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L’alternativa al Getting Things Done: il Zen to done (in 5 facili step)

Nel panorama dei metodi di produttività personale spicca il metodo GTD, del quale ho scritto un post nell’ottobre 2021. Durante la stesura, scoprii che un blogger chiamato Leo Babauta, ha adattato e semplificato il metodo GTD, dandogli poi il nome di Zen To Done (o ZTD).

Durnate la scorsa estate, sono finalmente riuscito a leggermi l’e-book che mi ero scaricato ed ora sono pronto a raccontarti come applicare il Zen to Done.

Cos’è il metodo Zen to done e le differenze con il Getting things done

Il ZTD è un adattamento del GTD, il quale coniuga alcuni suoi principi insieme ad altri provenienti da altri sistemi di produttività personale.

Per l’autore, il metodo GTD presenta alcune difficoltà: prima fra tutte la necessità di cambiare tante abitudini insieme, in secondo luogo non si focalizza abbastanza sugli obiettivi né sull’esecuzione e troppo sugli stumenti, poi è poco strutturato e pretende di essere una soluzione unica a tutti i problemi.
È vero che il GTD sia un metodo validissimo e che molte persone mettono in pratica ogni giorno, ma non è proprio di immediata comprensione e anche adattarlo alla propria vita può essere complicato.

Io stesso cerco di applicarlo il più possibile, alcune volte con successo altre con meno, tanto che devo ammettere che mi sono riconosciuto nelle obiezioni di Babauta, così come i consigli proposti. Dopo aver letto l’e-book posso dire che alcune parti sono molto utili, mentre altre le ho trovate un po’ superflue. Sicuramente questo è risultato dal fatto che uso già un bullet journal e in parte sfrutto il GTD per essere più produttivo.

Gli step fondamentali

Come ti ho spiegato, l’obiettivo del Zen to Done è di essere produttivi, ma allo stesso tempo dare una chiara direzione su come procedere. Per farlo puoi appoggiarti a 10 semplici abitudini:

  • Raccogli
  • Processa
  • Pianifica
  • Esegui
  • Sistema semplice e affidabile
  • Organizza
  • Revisiona
  • Semplifica
  • Routine
  • Trova la tua passione

L’autore suggerisce (abbastanza insistentemente) di non adottarle tutte insieme, ma di impegnarti ad adottarne una alla volta per un periodo di 30 giorni. Così facendo, in poco meno di un anno avrai effettuato la “trasformazione” completa.

Nel suo e-book, poi fornisce consigli su come implementare queste abitudini una alla volta e poi le passa in rassegna tutte andando nel dettaglio.

La versione minimal

Benché Babauta consigli fortemente di adottare il Zen to Done nella sua interezza, nel libro propone comunque una versione minimal del ZTD, composta da solo dai primi 4 passi, ovvero: raccogli, processa, pianifica ed esegui.

Tuttavia, questa versione minimal non è in sostituzione di quella intera, ma permette a chi si avvicina per la prima volta di implementare in maniera veloce il Zen to Done. In seguito, una volta che la versione minimal sarà diventata un’abitudine, si può “ritornare” a riprendere la parte intera aggiungendo i vari pezzi.

Questo modo di procedere è sicuramente valido, ma personalmente trovo che sia un po’ troppo semplicistica e che tralasci un elemento fondamentale (ma ne parlo in seguito).

Taccuino

Raccogli

Come nel GTD anche qui l’autore suggerisce di avere un unico luogo da dedicare ad inbox: ma qui di fa esplicito riferimento ad un taccuino in cui annotare tutti i pensieri, cose da fare, progetti ecc. Come avrai capito, questo è, ovviamente, il tuo bullet journal e lo spazio dove annotare tutto è il tuo daily log.

Per la raccolta di posta, documenti,ecc. invece consiglia di avere una cassettiera da scrivania o una cartelletta, per le e-mail l’ideale sarebbe avere un unico indirizzo, mentre per la gestione degli impegni lui utilizza un calendario online (quello di Google).

Come sai, sono un fan dell’idea di avere un unico posto per tutto e qui mi allineo alle idee dell’autore: avere un portadocumenti per i documenti cartacei e un taccuino per l’agenda + le note, mi è stato estremamente utile e ha aumentato la mia produttività.

Processa

Periodicamente (una o due volte al giorno) dovrai processare le tue inbox. Che si tratti di e-mail, documenti o appuntamenti, dovrai analizzare e compiere delle scelte: puoi eseguire un determinato compito subito, oppure rimandarlo (in quel caso lo includi in una raccolta), puoi delegarlo o addirittura eliminarlo. Per i documenti e file, c’è anche l’opzione di archiviarli. Il processo di Zen to Done è quindi sostanzialmente identico a quello del GTD. Vi è, tuttavia, una differenza con il GTD: se esso presuppone la creazione di raccolte di liste basate sul luogo (al telefono, alla scrivania, in salotto), il ZTD pone l’accento più sul contesto generale, ovvero a casa, al lavoro, in viaggio (quindi più simile alle raccolte personali).

Pianifica

Il metodo introduce il termine Most Important Task (MIT), ovvero i compiti più importanti e che spesso (ma non sempre) ti portano a raggiungere un obiettivo più grande.

Andando nel concreto, all’inizio della settimana scegli quali sono i tuoi obiettivi (se sono articolati, puoi scomporli in compiti più piccoli, i MIT). Poi, nella tua pianificazione settimanale includi ogni giorno 3 MIT, che svolgerai pere primi e che ti consentiranno di completare gli obiettivi della settimana. Se vi sono altri MIT altrettanto importanti, li svolgerai subito dopo. A seguire, eventuali altri to do secondari.

Facciamo un esempio pratico: questa settimana devo scrivere un articolo per il blog (obiettivo). La stesura la scompongo in: ricerca fonti, scaletta prima bozza, creazione immagini/video, revisione, pubblicazione (MIT). Quindi, ad ogni giorno assegnerò 1 o due compiti che svolgerò come primi all’inizio di giornata. Così facendo a fine settimana avrò raggiunto il mio obiettivo di avere un articolo per il blog completato. Tuttavia martedì sera, mi rendo conto che devo chiamare il dentista per prendere appuntamento per il controllo (altro MIT), quindi il mercoledì dopo i due compiti legati all’obiettivo, chiamerò anche il dentista. Poi potrò dedicarmi ad altri compiti secondari.

Per l’organizzazione vera e propria, nel mio bullet, dato che non uso il weekly log, mi sono organizzato con una tabella molto basica suddivisa per i giorni:

Tabella settimanale con MIT e altri compiti

Babauta è un po’ più estremo e per lui esistono solo i MIT, gli altri compiti li elimina o li delega. Nella mia esperienza personale trovo questa applicazione non di facile attuazione. Io preferisco tenere aperte le opzioni e gestire i compiti secondo la priorità.

