Bullet Journal al lavoro: come impostare il tuo taccuino per la vita professionale

Si può usare il bullet journal per rendere la propria vita lavorativa più efficiente e intenzionale?

La risposta è, ovviamente, si!

Nel caso del work bullet journal (cioè quando usi il bujo al lavoro) le raccolte personali saranno più affini all’ambito lavorativo. Quello che assolutamente non deve cambiare è il principio di fondo: ovvero imparare a concentrarti su quello che conta davvero, cercando di eliminare il superfluo e, soprattutto, svuotando la tua mente.

Cos’è il work bullet journal e quali differenze con il bujo personale

Se i punti chiavi del metodo restano invariati, così come le raccolte temporali (future log, monthly e daily), la grande differenza che c’è tra i due usi riguardano le raccolte personali.

Pensa ai tracker: se nel bujo personale tengo traccia dei bicchieri d’acqua, del sonno o dell’esercizio fisico, al lavoro terrai traccia delle ore effettuate, di quanto hai guadagnato o dei clienti che hai avuto.

Anche le raccolte cambiano per soddisfare esigenze più inerenti il contesto lavorativo, per esempio la raccolta per organizzare un viaggio diventa quella per organizzare un evento, mentre la lista dei libri da leggere o letti, i quali nel personale saranno per lo più romanzi, nel bujo dedicato al lavoro saranno più saggi o libri tecnici.

Potresti, inoltre, necessitare di più checklist e liste di controllo al lavoro rispetto alla vita privata, oppure di dover dedicare più spazio alle riflessioni (che in termine lavorativo si chiamano briefing e debriefing).

Approcci: un unico taccuino o due taccuini

Dato che il bullet personale e quello lavorativo hanno contenuti diversi, potresti anche chiederti se valga la pena di avere tutto in un unico taccuino o averne due. La questione è, in realtà, un po’ più complicata e la scelta non dovrebbe essere fatta unicamente basandoti sui contenuti, anche perché normalmente un taccuino ha sufficienti pagine per ospitare molte raccolte.

Quando io ho iniziato ho deciso sin da subito di separare le due cose: ho quindi utilizzato un taccuino da bullet (avevo un Lechtturm 1917) impostandolo solo per la mia vita privata, mentre ho preso un altro quaderno semplice che ho usato per lavoro. La mia scelta era dettata dal fatto che volevo separare completamente gli ambiti. Inoltre per la natura del mio lavoro, non avevo necessità di avere raccolte, ma mi bastava un future log e poi lavorare giornalmente tramite i daily log, segnandomi i vari to do e idee che mi arrivavano durante il corso della giornata.

Ora che ho appena cambiato lavoro e dato che mancano 3 mesi alla fine dell’anno (e al relativo cambio di taccuino) ho deciso di provare ad includere il work bullet journal nel mio taccuino personale, creando delle raccolte ad hoc per il lavoro.

Così facendo, rispetto il principio fondamentale del metodo: ovvero avere tutto in un unico posto (idea peraltro in comune con altri sistemi, come il GTD – Getting Things Done, in cui viene suggerito di avere un’unica inbox). Non solo, ma anche avere un unico taccuino ti permette di poter riportare o aggiornare facilmente anche la tua vita privata (in fondo passiamo 8 o più ore al lavoro) senza dover poi aggiornarlo in un altro momento. In fondo, anche Ryder Carrol nel libro, non accenna minimamente a separare i due ambiti, in quanto nel daily log vengono riportati tutti i pensieri, note, to do, i quali saranno poi organizzati tramite la riflessione giornaliera.

Alla fine, per la messa in pratica del metodo, poco importa se decidi di tenere un unico bullet o due separati. Tutto dipende da come desideri organizzarti:

• Se vuoi avere tutto in un unico posto, hai sufficiente spazio, non hai esigenze di separare la vita privata dal lavoro (oppure le cose sono molto unite – penso ai freelance), allora puoi anche tenere un unico taccuino.
• Se, invece, preferisci separare le due vite, il tuo lavoro richiede tante raccolte o raccolte fondamentalmente diverse, oppure vuoi solo provare un po’ di tempo per vedere come va, ti consiglio di tenere due taccuini separati.

Consiglio: se decidi di tenere tutto in un unico bullet, dovrai fare particolarmente attenzione ad alcuni aspetti e riuscire a separare visivamente gli ambiti nelle raccolte comuni, o costruendo layout a colonne e pagine separate, oppure usando colour code.

Le basi: future / indice, keys, future log, monthly log e daily log

Oramai lo sai, l’impostazione di base per ogni bullet journal classico comprende 5 pagine: indice, keys, future log, monthly e daily.

Se usi un taccuino separato, questa parte è la più facile: scegli la prima pagina libera, inserisci i titoli e voilà il bullet è impostato.

Discorso diverso, invece se ti affidi ad un unico taccuino. Se per quanto riguarda l’indice, non cambia molto, discorso diverso potrebbe essere per le keys, dove probabilmente avrai bisogno di qualche significante in più per l’ambito lavorativo e, quasi sicuramente, ti servirà carpire al volo quali note sono personali e quali lavorative. La così più facile è quindi utilizzare un colour code (= codice dei colori), in cui, scrivi, evidenzi o sottolinei le note in colori diversi a seconda del tema che tratta (per esempio rosa per il privato e verde per il lavorativo).

