GTD e Bullet Journal: come unire i metodi per essere produttivo con intenzionalità

Bujo & GTD

Sin da quando ho abbracciato l’idea di aprire un blog, che inizialmente doveva parlare di produttività personale, il metodo Getting Things Done (o GTD) è tornato ciclicamente a trovarmi nei pensieri, nei post o nelle domande di utenti nei vari gruppi.

Alla fine mi sono deciso ed eccomi qui a raccontarvi dei dettagli come adattare il metodo GTD nel tuo Bullet Journal. A prima vista può apparire piuttosto macchinoso e complicato, in realtà una volta capita la logica è tutto abbastanza agile, ma mi permetto comunque di consigliarti di prenderti del tempo per leggere (e rileggere) il post.

Premessa: Cosa sono il Bullet Journal e il Getting Things Done

Cos’è il Bullet Journal

Taccuino con scritto BuJo

Il Bullet Journal o BuJo è un metodo per vivere la propria vita più consapevolmente. Secondo il suo creatore, Ryder Carrol, attraverso la creazione di raccolte principali e specifiche è possibile “tenere traccia del passato, ordinare il presente e progettare il futuro”. Per iniziare ti basta un taccuino, una penna ed un righello.

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Le basi del metodo Bullet Journal in 7 punti (cos’è, perché, come crearlo e organizzarlo)

Cos’è il metodo Getting Things Done

Sigla GTD

Il Getting Things Done o GTD (in italiano tradotto con “metodo Detto, Fatto”) è un metodo che promette di avere sotto controllo la propria gestione delle cose da fare o, come dice il suo inventore, Allen Carr, “poter dedicare tutta la tua attenzione a qualunque cosa che hai di fronte a tuo piacimento e senza distrazioni”.

Il metodo GTD in dettaglio

Il GTD è un metodo di organizzazione e produttività personale che ti consente di definire gli obiettivi, decidere quale sarà il prossimo passo, allestire un sistema di promemoria affidabile.

Obiettivo - Passi - ToDo

Il concetto a cui ruota tutto interno sono le “cose” ovvero ogni e qualsiasi idea che si possa associare a un “devo”, un “bisogna” o un “farò”.

La teoria si basa sul knowledge work, ovvero l’idea che un compito non è dato ma va determinato attraverso una efficace gestione del flusso di lavoro, il quale a sua volta si articola in 4 passaggi:

  • Raccogliere tutte le informazioni
    Attraverso un processo di brain dump (che può essere più o meno lungo) metti nero su bianco tutti (ma proprio tutti) i pensieri relativi a “cose” (impegni, appuntamenti, dovrei fare, progetti, idee…)
  • Esaminare e organizzare i risultati
    Sostanzialmente si tratta di rispondere alla domanda: “È fattibile?
    In caso di risposta negativa puoi cestinare, rimandare (rubrica prima o poi/forse) o archiviare;
    In caso di risposta positiva devi chiederti “Qual è il prossimo passo?” e poi lo inserisci nella raccolta corrispondente o lo completi subito.
  • Verificare le opzioni
    Si tratta di un’attività di riflessione che può essere svolta periodicamente, solitamente ogni settimana, e in cui analizzi i punti aperti, perfezioni il sistema e aggiornani le liste;
  • Fare (o eseguire le “cose”)
    È il processo con cui scegli come agire.
    Carr suggerisce di suddividere le “cose” in base al contesto (casa, ufficio, al PC, al telefono,…), incrociandolo poi con il tempo a disposizione, il livello di energia il grado di priorità.

Spiegato a parole sembra essere molto complicato, in realtà, se osservi questo schema, il sistema risulta di facile comprensione e attuazione:

Similitudini e differenze

Al di là degli obiettivi diversi, il Bullet Journal ti insegna a vivere con intenzione mentre il GTD ti aiuta ad essere più produttivo. Entrambi i metodi hanno molte similitudini e altrettante differenze. Ma prima di andare ad analizzare praticamente come far convivere i due metodi, credo sia importante capire i punti in comune e le differenze, così da poter scegliere quello che va bene per te (magari anche mixando varie teorie).

Le attività

La prima differenza tra i due metodi riguarda come approcciarti alle attività:

  • Ryder Carrol suggerisce che per svuotare la mente in maniera efficace bisogna scrivere tutto e poi, tramite riflessione serale, ordinare eliminare o archiviare.
  • GTD invece propone di stabilire un limite temporale relativo all’attività (due minuti): se l’attività richiede meno di questo lasso di tempo allora bisogna farla subito, se richiede più tempo la puoi inserire nell’inbox. Questo perché 2 minuti è il tempo per inserire l’attività nell’inbox e quindi eseguendola subito guadagni tempo.
    Trovo che il metodo GTD sia alquanto efficace, da quando ho adottato questa filosofia non mi ritrovo più preso con tantissime piccole cose da fare ed effettivamente riesco a concentrarmi maggiormente su compiti più sostanziosi (e soddisfacenti).