Esegui

Quando poi passi all’azione (esegui) il consiglio è quello di evitare assolutamente il multitasking ma di dedicarti completamente al compito che devi eseguire: chiudi tutti i programmi non necessari, disattiva le notifiche e dedicati completamente al compito che devi eseguire per il tempo necessario. L’importante è che quando inizi un compito è che poi lo porti a termine, così che lo puoi depennare dalla tua lista. Anche in questo caso l’obiettivo è arrivare a concludere tutti i compiti che ti sei prefissato.

L’elemento mancante: la revisione

Nella versione minimal del Zen To done, ci sono solo 4 passaggi, ma secondo me vi è un quinto elemento che dovrebbe essere incluso, ovvero la revisione.

Ciclo Zen to done

A questo argomento ho dedicato un intero post sul blog, per cui qui mi limito a riportarti gli step fondamentali consigliati da Babatua:

  1. Analizza i tuoi obiettivi a lungo, medio e corto termine
  2. Riguarda le tue note
  3. Rivedi il tuo calendario
  4. Analizza e correggi le tue liste
  5. Pianifica i tuoi obiettivi per la settimana

Eseguendo periodicamente la revesione, automaticamente adotterai anche altre tre abitudini: semplificare, organizzare a trovare un sistema affidabile.

Rivedere costantemente cosa e come lo hai fatto, ti aiuterà ad capire come puoi apportare miglioramenti alla tua organizzazione: per funzionare un sistema deve, infatti, essere semplice e adattarti al tuo stile di vita.
Nel mio caso non mi sono mai piaciute le liste così come proposte nel GTD, ovvero sulla base del contesto (telefono, scrivania, in viaggio,…), le quali possono diventare numerose. Personalmente ho trovato l’approccio ZTD più snello: ho poche le liste suddivide per ambito: al lavoro, a casa, blog, progetti e prima o poi.

Imparerai, inoltre a stabilire delle priorità riconoscendo su cosa ti devi concentrare, apprenderai cosa puoi delegare o addirittura eliminare dalla tua vita, per concentrarti su cosa è davvero importante per te, ovvero i MIT.

Il “mio” minimal Zen to done in pratica

  • Raccogli: Se possiedi già un bullet journal, metà del lavoro è fatto: hai un taccuino con un posto in cui annotare tutti i pensieri. Grazie alle raccolte temporali hai inoltre a disposizione spazio per gli impegni gli appuntamenti. Se, invece, sei nuovo e non hai ancora il tuo bullet journal, qui trovi tutti i dettagli per iniziare a crearne uno. A questo punto, ti manca solo un luogo fisico in cui riporre i tuoi documenti: scegli la tua inbox fisica;
  • Processa: Man mano che raccogli elementi nella inbox, procedi allo svuotamento e svolgi ogni voce, dandole la giusta priorità (è un MIT oppure no?) all’interno della giornata e della settimana;
  • Pianifica: Il mattino, appena sveglio, guarda cosa ti attende nella giornata e stabilisci i tuoi MIT, assegna loro le priorità e il tempo necessario per svolgerli, poi valuta altri compiti che desideri eseguire;
  • Esegui: Quando decidi di evadere un compito, dedicati completamente evitando distrazioni;
  • Revisiona: A fine giornata (e a fine settimana) ricordati di effettuare la riflessione: nota quanti compiti hai eseguito e i progressi fatti verso il raggiungimento dei tuoi obiettivi, rivedi le tue liste e/o correggi le lacune nel sistema e in ultimo dai uno sguardo a quello che ti attende.
Infografica Minimal Zen to done: raccogli, ptocessa, pianifica, esegui e revisiona

E adesso tocca a te

In questo post ti ho parlato del metodo Zen to Done, inventato dal blogger Leo Babatua, che si propone di essere meno strutturato rispetto al GTD ma più focalizzato verso il raggiungimento dei tuoi obiettivi. Per iniziare, tutto quello che ti serve è un taccuino (ma lo possiedi già) e stabilire i tuoi MIT. In seguito puoi imparare a raccogliere, processare, pianificare ed eseguire (e se lo vuoi anche a revisionare).

Personalmente ho trovato questo metodo un’interessante evoluzione del GTD, tanto che da un paio di mesi lo sto adottando con grande soddisfazione. E tu quale motodo preferisci il GTD o il ZTD?

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Bullet Journal al lavoro: come impostare il tuo taccuino per la vita professionale

Si può usare il bullet journal per rendere la propria vita lavorativa più efficiente e intenzionale?

La risposta è, ovviamente, si!

Nel caso del work bullet journal (cioè quando usi il bujo al lavoro) le raccolte personali saranno più affini all’ambito lavorativo. Quello che assolutamente non deve cambiare è il principio di fondo: ovvero imparare a concentrarti su quello che conta davvero, cercando di eliminare il superfluo e, soprattutto, svuotando la tua mente.

Cos’è il work bullet journal e quali differenze con il bujo personale

Se i punti chiavi del metodo restano invariati, così come le raccolte temporali (future log, monthly e daily), la grande differenza che c’è tra i due usi riguardano le raccolte personali.

Pensa ai tracker: se nel bujo personale tengo traccia dei bicchieri d’acqua, del sonno o dell’esercizio fisico, al lavoro terrai traccia delle ore effettuate, di quanto hai guadagnato o dei clienti che hai avuto.

Anche le raccolte cambiano per soddisfare esigenze più inerenti il contesto lavorativo, per esempio la raccolta per organizzare un viaggio diventa quella per organizzare un evento, mentre la lista dei libri da leggere o letti, i quali nel personale saranno per lo più romanzi, nel bujo dedicato al lavoro saranno più saggi o libri tecnici.

Potresti, inoltre, necessitare di più checklist e liste di controllo al lavoro rispetto alla vita privata, oppure di dover dedicare più spazio alle riflessioni (che in termine lavorativo si chiamano briefing e debriefing).

Approcci: un unico taccuino o due taccuini

Dato che il bullet personale e quello lavorativo hanno contenuti diversi, potresti anche chiederti se valga la pena di avere tutto in un unico taccuino o averne due. La questione è, in realtà, un po’ più complicata e la scelta non dovrebbe essere fatta unicamente basandoti sui contenuti, anche perché normalmente un taccuino ha sufficienti pagine per ospitare molte raccolte.

Quando io ho iniziato ho deciso sin da subito di separare le due cose: ho quindi utilizzato un taccuino da bullet (avevo un Lechtturm 1917) impostandolo solo per la mia vita privata, mentre ho preso un altro quaderno semplice che ho usato per lavoro. La mia scelta era dettata dal fatto che volevo separare completamente gli ambiti. Inoltre per la natura del mio lavoro, non avevo necessità di avere raccolte, ma mi bastava un future log e poi lavorare giornalmente tramite i daily log, segnandomi i vari to do e idee che mi arrivavano durante il corso della giornata.

Ora che ho appena cambiato lavoro e dato che mancano 3 mesi alla fine dell’anno (e al relativo cambio di taccuino) ho deciso di provare ad includere il work bullet journal nel mio taccuino personale, creando delle raccolte ad hoc per il lavoro.