Per quanto riguara il future log, anche qui ci sono diverse strade: si può separare le voci tramite un colour code, oppure separare a colonne gli ambiti. Se utilizzi un layout orizzontale, ti basta dividere la pagina a metà e il gioco è fatto. Ma c’è anche una terza opzione (quella che ho scelto io per questi tre mesi): impostare un nuovo future log per il lavoro:

Passando al monthly log, anche qui puoi decidere di usare il metodo del colour code, costruire un layout ad hoc per gli impegni lavorativi separandoli dai privati, oppure separare visivamente con uno stile a colonne, come ho fatto io in passato:

Stesso discorso è valido anche per il weekly (se lo utilizzi), mentre per il daily log, ti suggerisco di scrivere tutto senza preoccuparti troppo se si tratta di questioni personali o lavorative e di svolgere una riflessione a fine giornata smistando poi gli elementi secondo l’ambito.

Consiglio: valuta bene il tipo di lavoro che svolgi: e se c’è il rischio che altri (colleghi, superiori, clienti) possano vedere il tuo bullet, personalmente mi atterrei ad uno stile più sobrio e minimale (magari al massimo qualche doodle). Un bullet molto ricco di decorazioni potrebbe dare un segnale sbagliato in merito alla tua motivazione o serietà sul lavoro.

Le raccolte personali: progetti, obiettivi, tracker

Qui arriviamo alla parte più interessante del work bullet journal: le raccolte personali.

Essendo, appunto, personali è difficile dire esattamente quali raccolte includere, perché a dipendenza di che lavoro svolgi, degli obiettivi che hai e di come ti organizzi sul lavoro, potresti avere bisogno più o meno raccolte e tracker. Un docente userà il bullet per pianificare le lezioni, un project manager per la gestione dei progetti, un addetto ai social media per organizzare idee e post, un freelance per tenere traccia dei lavori, dei clienti e dei guadagni.

Di seguito ti riporto alcune idee di raccolte che ho trovato online:

• Elenco dei progetti e prima o poi (metodo GTD) Puoi creare una pagina unica oppure, come ho fatto io, se i progetti sono divisi in aree diverse, puoi suddividerli nei vari ambiti:

• Contatti e riferimenti importanti Qui puoi inserire nomi, posizioni, contatti di colleghi e fornitori, ma anche software o flussi di gestione (come si fa quella tal cosa);
• Obiettivi del periodo (anno, trimestre o mese) Qui ti consiglio di dividere lo spazio in due: da un lato scrivi i tuoi obiettivi “personali” e dall’altro riporti gli obiettivi che arrivano dal tuo superiore. Così facendo avrai sempre sott’occhio entrambi e non correrai il rischio di dimenticatene qualcuno per strada;

• Checklist Ci sono delle mansioni che dovrai eseguire periodicamente e avere una o più checklist a supporto, ti permette di non dimenticarti nulla.
• Tracker delle ore Qui puoi riportare le ore eseguite, o quelle da fatturare ai clienti o semplicemente le ore straordinarie che hai fatto.

• Time blocking Se ti piace (o devi) suddividere il lavoro in blocchi di tempo puoi decidere di crearti una pagina riassuntiva della tua giornata tipo con la suddisivione dei vari compiti, secondo il principio del time blocking.
• Kanban board Se devi gestire uno o più progetti e non hai a disposizione una lavagna in ufficio, creare una Kanban Board sul tuo bujo è un’ottima soluzione per tenere traccia dell’avanzamento dei vari compiti. Puoi scrivere i compiti sui post-it così che li puoi spostare (ed eliminare) facilmente e, inoltre, non dovrai rifarla per ogni progetto.

1. Pianificazione trimestrale Questa raccolta è simile al future log, ma ha un orizzonte temporale limitato e serve per definire obiettivi e vincoli (periodi di saldi, lancio nuovo prodotto, festività,…)
2. Budgeting Se sei un freelance o ti occupi anche della parte finanziaria di un progetto, puoi avere una pagina dedicata al budget.
3. Clienti Puoi creare una pagina in cui vi è l’elenco dei clienti oppure, in caso di un grosso cliente, puoi renderla simile alla pagina progetti, ma specifica per il cliente in cui inserire contatti, obiettivi, lavori eseguiti, ore da fatturare, note degli incontri, ecc.
4. Gestione di un blog o dei social media Molto utile per chi lavora nel mondo dell’online, di recente ho pubblicato un articolo su questo tema che trovi qui.

E ora tocca a te

Come hai potuto leggere, il work bullet journal è una trasposizione del bullet personale al mondo lavorativo. Le basi restano le stesse, così come le raccolte temporali (future, monthly e daily log), ma cambiano le raccolte personali.

Dopo aver letto l’articolo, ora non ti resta che iniziare ad impostare il tuo taccuino per lavorare in maniera più efficiente e, soprattutto, intenzionale.