Gli strumenti

Entrambi i metodi concordano sul fatto che è impossibile per la mente contenere tutte le informazioni. Ogni giorno elabori diverse migliaia di pensieri, ai quali si aggiungono altrettanti migliaia di nuovi stimoli con nuove associazioni di idee. Pensare di contenere tutto nel cervello non è fattibile, per cui bisogna aiutarsi con un “contenitore esterno”.

  • Per Carroll il contenitore è un taccuino (il Bullet Journal appunto).
  • Carr non dà precise indicazioni su quale debba essere questo contenitore. Lui suggerisce una cartelletta o una scatola, ma nulla vieta di usare il PC, il telefono o un bloc notes. Anzi, lui quasi sconsiglia l’uso di un taccuino in quanto secondo lui per ogni pensiero ci vorrebbe un foglio o un post -it singolo.

Gli obiettivi

Porsi degli obiettivi è importante per entrambe le filosofie, quello in cui differiscono sono i valori assegnati (tempo vs. quote) e il perché scegli proprio quegli obiettivi:

  • Nel metodo Bullet Journal, Carrol propone un sistema di fissare gli obiettivi secondo il metodo 5-4-3-2-1, ovvero 5 anni, 4 mesi, 3 settimane, 2 giorni e 1 ora.
    Questo esercizio serve per lo più per creare una raccolta di obiettivi in modo da mantenere alta la motivazione e capire verso cosa vogliamo dirigere la nostra attenzione.
  • Nel GTD, Carr propone un sistema basato sulle quote aeree: 15’000 metri e oltre: la vita; 12’000 metri: 3-5 anni; 9’000 metri: 1-2 anni; 6’000 metri le aree di responsabilità; 3’000 metri: i progetti in corso, pista di decollo: le attività.
    Queste quote non servono tanto per stabilire degli obiettivi, ma più che altro per passare in rassegna il proprio lavoro: quest’attività che dovrei svolgere mi aiuta a raggiungere un obiettivo ad un livello più alto? Se si, allora l’attività porterà un beneficio, mentre in caso contrario l’attività ci poterà alla frustrazione in quanto non ha alcun legame con i tuoi obiettivi ed i tuoi valori.

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Obiettivi e Bullet Journal: trova le tue motivazioni, analizza le opzioni e pianifica le azioni

Come trasportare il metodo GTD al BUJO: Raccolta ed esame

Inbox e Daily Log

Il cavallo di battaglia del Bullet Journal è il Daily Log, dove vengono scritti tutti i pensieri e cose da fare, ma anche gli appuntamenti o le scadenze per quel giorno.

Il cavallo di battaglia del GTD è, invece l’Inbox che funge da deposito unicamente per i pensieri in quanto Carr si appoggia ad un’agenda per gestire gli impegni pianificati.

Tuttavia il funzionamento è simile: entrambi i contenitori raccolgono le cose da fare, i pensieri, gli impegni presi durante la giornata. Spetta poi a te riordinare tutto quanto scritto, solitamente a fine giornata.

Le raccolte

I tipi di raccolte

Per esaminare e organizzare le cose, entrambi i metodi abbracciano l’idea delle raccolte.

La differenza sostanziale che il BuJo le suddivide in principali e specifiche, mentre il GTD contempla raccolte basate più sul categorizzare il tipo di attività:

Bullet JournalGetting Things Done
Raccolte principali
Future Log – Monthly Log (- Weekly Log) – Daily Log
Progetti
Elenco dei progetti (con l’obiettivo di avere una visione di insieme)
Raccolte specifiche
Raccolte legate a singoli progetti (Vacanze, Trasloco, Nuovo sito web,…)
Prima o poi/Forse
Idee o cose da fare in futuro prossimo ma che ora non puoi/vuoi portare avanti
 In attesa
Incombenze delegate ad altri o per le quali attendi una risposta
Da fare / To do list
Compiti da svolgere separati in liste organizzate per contesto (a Casa, in Ufficio, al PC, al telefono,…)

Personalmente credo che il sistema proposto da Carr non sia molto fattibile su un Bullet Journal, perché dovresti dedicare una pagina per ogni argomento. Ciò significa che ogni volta dovresti cercare la pagina giusta per il progetto che stai seguendo.

Inoltre, come detto in precedenza il sistema GTD non contempla un’organizzazione temporale, per cui non sapresti dove inserire le scadenze o gli eventi programmati (es. appuntamento dal dentista).

Per queste ragioni, credo che il miglior modo per unire di due metodi sia quello di creare le raccolte principali come da metodo Bullet Journal, usando il daily o il weekly come indicato in precedenza e, in aggiunta, un paio di pagine specifiche secondo il GTD, ovvero la pagina “progetti” e la pagina “prima o poi/forse”:

Pagina progetti

Raccolta Progetti

La pagina progetti ha lo scopo di fornire una visione d’insieme di tutti i progetti passati, presenti e futuri.