Così facendo, rispetto il principio fondamentale del metodo: ovvero avere tutto in un unico posto (idea peraltro in comune con altri sistemi, come il GTD – Getting Things Done, in cui viene suggerito di avere un’unica inbox). Non solo, ma anche avere un unico taccuino ti permette di poter riportare o aggiornare facilmente anche la tua vita privata (in fondo passiamo 8 o più ore al lavoro) senza dover poi aggiornarlo in un altro momento. In fondo, anche Ryder Carrol nel libro, non accenna minimamente a separare i due ambiti, in quanto nel daily log vengono riportati tutti i pensieri, note, to do, i quali saranno poi organizzati tramite la riflessione giornaliera.

Alla fine, per la messa in pratica del metodo, poco importa se decidi di tenere un unico bullet o due separati. Tutto dipende da come desideri organizzarti:

  • Se vuoi avere tutto in un unico posto, hai sufficiente spazio, non hai esigenze di separare la vita privata dal lavoro (oppure le cose sono molto unite – penso ai freelance), allora puoi anche tenere un unico taccuino.
  • Se, invece, preferisci separare le due vite, il tuo lavoro richiede tante raccolte o raccolte fondamentalmente diverse, oppure vuoi solo provare un po’ di tempo per vedere come va, ti consiglio di tenere due taccuini separati.

Consiglio: se decidi di tenere tutto in un unico bullet, dovrai fare particolarmente attenzione ad alcuni aspetti e riuscire a separare visivamente gli ambiti nelle raccolte comuni, o costruendo layout a colonne e pagine separate, oppure usando colour code.

Le basi: future / indice, keys, future log, monthly log e daily log

Oramai lo sai, l’impostazione di base per ogni bullet journal classico comprende 5 pagine: indice, keys, future log, monthly e daily.

Se usi un taccuino separato, questa parte è la più facile: scegli la prima pagina libera, inserisci i titoli e voilà il bullet è impostato.

Discorso diverso, invece se ti affidi ad un unico taccuino. Se per quanto riguarda l’indice, non cambia molto, discorso diverso potrebbe essere per le keys, dove probabilmente avrai bisogno di qualche significante in più per l’ambito lavorativo e, quasi sicuramente, ti servirà carpire al volo quali note sono personali e quali lavorative. La così più facile è quindi utilizzare un colour code (= codice dei colori), in cui, scrivi, evidenzi o sottolinei le note in colori diversi a seconda del tema che tratta (per esempio rosa per il privato e verde per il lavorativo).

Per quanto riguara il future log, anche qui ci sono diverse strade: si può separare le voci tramite un colour code, oppure separare a colonne gli ambiti. Se utilizzi un layout orizzontale, ti basta dividere la pagina a metà e il gioco è fatto. Ma c’è anche una terza opzione (quella che ho scelto io per questi tre mesi): impostare un nuovo future log per il lavoro:

Mini Future Log al lavoro 4 mesi su una pagina
Il mio future log per l’ultimo trimestre 2022 + uno spazio per il 2023

Passando al monthly log, anche qui puoi decidere di usare il metodo del colour code, costruire un layout ad hoc per gli impegni lavorativi separandoli dai privati, oppure separare visivamente con uno stile a colonne, come ho fatto io in passato:

Monthly log a colonne - Privato e lavoro

Stesso discorso è valido anche per il weekly (se lo utilizzi), mentre per il daily log, ti suggerisco di scrivere tutto senza preoccuparti troppo se si tratta di questioni personali o lavorative e di svolgere una riflessione a fine giornata smistando poi gli elementi secondo l’ambito.

Consiglio: valuta bene il tipo di lavoro che svolgi: e se c’è il rischio che altri (colleghi, superiori, clienti) possano vedere il tuo bullet, personalmente mi atterrei ad uno stile più sobrio e minimale (magari al massimo qualche doodle). Un bullet molto ricco di decorazioni potrebbe dare un segnale sbagliato in merito alla tua motivazione o serietà sul lavoro.

Le raccolte personali: progetti, obiettivi, tracker

Qui arriviamo alla parte più interessante del work bullet journal: le raccolte personali.

Essendo, appunto, personali è difficile dire esattamente quali raccolte includere, perché a dipendenza di che lavoro svolgi, degli obiettivi che hai e di come ti organizzi sul lavoro, potresti avere bisogno più o meno raccolte e tracker. Un docente userà il bullet per pianificare le lezioni, un project manager per la gestione dei progetti, un addetto ai social media per organizzare idee e post, un freelance per tenere traccia dei lavori, dei clienti e dei guadagni.

Di seguito ti riporto alcune idee di raccolte che ho trovato online:

  • Elenco dei progetti e prima o poi (metodo GTD) Puoi creare una pagina unica oppure, come ho fatto io, se i progetti sono divisi in aree diverse, puoi suddividerli nei vari ambiti:
Pagina Progetti con layout a riquadri
Il mio Project Log con i progetti suddivisi nei vari ambiti
  • Contatti e riferimenti importanti Qui puoi inserire nomi, posizioni, contatti di colleghi e fornitori, ma anche software o flussi di gestione (come si fa quella tal cosa);
  • Obiettivi del periodo (anno, trimestre o mese) Qui ti consiglio di dividere lo spazio in due: da un lato scrivi i tuoi obiettivi “personali” e dall’altro riporti gli obiettivi che arrivano dal tuo superiore. Così facendo avrai sempre sott’occhio entrambi e non correrai il rischio di dimenticatene qualcuno per strada;
Pagina definizione obiettivi chiave
La pagina dedicata agli obiettivi, che riempirò non appena verranno definiti
  • Checklist Ci sono delle mansioni che dovrai eseguire periodicamente e avere una o più checklist a supporto, ti permette di non dimenticarti nulla.
  • Tracker delle ore Qui puoi riportare le ore eseguite, o quelle da fatturare ai clienti o semplicemente le ore straordinarie che hai fatto.
Tracker Ore straordinarie
  • Time blocking Se ti piace (o devi) suddividere il lavoro in blocchi di tempo puoi decidere di crearti una pagina riassuntiva della tua giornata tipo con la suddisivione dei vari compiti, secondo il principio del time blocking.
  • Kanban board Se devi gestire uno o più progetti e non hai a disposizione una lavagna in ufficio, creare una Kanban Board sul tuo bujo è un’ottima soluzione per tenere traccia dell’avanzamento dei vari compiti. Puoi scrivere i compiti sui post-it così che li puoi spostare (ed eliminare) facilmente e, inoltre, non dovrai rifarla per ogni progetto.
Kanban Board (to do-doing-review-done) e task
Kanban board cartacea
  1. Pianificazione trimestrale Questa raccolta è simile al future log, ma ha un orizzonte temporale limitato e serve per definire obiettivi e vincoli (periodi di saldi, lancio nuovo prodotto, festività,…)
  2. Budgeting Se sei un freelance o ti occupi anche della parte finanziaria di un progetto, puoi avere una pagina dedicata al budget.
  3. Clienti Puoi creare una pagina in cui vi è l’elenco dei clienti oppure, in caso di un grosso cliente, puoi renderla simile alla pagina progetti, ma specifica per il cliente in cui inserire contatti, obiettivi, lavori eseguiti, ore da fatturare, note degli incontri, ecc.
  4. Gestione di un blog o dei social media Molto utile per chi lavora nel mondo dell’online, di recente ho pubblicato un articolo su questo tema che trovi qui.

