7 consigli per creare to do list (lista di cose da fare) che funzionano davvero

To do list Overview

Il 41% dei compiti riportati in una lista non vengono mai completati.

Ogni giorno facciamo liste: della spesa, dei compiti in sospeso, delle faccende domestiche, dei passi da seguire per un progetto, delle cose da fare questa estate o per organizzare un matrimonio. Il più delle volte, però ci ritroviamo con to do list chilometriche ed inutili, e alcuni compiti sono addirittura riportati in più liste o magari in diversi file Excel.

Nel bullet journal le liste sono un tipo di raccolta personale e svolgono un ruolo di primissimo piano: basta pensare agli obiettivi o ai to do, che vengono rappresentate semplicemente con un puntino (anche se alcuni preferiscono un quadrato da riempire man mano che si svolge il compito).
Discorso a parte per le app, che non solo ti permettono di creare infinite liste, ma che, per sopperire alle dimenticanze, ti propongono pure gli avvisi e i promemoria, per cui il telefono squilla/vibra quando hai qualcosa in sospeso. Poi c’è chi preferisce avere una lista pre-compilata in PDF e stampabile o chi si affida ad un Bullet Journal Digitale.

In definitiva, di tutte queste liste, quali sono realmente utili? Digitando su google “to do list efficaci” escono 14’600’000 risultati. Mica pochi.
E se provassi a fare un po’ di ordine riassumendo in un post come fare delle to do list efficaci? Io ci provo…

Cos’è e perché è utile creare una lista di cose da fare

Una to do list (o lista di cose da fare) è semplicemente “una lista di compiti da eseguire” (in inglese: a list of tasks that need to be done).

Vantaggi di creare delle to do list

  • Chiarezza e pianificazione: sai cosa devi fare e puoi pianificare di conseguenza;
  • Meno stress: i passi da intraprendere sono impressi su un foglio di carta e quindi non corri il rischio di sovraccaricare la mente e/o di perderti dei passaggi;
  • Priorità: una lista di cose da fare ti aiuta a stabilire le priorità;
  • Soddisfazione: quando completi un compito (ma ancora di più una lista intera) il tuo corpo rilascia dopamina,  l’ormone collegato alla gratifica e al senso di soddisfazione.

Perché le to do list non funzionano

Capita, talvolta, che le liste non risultino efficaci e, principalmente per i seguenti motivi:

  • Ti senti sopraffatto dalle cose da fare, soprattutto se si hanno tante liste diverse (“da dove inizio?” è la classica domanda).
  • Non sei capace di darti delle priorità;
  • Commetti l’errore di aggiungere, aggiungere e aggiungere senza mai togliere;
  • Vai in confusione quando le liste si mischiano: dove l’ho riportato quel compito? Ma questo non l’avevo già fatto? Questo accade soprattutto quando le liste sono simili o non hanno un argomento definito.

Prima di creare delle tu do list è quindi importante fare chiarezza ed avere sott’occhio tutte le cose che hai da fare.
Per questo, ti consiglio di procedere con un brain dump (o svuota mente).

Consigli per creare una lista di cose da fare perfetta

  • La to do list non può essere come la lista della spesa: i vari punti non sono intercambiabili.
    Deve essere stilata con un senso logico, in base alle priorità e su un unico supporto a tua scelta (app, carta, bullet journal, post it), come anche consigliato nel metodo Getting Things Done;
  • Non programmare compiti generici, tipo “lavorare su quel progetto”. Per riuscire a concludere veramente qualcosa è fondamentale essere specifici, come quando scegli un obiettivo.
    Se hai difficoltà nel visualizzare i compiti, puoi aiutarti anche con una Vision Board, che sfrutta un approccio basato più sulle immagini che sulle parole o idee.
  • Fanne diverse, ma limitati a quelle davvero indispensabili: Per esempio potresti creare una “master” con i compiti a lungo termine (p.es. sistemare il giardino, ordinare la libreria, ….) e un’altra con compiti a breve termine, per esempio settimanale. Alcuni consigliano addirittura di avere una sola lista di riferimento, per non correre il rischio di sentirsi stressati, in realtà io credo che sia necessario separare gli ambiti,per cui mi sento di consigliare di averne un paio (io p.es. separo lavoro, dal privato, dal blog).
  • Datti delle priorità e delle scadenze, perché se una cosa viene rimandata più volte al giorno dopo, vuol dire che non è fondamentale e quindi si può eliminare dalla lista.
  • Non avere mai più di 7 compiti (secondo me anche 10 sono accettabili).
  • Sii flessibile: non impuntarti ad eseguire i compiti esattamente come riportato e non darti limiti di tempo troppo rigidi (questo lo devo finire in un’ora) perché purtroppo noi esseri umani sovrastimiamo troppo il tempo necessario. Tra un compito e l’altro prendi l’abitudine di pianificare e concederti una pausa. Questo non solo ti aiuta a ricaricare le batterie, ma in caso arrivi “lungo” non ti sentirai in colpa.
  • Scegli l’approccio che migliore per te: io cerco di liquidare al più presto i compiti che richiedono poco tempo (2 minuti o meno), ma forse preferisci seguire la teoria di fare prima la più impegnativa.
Infografica to do list perfetta

Come gestire le cose da fare: stabilire le priorità con il quadrato di Eisenhower

Una questione che ricorre diverse volte nei precedenti paragrafi riguarda la capacità di dare la giusta priorità ai compiti. Per gestire i compiti e dare la giusta priorità alle cose, ci viene in aiuto Eisenhower che utilizzava un proprio metodo, chiamato poi in suo onore con, “quadrato di Eisenhower”.

Eisenhower una volta disse: “Ciò che è importante raramente è urgente e ciò che è urgente raramente è importante.” Eisenhower è stato il 34simo presidente degli stati uniti (dal 1953 al 1961) ed era conosciuto per la sua incredibile capacità di essere produttivo, ma non solo per giorni o mesi, addirittura per anni ed è per questo che le sue tecniche per gestire il tempo e i compiti sono state studiate in lungo ed in largo.

La sua strategia si basa semplicemente su di uno schema in grado di aiutarti a prendere delle decisioni.

In buona sostanza, ill quadrato è diviso in 4 parti e usando tale schema, emergono 4 possibilità:

  • Urgente e importante / do  : compiti da assolvere subito.
  • Importante, ma non urgente / plan : compiti da programmare.
  • Urgente, ma non importante / delegate : compiti da delegare.
  • Né urgente, né importante / eliminate : compiti da eliminare.

Utilizzando questa tecnica, devi solo decidere sulla base di due variabili:

  • importante, ovvero compito che ci consente di raggiungere un obiettivo
  • urgente; ovvero compito che richiedono un’azione immediata (e che solitamente hanno a che fare con un obiettivo di altri);

In seguito stabilire il grado (alto o basso). Poi potrai posizionare il compito nel quadrante corrispondente così da capire subito qual è l’azione da intraprendere per quel compito.

E ora tocca a te!

Le to do list (oliste di case da fare) fanno parte della nostra vita: a casa o al lavoro, per un progetto o per pianificare meglio una giornata.

In questo post ho cercato di riassumere i consigli più efficaci, in modo da abbassare il più possibile la quota di compiti mai eseguiti. Certo, seguirli tutti credo sia difficile, ma credo che almeno un paio di questi consigli si possano adottare: per esempio limitare il numero di liste o scegliere un unico supporto (carta, bullet journal o app). Per tutto il resto, come dice un vecchio proverbio: “chi non ha testa, ha gambe”.

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