un super sistema di allarme con videocamera e sensori di movimento, per poi non tenere il portone principale chiuso a chiave. Basta un attimo e tutto il lavoro è perduto.

L’anno scorso mi sono quindi deciso e ho cambiato tutte le password utilizzando i consigli di sicurezza e, al posto di riportale nel mio Bullet Journal, mi sono affidato a una delle app disponibili. Ci sono tante aziende che producono questo tipo di app, io ne ho provate alcune ma alla fine ho scelto LastPass. Mi hanno convinto un paio di cose:

  1. Non ha un costo eccessivo (si tratta di 3$/mese)
  2. È utilizzabile su tutti i dispositivi: cellulare, tablet e PC (solo se usi la versione a pagamento, se invece usi la versione free a scelta tra cellullare e tablet o PC)
  3. Ha una master password e senza di quella NESSUNO può accedere, nemmeno l’assistenza (per contro, fai attenzione, perché se la perdi anche tu sei fregato!)

Per alcuni account (soprattutto quelli che hanno accesso o potrebbero accedere a informazioni sensibili, pensiamo a Gmail, ma anche ad Amazon) ho impostato l’autenticazione a due fattori tramite l’app Authy (gratuita).

Idee

Note, Just Press Record e Pocket App

Catturare le idee al momento giusto, ovvero appena ti arrivano, è sempre una sfida. Quante volte ti sorgono idee nel momento più sbagliato, tipo quando stai facendo una passeggiata, sotto la doccia o ti stai per addormentare? (Qui voglio rassicurarti perché è così che funziona il nostro cervello: è grazie a questi momenti di relax che crea nuove combinazioni e quindi si sviluppano le migliori idee – Ne parlo anche nel post dedicato al Brain Dump).

Purtroppo in queste situazioni il taccuino non è mai a portata di mano. Quindi, per non perdere completamente il momento e l’idea, io ho l’abitudine di annotare il pensiero su un’app Note dell’iPhone (ma puoi sceglierne anche altre come Evernote, Notion o Nimbus). Il telefono è, infatti, il gadget che ti porti sempre appresso e quindi annotare rapidamente qualcosa li risulta molto pratico. Inoltre, non dimenticare che perfino Ryder Carrol ha inventato l’app Ufficiale del Bullet Journal proprio con questo scopo, quindi perché non dovresti usarla anche tu?

Se non ti piacciono le note scritte o sei sempre di fretta, ti segnalo un’app con cui puoi prendere nota di idee tramite la tua voce: Just Press Record. Questa app ti permette di registrare delle note vocali. Ma non solo, volendo ti fa pure la trascrizione, se hai bisogno di inoltrarle via e-mail o via messaggio. È molto comoda se la tua idea è articolata, o se devi scrivere testi lunghi. L’unico punto è che la trascrizione non è precisa al 100% per cui dovrai comunque controllare quanto trascritto, ma di principio funziona piuttosto bene.

Un’ultima app, quando si tratta di idee, che mi sento di consigliare si chiama Pocket. La definirei una sorta di segnalibro virtuale, dove ti puoi salvare le pagine web che ti interessano e che desideri visitare in seguito. A me capita spesso di trovare un sito interessante, ma di non avere il tempo di leggere tutto quanto. Quindi mi salvo il link in questa app così che posso ritornarci più tardi. Ci sono anche un paio di funzioni aggiuntive che ti permettono di sfruttare al massimo la tua app: la prima riguarda il fatto di poter organizzare le pagine salvate in apposite cartelle, così la consultazione risulta ancora più facile, le seconda è che ha esistono anche le estensioni sia per Google Chrome che per Firefox, così che puoi averla anche sul PC di casa o del lavoro e puoi salvarti i siti in qualunque momento.

Progetti

Quando ho un progetto importante di solito analizzo le vere intenzioni, poi valuto le opzioni e infine elaboro un piano. Usato così il Bullet Journal è molto utile perché ti aiuta a raggiungere gli obiettivi senza perderti per strada, dopo aver pensato ad ogni singolo punto e mantenendo alta la motivazione.

Tutto questo, però, si svolge in fase di pianificazione, ovvero quando non hai ancora iniziato a lavorarci. Da li in poi, a meno che tu non abbia un progetto che procede per step lineari, il semplice taccuino pecca un po’ di flessibilità.

Quante volte ti sei ritrovato a dover cambiare i tuoi piani perché hai calcolato male i tempi, perché ci sono stati degli imprevisti o per altre ragioni? In questi casi il Bullet Journal potrebbe quindi andarti stretto, perché non ti permette di modificare quanto fatto. Puoi “solo” cancellare (con un gomma o tirando una riga) e riscrivere il tutto. Questo può essere sicuramente utile quando hai necessità di “tenere traccia”, ma in caso di progetti dinamici, risulta molto complicato.

Trello App
Asana App

Quindi durante la scorsa primavera ho quindi deciso di provare ad usare delle app per la gestione di progetti: ho iniziato con Trello e poi sono passato ad Asana.