E ora tocca a te

Come hai potuto leggere, il work bullet journal è una trasposizione del bullet personale al mondo lavorativo. Le basi restano le stesse, così come le raccolte temporali (future, monthly e daily log), ma cambiano le raccolte personali.

Dopo aver letto l’articolo, ora non ti resta che iniziare ad impostare il tuo taccuino per lavorare in maniera più efficiente e, soprattutto, intenzionale.

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Travel Bullet Journal – Il tuo taccuino prima, durante e dopo un viaggio

Organizzare un viaggio può essere stressante.

Se si tratta di un viaggio itinerante (o road trip) ci sono tantissime cose a cui devi pensare: percorsi, tappe, alloggi, dove mangiare, come organizzarsi.
Se vai a visitare una città, devi prenotare il volo e l’alloggio, valutare bene quali giri vuoi fare e organizzare le visite, poi iniziare a spulciare i locali dove mangiare, divertirsi e, naturalmente, i posti caratteristici per lo shopping. Infine, quando viaggi con i bambini, sebbene puoi cercare di fare tutto in modo più semplice possibile, in realtà la lista delle cose da portare diventa infinita e con il rischio di dimenticarti qualcosa.

Ma, anche in queste situazioni, il bullet journal può tornarti molto utile.
Puoi, infatti, decidere di usare un intero taccuino dedicato ai viaggi e allora diventa un vero e proprio travel bullet journal, oppure realizzare degli spread all’interno del tuo taccuino di tutti i giorni. Quindi ti invito a partire subito con me alla scoperta del travel bullet journal.

Cos’è un travel Bullet Journal

Un travel bullet journal è, solitamente, un taccuino (o parte di esso) in cui raccogli tutte le informazioni relative a uno o più viaggi.

Io, facendo pochi viaggi all’anno, preferisco dedicare delle pagine ad hoc per ogni viaggio e realizzo una raccolta per avere tutto sott’occhio: dalle info pre-partenza ai to do sospesi. È qui che trovano spazio tutte le informazioni utili come i dettagli sui voli, sugli alloggi, le eventuali procedure per i visti (se necessari), cosa desidero visitare, i ristoranti, le attrazioni e anche dove fare shopping particolare. Questo è lo spread che ho realizzato per le vacanze di quest’anno: dato che le farò in due periodi e con modalità diverse, ho deciso di dedicare una pagina a ciascun viaggio, mentre al centro ho lasciato i titoli:

Spread con informazioni viaggio

Avere una pagina in cui vengono concentrate tutte le informazioni è molto utile, perché spesso si utilizzano strumenti e piattaforme diverse per effettuare le varie prenotazioni, per cui poi corri il rischio di perderti tra le varie e-mail (in passato a me è capitato di non riuscire più a trovare una e-mail tra tutte le conferme e ti posso assicurare che sono stati 10 minuti di panico!). Ma da quando ho la mia sezione dedicata riesco a tenere il focus su tutti gli elementi.

Da pianificatore, io uso più il mio taccuino per organizzarmi prima del viaggio, ma può essere utile (oltre che divertente) usarlo anche durante il viaggio rendendolo così un vero e proprio diario, in cui segnarti i resoconti di cosa hai visitato o mangiato, aggiungendo delle note relative qualche curiosità o particolarità che non vuoi dimenticare. Al tuo ritorno, puoi anche decidere di stampare delle foto e organizzare un mini album oppure integrare direttamente le fotografie nel tuo resoconto:

Diario di viaggio
Credit IG: @juliagehtreisen via @nicolenagelgast

Per poter sfruttare appieno il tuo taccuino, la prima domanda da porti è quindi qual è lo scopo del tuo travel bullet journal? Ti serve per pianificare? Oppure lo userai anche durante il viaggio come diario? Lo userai anche come ricordo e inserirai tutti i dettagli della vacanza? Ti interessa integrare delle pagine che userai anche in futuro (p.es. dei tracker?). Sulla base delle risposte che ti dai, potrai scegliere come impostare le varie pagine: info essenziali, diario, tracker, ecc.

Ryder Carroll nel suo libro paragona i viaggi ai progetti, per cui le raccolte vanno sotto il cappello delle raccolte personali. Seguendo il suo stile molto minimalista, lui suggerisce di apporre il titolo del viaggio in alto alla pagina e iniziare a scrivere tutto quanto lo rigaurda (appunti, note, informazioni). Ma perché, invece, non sfruttare lo spazio per realizzare degli spread più funzionali e, magari, esteticamente attraenti?

Su instagram con l’hashtag #travelbujo o #travelbulletjournal puoi trovare tante idee per realizzare molti layout: alcuni molto minimal, altri più elaborati. Io qui ti fornisco alcune idee di layout che vanno bene ini quasi ogni situazione.

Idee di spread

Se stai organizzato un road trip, puoi dedicare due pagine alla pianificazione e, magari, includere anche una mappa con le varie tappe:

Pianificazione viaggio e tappe
Credit IG: @vivi_bujotte

In caso di una vistia in una città, puoi dedicare due pagine indicando i luoghi da visitare, i ristoranti e le attività che svolgerai, magari integrandoli come dei doodle:

Pianificazione viaggio
Credit IG: @linocree

Se viaggi tanto e non vuoi tutte le volte correre il rischio di dimenticarti qualcosa a casa, puoi realizzare una raccolta “sempreverde”come una packing list:

Packing list
Credit IG@plansbyizzy

In ultimo, perché non portare l’idea di un tracker abbinato ai viaggi? Puoi disegnare una mappa (o stamparla e poi incollarla se è troppo difficile da realizzare) dei posti che hai visitato o stilare un elenco dei posti che vorresti visitare:

Tracker posti visitati
Credit IG: @kamuanya.designs

E ora tocca a te

Organizzare un viaggio non è mai semplice, di qualunque tipo esso sia. Spesso l’eccitazione della partenza può farti perdere la bussola, ma grazie al tuo taccuino non ti capiterà più. Che siano solo pagine dedicate alla pianificazione, un vero e proprio diario con tanto di doodle e fotografie, o dei tracker per ricordarti dove sei stato e dove desideri viaggiare, anche in viaggio il tuo bullet journal può diventare una risorsa utilissima.

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Come organizzare il tuo blog (o canale social) con il Bullet Journal

Un blogger deve essere organizzato. Quale miglior supporto usare se non un Bullet Journal?

In questo articolo ti illustro come gestisco il mio blog (o almeno parte di esso) grazie al mio taccuino: qui raccolgo le idee, pianifico i contenuti, traccio i progressi e studio l’evoluzione del blog.

Ma prima di iniziare desidero fare una precisazione: io qui ti parlo della gestione di un classico blog (come il mio), ma adattando i consigli e le pagine puoi gestire “solo” il tuo canale social.