Io l’ho strutturata identificandoli con personali o professionali (prima colonna), e aggiungendo altre colonne in coda dove indico a che stadio sono (in corso / prossimo / completo).

Se necessario, puoi anche aggiungere una colonna dove inserisci il numero di pagina in cui trovare la raccolta legata a quello specifico progetto (per esempio l’organizzazione della vacanza, il prossimo post sul blog, ecc.). In questo caso avrai un vero e proprio indice dei progetti.

Pagina prima o poi/forse

Raccolta prima o poi

Nella pagina dei Prima o poi/forse, vengono riprotate tutte quelle cose che dovresti/vorresti fare ma che non hai ancora deciso definitivamente.

Io ho deciso di strutturarla in molto semplice con un titolo e tutte  le voci, le quali vengono inserite come punto elenco.

Carr suggerisce di inserire anche una data di scadenza (da ripotare anche nel future log) in cui dovrai prendere una decisione se trasformare l’attività in un progetto o se eliminarla. Trovo che questo suggerimento sia molto utile, io al momento non ho inserito alcuna data.

In attesa e to-do

Ho invece deciso di non creare una pagina ad hoc per le cose in attesa né per i to do (liste pro-memoria), in quanto le ho integrate nel weekly o nella raccolta specifica del progetto.

Come conciliare i due metodi in pratica

Per prima cosa guarda come funziona il GTD:

Schema metodo GTD

Poi, partendo dal GTD, mantieni lo stesso flusso e domanda, ma fai alcune modifiche alle raccolte:

  • il daily log diventa il tuo inbox;
  • al posto di un’agenda esterna, usi il future log ed il monthly log;
  • le raccolte progetti e prima o poi diventano delle raccolte specifiche.

Così facendo, il flusso diventa così:

Schema come implementare il metodo GTD nel BuJo

A seconda di quale raccolta temporale usi, se un daily log o un weekly log, il metodo può essere implementato in modo differente.

  • Se usi il daily log, puoi usare la pagina anche come “inbox” del metodo GTD. Tutte le voci che scriverai, poi le riporterai nelle raccolte corrispondenti a fine serata.
  • Se invece, come me, usi il weekly log, utilizzando due pagine affiancate puoi integrare la gestione del flusso di lavoro di entrambi i metodi.

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Visione settimanale vs. diario giornaliero (weekly spread vs. daily log): scegli il sistema perfetto per il tuo Bullet Journal

Come vedi qui sotto, io che uso il weekly, ho optato per una versione ibrida dove a destra sono segnati i giorni, mentre a sinistra uno spazio vuoto ad uso inbox delle colonne per “smistare” le cose durante la riflessione serale.

Il vantaggio di questo layout è che riesci ad avere una visione settimanale, per cui volendo la riflessione puoi effettuarla una volta alla settimana (come suggerisce Carr).

Weekly + Inbox Overview

Verifica: La Riflessione

  • Nel Bullet Journal esistono tre tipi di riflessioni: quella giornaliera, quella mensile e quella annuale.
  • Nel GTD invece viene proposta una riflessione settimanale e, dato che si tratta di un metodo usato più in ambito professionale, suggerisce di farla il venerdì pomeriggio. Carr non esclude tuttavia di inserire altri tipi di riflessione periodica ma senza fornire esatte indicazioni, perché secondo lui ognuno dovrebbe stabilire un termine secondo il modo in cui si organizza.

Fare: Prossimi passi vs. Sprint

Il Metodo Bujo propone di scomporre i progetti per sprint, mentre il punto di partenza del GTD è chiedersi sempre qual è il prossimo passo da compiere.

Trovo che il sistema GTD sia ottimo per dare il calcio d’avvio. Se hai un progetto a cui devi lavorare e non sai bene come approcciarti, porti questa domanda potrebbe chiarirti le idee, tuttavia per progetti complessi identificare da subito gli sprint ti aiuta a mantenere alta la motivazione e avere una road map chiara e definita.

Per esempio, nel mio progetto della tesi che sto seguendo per il corso WPM, ho integrato i due progetti dapprima suddividendo il progetto in sprint e per decidere come continuare mi sono posto la fatidica domanda.

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7 consigli per creare to do list (lista di cose da fare) che funzionano davvero

E adesso tocca a te!

In questo lungo post ti ho mostrato come trasportare il metodo GTD sul tuo Bullet Journal, cercando di applicare entrambe le filosofie pur mantenendo una struttura chiara ed agile. Questo però non ti impedisce di apportare delle modifiche: puoi per esempio restare più fedele al Bullet, non usando le liste “in attesa” o “to do” nel weekly, oppure puoi decidere di applicare il GTD alla lettera, scorporando la parte temporale dal Bullet per esempio usando solo il future log e riportando gli appuntamenti a breve in un agenda (magari sul cellulare).

Se hai domande o semplicemente vuoi farmi sapere com’è andata commenta pure qui sotto.

Hai già provato a implementare il metodo GTD sul Bullet Journal?
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