I due tool sono molto simili e hanno più o meno le stesse opzioni.


Io, per esempio, ho notato che la gestione del blog e il calendario editoriale nel taccuino non funzionava per niente, perché se dovevo cambiare la pianificazione, poi devo andare a modificare diverse pagine oppure cancellare dei punti nelle singole pagine di pianificazione. Alla fine era un caos perché tra idee varie, cancellature e riscritture non riuscivo a capire più cosa avrei dovuto fare.

  • Trello ha un’interfaccia semplice e basata su bacheche e carte, ma i power up (chiamiamoli accessori) sono più limitati. Inoltre, non ti permette di avere molte “viste”: hai le bacheche e il calendario, ma niente di più;
  • Asana è più completo e con più visualizzazioni (elenco, bacheca, calendario) e puoi assegnare lo stesso compito a più progetti. Questo è adatto per progetti più impegnativi, anche perché richiede un maggiore impegno per capire come usarlo al meglio.

Essendo entrambi strutturati come bacheca digitale, puoi cambiare le carte come più ti piace senza dover pensare a cancellature, riporti o altro. La tua bacheca sarà sempre in ordine e pronta all’uso. In più queste app funzionano sia da desktop che da smartphone o tablet, quindi avrai sempre tutto con te.

Viaggi

PackPoint App

Aaah viaggiare! Quanto mi manca. Anche se non è il periodo più indicato per parlare di viaggi, una delle app che più mi è servita negli anni è stata l’app PackPoint (che non è più stata aggiornata, ma che è possibile sostituire con Packr) e che ha agevolato il modo di fare i bagagli.

Soprattutto durante l’estate, sui social spuntano le Packing List, ovvero pagine dedicate alla preparazione dei bagagli. Pur riconoscendone l’importanza e la bellezza (alcune sono fatte davvero bene), il problema è che ogni volta che fai un viaggio devi riscriverla da capo, o quando finisce il taccuino devi trascriverla in quello nuovo.

Alcuni anni fa, io ho invece deciso di affidarmi ad un app per la gestione delle valigie. In un pomeriggio di pioggia, mi sono preso alcune ore per inserire tutte le cose che mi servono in vacanza, organizzandole in diverse sezioni (p.es. basic/estate/inverno/toilette) sia per me che per il resto della famiglia.
Da quel giorno ogni volta che ho bisogno di fare la valigia, mi basta inserire il luogo, la durata e ho la mia lista a portata di mano.

La cosa bella di PackPoint è il fatto che puoi personalizzare le liste, quando inserisci le date e il luogo ti stima il meteo e, infine, puoi stampare la lista (se vuoi avere un doppio controllo). Con Packr, è inoltre possibile condividere la lista con altri membri e stamparla.

Le app per tracker

SleepCycle App

Non sono mai stato un fan dei tracker, forse perché fino a poco tempo fa non pensavo di averne bisogno. Recentemente ho rivalutato la categoria, inserendo alcuni tracker molto basici, come per esempio il lavaggio della mascherina, i giorni un cui svolgo attività fisica, i libri che intendo leggere o che leggerò.

Il problema è che spesso si tratta di tracker che io definisco “generici” e che ti consentono di monitorare solo una parte dei dati. Per esempio il tracker dell’attività fisica ti mostra quante volte alla settimana (o al mese) ti sei allenato, quello del sonno quante ore hai dormito ed eventualmente il tuo umore al risveglio.

Queste però sono informazioni basiche, che non ti danno alcuna informazione aggiuntiva da sfruttare per capire il perché ti sei svegliato bene o male, o quanto stai migliorando. Questo fatto è diventato più evidente da quando ho ricevuto in regalo l’Apple Watch. Talvolta mi capita infatti di pensare di aver dormito bene ma in realtà, un’analisi della relativa app mi segnala che è stata una notte agitata. Anche quando faccio attività fisica è interessanti analizzare e tenere monitorati alcuni parametri (come i battiti, la distanza,…) soprattutto in funzione di un obiettivo specifico, come partecipare ad una corsa.

Per queste ragioni, secondo me è utile abbinare gli habit tracker nel Bullet Journal con un app specifica (io per esempio per il monitoraggio del sonno uso SleepCycle). Il primo ti aiuterà ad essere costante (oltre ad avere una visione d’insieme), mentre con la seconda avrai maggiori informazioni per poter fare delle valutazioni concrete. Per esempio, nel mio fitness tracker annuale, mi segno i giorni in cui mi alleno e la durata o i km percorsi, mentre mi affido all’app per tutti gli altri parametri (velocità, battiti, ecc.).

E ora tocca a te

Il bullet Journal è uno strumento straordinario che ti consente di avere tutto in un unico posto, ma che in alcuni casi è un po’ limitante. Sicurezza, gestione fluida di progetti, note al volo, viaggi e dettagli di monitoraggio, sono i principali campi dove un’app sul telefono può riuscire a darti una marcia in più.

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