Essere un blogger è impegnativo

Online trovi un numero infinito di tutorial che ti spiegano come iniziare un blog.

Semplificando di molto, gli step sono tre:

  1. scegli un tema di cui vuoi parlare;
  2. trova una piattaforma (terza o propria);
  3. inizia a pubblicare.

Arrivare fino a qui è molto facile. È quello che segue dopo che è difficile.

Bisogna infatti pensare a promuovere gli articoli, gestire i canali social, inviare newsletter e (se lo fai) gestire le affiliazioni o i banner… In aggiunta è necessario continuare a produrre nuovi contenuti ma anche mantenere il sito (soprattutto se la piattaforma è propria) e pensare all’evoluzione, sia con nuovi aggiornamenti sia per l’aggiunta di funzionalità.

In tutto questo è facile perdersi, ma grazie al bullet journal riuscirai ad avere sempre tutto sotto controllo.

Uno delle caratteristiche chiave di avere un taccuino è la praticità di avere “tutto in un unico posto” in modo da avere sempre a portata di mano tutto quello che ti serve per poterti organizzare:

Bullet Journal Blog Hub

Come ho organizzato il mio bullet journal

In linea generale, preferisco cercare di raggruppare tutti i temi in una sezione ben definita del taccuino. Questo mi permette di non dover saltare da una pagina all’altra alla ricerca delle varie sezioni.

Seguendo questa filosofia, nel mio bujo attuale ho dedicato alcune pagine esclusivamente al blog, nelle quali ho inserito tutto quanto mi serve per avere tutto a portata di mano. Le raccolte che ho creato sono le seguenti:

  • Idee di post (sia per il blog che per i social)
    È una semplice tabella in cui scrivo idee di post che mi vengono in mente. Se poi deciderò di svilupparle, le inserirò nel calendario editoriale;
Tabella idee post
  • Brand identity
    Il riassunto dei colori del brand con i rispettivi codici;
Codici colori brand
  • Statistiche
    Il grafico dei visitatori, degli iscritti alla newsletter o dei follower su Instagram.
    Questi dati mi sono utili per valutare in generale l’andamento durante l’anno, ma che comunque è necessario approfondire questi dati con altri più dettagliati date dalle app analitiche (come Google Analytics o le statistiche dei Social);
Tracker visitatori (grafico), iscritti neweletter (tabella) e follower (tabella)
  • Elenco dei costi e ricavi
    Qui ho creato una tabella con i costi ed i ricavi del blog per l’anno in corso: una riga per ogni mese, ma se hai tante voi puoi anche decidere di farla più grande;
Tabella Costi e Ricavi
  • Un elenco delle risorse utili
    Spesso trovo siti interessanti o tool che mi potrebbero servire in futuro, ma che non ho tempo di valutare approfonditamente. Quindi li riporto in questa sezione, come referenza per il futuro.
  • Linee Guida
    È una sezione dedicata ai valori, la mission e la vision. Qui il discorso è piuttosto complesso e ci vorrebbe un post intero per parlarne, ma in linea generale posso dirti che la mission è quello che tu fai, la vision è cosa desideri raggiungere e i valori e come lo fai.
  • Compiti Periodici
    Come avrai capito, il lavoro di un blogger non consiste solo nel pubblicare contenuti. Devi anche pensare alla “manutezione”: controllando alcune cose, eliminandone o aggiornandole. Ogni settimana, mese, trimestre e anno ci sono dei compiti da eseguire e io me li sono annotati in questa pagina:
Bachedca con elencati i compiti periodici

Queste sono le pagine che io ho impostato nel mio attuale taccuino. Ho deciso di includere solo le informazioni generali che mi possono sempre servire. Tuttavia, io ho sempre uno spazio dedicato anche nel mio monthly o weekly, in cui riporto i to do del periodo, note, idee varie:

Altre raccolte

Fino a qui abbiamo visto le raccolte che ho creato nel mio taccuino attuale, ma volendo ci sono altre pagine che possono essere inserite, secondo le tue necessità. Io diverse di queste pagine le ho successivamente riportate in un tool online (io uso Asana, ma anche Trello è un valido alleato).

  • Calendario Editoriale
    Il calendario editoriale ti consente di non “perdere i filo” tra i vari post e i diversi canali. Ad inizio mese (o settimana, o trimestre… secondo quello che preferisci) decidi cosa pubblicare, quando e su che piattaforma. A colpo d’occhio terrai traccia delle scadenze e darai un senso logico ai tuoi post, ma soprattutto non rischierai di pubblicare lo stesso contenuto due volte di fila.
    Consiglio: se decidi di creare questa pagina ti consiglio di valutare di riportare le voci in matita in modo che se devi fare dei cambiamenti in corso d’opera potrai sempre fare le modifiche in maniera semplice.
Calendario editoriale a tabella con icone social
  • Update e manutenzione
    Come per tutte le cose e le persone anche il blog evolve.
    Io, per esempio, all’inizio non avevo una newsletter, non avevo pulsanti per la condivisione sui social, non avevo link affiliati. Poi ad un certo punto ho deciso di aggiornare alcuni articoli, mentre l’estate scorsa ho notato che la grafica era un po’ pasticciata (i pulsanti erano di diversi colori, titoli e immagini di grandezze diverse).
    In questa sezione ho riportato tutte queste cose da fare prima di iniziare ad occuparmene. Sono to do specifici legati alle funzionalità per far crescere il tuo sito (ovviamente se ne hai uno tuo, perché se usi sistemi di terzi, questo lo fanno loro per te).
  • Brain Dump
    Se desideri separare completamente le riflessioni, puoi creare una o più pagine ad hoc per gestire i brain dump specifici per il tuo blog.
  • Obiettivi
    Un’ultima pagina che può essere utile avere è quella relativa agli obiettivi che ti poni con il tuo blog (o canale social), i quali possono essere a scadenza trimestrale, semestrale o annuale. Io non ho creato questa pagina, perché ho deciso di includere una mini sezione blog nella mia vision board annuale.

E ora tocca a te

In questo post ti ho mostrato alcune pagine specifiche per essere più organizzato nella gestione del tuo blog (o canale social). Adesso non ti resta che scegliere quali pagine potrebbero tornare più utili e creare anche tu il “blog hub” sul tuo Bullet Journal… in alternativa puoi provare a realizzarle tutte !!

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7 cose da fare la domenica per avere una super settimana

Ahhh, la domenica! Giorno per eccellenza dedicato al dolce far niente.

In inverno passiamo le giornate con i parenti, se organizziamo un pranzo in famiglia, o sul divano con una maratona di serie TV. In primavera e in estate ci godiamo, invece, una bella giornata all’aperta in giardino con una grigliata in compagnia, e in estate stiamo tutto il giorno in piscina o in spiaggia.

Tutte queste attività di svago ti aiutano a ricaricare le batterie in vista degli impegni durante la settimana che sta per iniziare. Se poi sei un periodo particolarmente stressante, questa giornata libera diventa doppiamente utile proprio per staccare completamente.

Tuttavia, ho notato che questo giorno festivo è anche il momento perfetto per iniziare a pensare alla settimana che verrà. So che sembra in contrasto con questo scritto nel paragrafo precedente, ma in realtà non serve molto tempo. Bastano circa 30 minuti per svolgere queste 7 attività che mi permettono di affrontare la settimana in modo più leggero. Lo faccio dolcemente e senza stress, quasi in slow motion.

Io ho una mente che corre veloce, tanto che a volte devo auto impormi uno stop forzato e la domenica posso finalmente concedermelo, senza sentirmi in colpa, perché tanto comunque è tutto fermo!

Perché la domenica

Come detto in precedenza, la domenica non c’è stress: è una giornata in cui tutto si ferma. Hai quindi tutto il tempo che ti serve per pensare con calma e vedere le cose da una prospettiva diversa.

Se hai letto altri mei post (quello sul Brain Dump o anche quello sulle mappe mentali) sai già che nel processo creativo è sempre necessario un periodo di incubazione. L’incubazione è quel processo che permette al cervello di integrare e trovare nuove connessioni tra le informazioni acquisite, grazie all’intervento del subconscio. Svolgendo attività che rilassano, il cervello trova nuove combinazione e associazioni tra le idee.

A me spesso piace scherzare sul fatto che sotto la doccia mi vengono in mente le idee migliori, ma effettivamente è davvero così! Ma quante volte smettiamo di pensare a qualcosa (p.es. dove ho messo le chiavi) e improvvisamente ti ricordi dove le hai messe? Ecco il principio è proprio questo.

Grazie allo stop del week end, questa condizione si forma in modo naturale, così che tu la domenica pomeriggio/sera puoi approfittarne per iniziare a pensare alla settimana che ti aspetta.

7 consigli per prepararti alla settimana

  • Fissati degli obiettivi e pianifica la settimana
    Stabilendo degli obiettivi settimanali la tua mente manterrà il focus su di essi, eliminando o sbrigando velocemente tutte le altre incombenze minori che si presenteranno. In questo modo troverai sempre tempo per portare a termine gli obiettivi che ti sei fissato. Puoi decidere di avere alcuni macro obiettivi che durano più giorni oppure puoi stabilire degli obiettivi giornalieri (se sono più piccoli). Dalla mia esperienza lavorare al massimo in gruppi di 3 obiettivi al giorno risulta più efficace.
  • Organizza e pulisci i tuoi spazi/device
    Se lavori da casa, la domenica può essere un buon momento per fare un po’ di pulizia o decluttering: svuotare i cestini, passare la polvere, ordinare la postazione e classare i documenti.
    Se sei in ufficio, puoi per esempio pensare di anticipare questa operazione al venerdì pomeriggio e sfruttare la domenica per fare pulizia nei tuoi device personali (smartphone, tablet e PC) ordinando i file, rimuovendo foto vecchie, disiscrivendoti alle newsletter, ecc. Questo ti sarà molto d’aiuto perché così avrai sempre tutto in ordine e pronto all’uso.
  • Guarda i sospesi della settimana precedente, i progetti in corso e i prima o poi (o fai un brain dump)
    Tutti noi abbiamo dei sospesi dalla settimana precedente e questo è il momento buono per fare una review di quanto c’è ancora da fare, oltre che a valutare lo stato di avanzamento dei progetti, oltre a rivedere i prima o poi in scadenza (se usi il metodo GTD). A che punto sei? Cosa ti manca per completarli? Questa è la tua occasione per scegliere a cosa dedicarti e capire come procedere. Non hai sospesi o progetti a cui stai lavorando (o ne hai troppi e non sai dove sbattere la testa)? Prova a fare un brain dump, così da riordinare le idee!
  • Pianifica il menu settimanale e allestisci le varie liste della spesa
    Dei vantaggi riguardo allo stilare un menu, ne ho parlato in un post dedicato al food log. Pianificando il menu settimanale in anticipo, avrai più tempo da dedicare ad altre faccende, oltre ad evitare lo spreco di cibo. Inoltre, compilando già la lista della spesa per ogni giorno (o ogni 2-3 giorni, secondo le tue abitudini) non dovrai fare altro che prendere la lista e uscire di casa, senza doverti sempre fermare a scriverla (quando magari sei pure di fretta).
  • Trova del tempo per te: per fare sport, leggere, o imparare qualcosa
    Quale miglior giorno da dedicare a sé stessi se non la domenica? Leggere un libro, fare dello sport o dedicarti a sviluppare un’abilità particolare o imparare qualcosa. Ma anche semplicemente dedicarti al tuo Bullet Journal, magari impostando il weekly, aggiornando o creando le raccolte (io la mattina la dedico proprio a questo). Trovare del tempo per sé stessi è importante e la domenica è il giorno migliore per farlo: senza stress puoi davvero concentrarti su quello che ti piace fare e che ti fa stare meglio!
  • Dedica del tempo alla famiglia o agli amici
    Passare del tempo in compagnia è importante, che sia con la famiglia o con gli amici (a volte la distinzione è davvero una questione di nome) ti aiuta a svagare la mente. In settimana siamo talmente immersi dai nostri impegni quotidiani che non c’è mail il tempo di incontrare tutti! La domenica invece può essere l’occasione per un caffè con un vecchio amico, o andare a trovare quel parente che non vediamo da un sacco di tempo.
  • Anticipa il lunedì: prepara i vestiti, la tavola per la colazione, gli zaini dei figli, ecc.
    Questo punto, che ho messo per ultimo, è in realtà una parte fondamentale della mia routine della domenica sera. Ogni domenica preparo i vestiti per il lunedì, sistemo la cucina pronta per la colazione, preparo gli zaini delle bambine, sistemo le chiavi di casa e dell’ufficio pronte nelle tasche della giacca. Sono piccole attività che mi portano via si e no 10 minuti, ma che mi permetto di guadagnare minuti preziosi e soprattutto affrontare il risveglio con molta più tranquillità.

Devo ammettere che non sempre riesco ad eseguire tutte quante queste attività: se organizzo un pranzo, non ho il tempo di fare sport o leggere, ma anche in queste occasioni in cui non ho tempo cerco sempre di ritagliami almeno 3 momenti fondamentali: fissare gli obiettivi e pianificare la settimana, stilare il menu e fare i preparativi per il lunedì.

E ora tocca a te

In questo post abbiamo visto 7 cose da fare la domenica per avere una super settimana. Quale che sia il tuo stile di giorno recupero (più da divano o più attivo), sono sicuro che se riuscirai ad adottare almeno alcuna di queste abitudini e vedrai che i benefici si faranno sentire!

Oltre a quelle elencate, hai altre attività ch svolgi nel tuo giorno libero e che si sono rivelate particolarmente efficaci?

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7 tool digitali da abbinare al tuo Bullet Journal

Il Bullet Journal è uno strumento fantastico. In questi 3 anni mi ha aiutato ad organizzare tutti i miei pensieri, progetti e cose da fare in un unico posto e nel modo in cui lo desideravo io. Ha stimolato la mia creatività, sia con i doodle sia nel visualizzare le informazioni e, non da ultimo, mi ha aperto le porte del digitale: in fondo è grazie al metodo se ho creato questo blog e ho tanti argomenti di cui parlare.

Nonostante questo, io credo che il supporto fisico dato dal taccuino abbia alcuni limiti:

  • Sicurezza – in quanto chiunque potrebbe consultarlo, oppure potresti perderlo;
  • Non è uno strumento “immediato” – si tratta sempre di un taccuino sui cui bisogna scrivere e quindi ci vuole del tempo per farlo;
  • Impossibilità di effettuare frequenti cambiamenti – quello che è scritto è scritto, vero che rimane traccia di quanto fatto, ma se hai bisogno di dinamicità un taccuino non è esattamente lo strumento più indicato.

In questo post desidero parlarti di 7 app che io uso in abbinamento al mio BuJo e che mi hanno permesso di supplire ai limiti dettati dal taccuino.

Volendo ci sono tantissime altre app, alcune addirittura che ti consentono di tenere un vero e proprio Bullet Journal sullo smartphone oppure su tablet (io l’anno scorso ho provato a tenere un DigiBuJo), ma non è questo lo scopo di questo post. Qui desidero aiutarti a dare una marcia in di più al taccuino, integrando alcune funzionalità avanzate tramite delle app specifiche.

  1. Sicurezza degli account (password e autenticazione a due fattori): Lastpass
  2. Annotare idee al volo: Note, Just Press Record e Pocket
  3. Gestione dinamica di progetti: Trello o Asana
  4. Preparare le valigie: PackPoint
  5. Tracker per sonno o attività fisica

Sicurezza

Schermata Lastpass
LastPass App

Volenti o nolenti, oramai il mondo è composto da un’infinità di “nome utente” e password. Qualche volta sei fortunato e il nome utente corrisponde all’indirizzo e-mail (o numero di cellulare), per cui metà del lavoro è fatto, ma altre volte devi scegliercene uno ad hoc.

Per le password, invece, la situazione è più complicata. Le regole di sicurezza consigliano di non scegliere mai la stessa, di avere almeno 8 caratteri (alcuni dicono addirittura almeno 12), i quali dovrebbero includere lettere minuscole e maiuscole, numeri e caratteri speciali. Ciliegina sulla torta, sarebbe meglio evitare informazioni personali (date di nascita, nomi, ecc.) ma prediligere delle frasi.

Ma chi tiene a mente tutte queste indicazioni quando crea una password? Quasi nessuno.

Oppure, nel caso contrario, pensa al lavoro che hai fatto per creare una password sicura e poi la annoti su un taccuino che, potenzialmente, chiunque può consultare. È un po’ come mettere un super sistema di allarme con videocamera e sensori di movimento, per poi non tenere il portone principale chiuso a chiave. Basta un attimo e tutto il lavoro è perduto.

L’anno scorso mi sono quindi deciso e ho cambiato tutte le password utilizzando i consigli di sicurezza e, al posto di riportale nel mio Bullet Journal, mi sono affidato a una delle app disponibili. Ci sono tante aziende che producono questo tipo di app, io ne ho provate alcune ma alla fine ho scelto LastPass. Mi hanno convinto un paio di cose:

  1. Non ha un costo eccessivo (si tratta di 3$/mese)
  2. È utilizzabile su tutti i dispositivi: cellulare, tablet e PC (solo se usi la versione a pagamento, se invece usi la versione free a scelta tra cellullare e tablet o PC)
  3. Ha una master password e senza di quella NESSUNO può accedere, nemmeno l’assistenza (per contro, fai attenzione, perché se la perdi anche tu sei fregato!)

Per alcuni account (soprattutto quelli che hanno accesso o potrebbero accedere a informazioni sensibili, pensiamo a Gmail, ma anche ad Amazon) ho impostato l’autenticazione a due fattori tramite l’app Authy (gratuita).

Idee

Note, Just Press Record e Pocket App

Catturare le idee al momento giusto, ovvero appena ti arrivano, è sempre una sfida. Quante volte ti sorgono idee nel momento più sbagliato, tipo quando stai facendo una passeggiata, sotto la doccia o ti stai per addormentare? (Qui voglio rassicurarti perché è così che funziona il nostro cervello: è grazie a questi momenti di relax che crea nuove combinazioni e quindi si sviluppano le migliori idee – Ne parlo anche nel post dedicato al Brain Dump).

Purtroppo in queste situazioni il taccuino non è mai a portata di mano. Quindi, per non perdere completamente il momento e l’idea, io ho l’abitudine di annotare il pensiero su un’app Note dell’iPhone (ma puoi sceglierne anche altre come Evernote, Notion o Nimbus). Il telefono è, infatti, il gadget che ti porti sempre appresso e quindi annotare rapidamente qualcosa li risulta molto pratico. Inoltre, non dimenticare che perfino Ryder Carrol ha inventato l’app Ufficiale del Bullet Journal proprio con questo scopo, quindi perché non dovresti usarla anche tu?

Se non ti piacciono le note scritte o sei sempre di fretta, ti segnalo un’app con cui puoi prendere nota di idee tramite la tua voce: Just Press Record. Questa app ti permette di registrare delle note vocali. Ma non solo, volendo ti fa pure la trascrizione, se hai bisogno di inoltrarle via e-mail o via messaggio. È molto comoda se la tua idea è articolata, o se devi scrivere testi lunghi. L’unico punto è che la trascrizione non è precisa al 100% per cui dovrai comunque controllare quanto trascritto, ma di principio funziona piuttosto bene.

Un’ultima app, quando si tratta di idee, che mi sento di consigliare si chiama Pocket. La definirei una sorta di segnalibro virtuale, dove ti puoi salvare le pagine web che ti interessano e che desideri visitare in seguito. A me capita spesso di trovare un sito interessante, ma di non avere il tempo di leggere tutto quanto. Quindi mi salvo il link in questa app così che posso ritornarci più tardi. Ci sono anche un paio di funzioni aggiuntive che ti permettono di sfruttare al massimo la tua app: la prima riguarda il fatto di poter organizzare le pagine salvate in apposite cartelle, così la consultazione risulta ancora più facile, le seconda è che ha esistono anche le estensioni sia per Google Chrome che per Firefox, così che puoi averla anche sul PC di casa o del lavoro e puoi salvarti i siti in qualunque momento.

Progetti

Quando ho un progetto importante di solito analizzo le vere intenzioni, poi valuto le opzioni e infine elaboro un piano. Usato così il Bullet Journal è molto utile perché ti aiuta a raggiungere gli obiettivi senza perderti per strada, dopo aver pensato ad ogni singolo punto e mantenendo alta la motivazione.

Tutto questo, però, si svolge in fase di pianificazione, ovvero quando non hai ancora iniziato a lavorarci. Da li in poi, a meno che tu non abbia un progetto che procede per step lineari, il semplice taccuino pecca un po’ di flessibilità.

Quante volte ti sei ritrovato a dover cambiare i tuoi piani perché hai calcolato male i tempi, perché ci sono stati degli imprevisti o per altre ragioni? In questi casi il Bullet Journal potrebbe quindi andarti stretto, perché non ti permette di modificare quanto fatto. Puoi “solo” cancellare (con un gomma o tirando una riga) e riscrivere il tutto. Questo può essere sicuramente utile quando hai necessità di “tenere traccia”, ma in caso di progetti dinamici, risulta molto complicato.

Trello App
Asana App

Quindi durante la scorsa primavera ho quindi deciso di provare ad usare delle app per la gestione di progetti: ho iniziato con Trello e poi sono passato ad Asana.

I due tool sono molto simili e hanno più o meno le stesse opzioni.


Io, per esempio, ho notato che la gestione del blog e il calendario editoriale nel taccuino non funzionava per niente, perché se dovevo cambiare la pianificazione, poi devo andare a modificare diverse pagine oppure cancellare dei punti nelle singole pagine di pianificazione. Alla fine era un caos perché tra idee varie, cancellature e riscritture non riuscivo a capire più cosa avrei dovuto fare.

  • Trello ha un’interfaccia semplice e basata su bacheche e carte, ma i power up (chiamiamoli accessori) sono più limitati. Inoltre, non ti permette di avere molte “viste”: hai le bacheche e il calendario, ma niente di più;
  • Asana è più completo e con più visualizzazioni (elenco, bacheca, calendario) e puoi assegnare lo stesso compito a più progetti. Questo è adatto per progetti più impegnativi, anche perché richiede un maggiore impegno per capire come usarlo al meglio.

Essendo entrambi strutturati come bacheca digitale, puoi cambiare le carte come più ti piace senza dover pensare a cancellature, riporti o altro. La tua bacheca sarà sempre in ordine e pronta all’uso. In più queste app funzionano sia da desktop che da smartphone o tablet, quindi avrai sempre tutto con te.

Viaggi

PackPoint App

Aaah viaggiare! Quanto mi manca. Anche se non è il periodo più indicato per parlare di viaggi, una delle app che più mi è servita negli anni è stata l’app PackPoint (che non è più stata aggiornata, ma che è possibile sostituire con Packr) e che ha agevolato il modo di fare i bagagli.

Soprattutto durante l’estate, sui social spuntano le Packing List, ovvero pagine dedicate alla preparazione dei bagagli. Pur riconoscendone l’importanza e la bellezza (alcune sono fatte davvero bene), il problema è che ogni volta che fai un viaggio devi riscriverla da capo, o quando finisce il taccuino devi trascriverla in quello nuovo.

Alcuni anni fa, io ho invece deciso di affidarmi ad un app per la gestione delle valigie. In un pomeriggio di pioggia, mi sono preso alcune ore per inserire tutte le cose che mi servono in vacanza, organizzandole in diverse sezioni (p.es. basic/estate/inverno/toilette) sia per me che per il resto della famiglia.
Da quel giorno ogni volta che ho bisogno di fare la valigia, mi basta inserire il luogo, la durata e ho la mia lista a portata di mano.

La cosa bella di PackPoint è il fatto che puoi personalizzare le liste, quando inserisci le date e il luogo ti stima il meteo e, infine, puoi stampare la lista (se vuoi avere un doppio controllo). Con Packr, è inoltre possibile condividere la lista con altri membri e stamparla.

Le app per tracker

SleepCycle App

Non sono mai stato un fan dei tracker, forse perché fino a poco tempo fa non pensavo di averne bisogno. Recentemente ho rivalutato la categoria, inserendo alcuni tracker molto basici, come per esempio il lavaggio della mascherina, i giorni un cui svolgo attività fisica, i libri che intendo leggere o che leggerò.

Il problema è che spesso si tratta di tracker che io definisco “generici” e che ti consentono di monitorare solo una parte dei dati. Per esempio il tracker dell’attività fisica ti mostra quante volte alla settimana (o al mese) ti sei allenato, quello del sonno quante ore hai dormito ed eventualmente il tuo umore al risveglio.

Queste però sono informazioni basiche, che non ti danno alcuna informazione aggiuntiva da sfruttare per capire il perché ti sei svegliato bene o male, o quanto stai migliorando. Questo fatto è diventato più evidente da quando ho ricevuto in regalo l’Apple Watch. Talvolta mi capita infatti di pensare di aver dormito bene ma in realtà, un’analisi della relativa app mi segnala che è stata una notte agitata. Anche quando faccio attività fisica è interessanti analizzare e tenere monitorati alcuni parametri (come i battiti, la distanza,…) soprattutto in funzione di un obiettivo specifico, come partecipare ad una corsa.

Per queste ragioni, secondo me è utile abbinare gli habit tracker nel Bullet Journal con un app specifica (io per esempio per il monitoraggio del sonno uso SleepCycle). Il primo ti aiuterà ad essere costante (oltre ad avere una visione d’insieme), mentre con la seconda avrai maggiori informazioni per poter fare delle valutazioni concrete. Per esempio, nel mio fitness tracker annuale, mi segno i giorni in cui mi alleno e la durata o i km percorsi, mentre mi affido all’app per tutti gli altri parametri (velocità, battiti, ecc.).

E ora tocca a te

Il bullet Journal è uno strumento straordinario che ti consente di avere tutto in un unico posto, ma che in alcuni casi è un po’ limitante. Sicurezza, gestione fluida di progetti, note al volo, viaggi e dettagli di monitoraggio, sono i principali campi dove un’app sul telefono può riuscire a darti una marcia in più.

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Usare il Bullet Journal per cercare lavoro: checklist e tracker

Il Bullet Journal lo uso per i miei compiti quotidiani: annotarmi gli impegni, i menu settimanali, i temi e i post per il Blog, liste to do, per fare Brain Dump o tenere traccia di un’abitudine per raggiungere un obiettivo.

Eppure questo semplice taccuino può essere veramente versatile e, con un po’ di impegno e un po’ di apertura mentale, puoi usarlo un po’ per tutto, anche al lavoro o, perché no? Usarlo proprio per cercare un nuovo lavoro!

Visto il successo del Finance Log, altra raccolta molto specifica, ho pensato di scrivere un post proprio per aiutarti a cercare un nuovo lavoro. Mai come in questa occasione credo che il metodo mostri la propria essenza permettendoti di focalizzare l’attenzione su ciò che è importante per te.

Obiettivo: trovare un lavoro

Cambiare e cercare lavoro è impegnativo e richiede parecchio sforzo. In un qualche post o articolo ho letto che per alcuni è addirittura paragonabile ad un trasloco. Effettivamente cambiare professione ci fa uscire dalla nostra comfort zone e ci mette in una posizione di vulnerabilità (nuove persone, nuove sfide, nuovi colleghi) ma, parallelamente, ci permette di crescere e di migliorarci. Soprattutto dopo un no, spesso si rivedono le proprie strategie e si cerca sempre di fare un passo più in là, talvolta anche in direzioni diverse da quelle che avremmo immaginato.

Tutto questo deve essere fedelmente riportato nel Bullet Journal, solo così potrai effettivamente riuscire a “tenere traccia del passato, ordinare il presente e pianificare il futuro”, anche se riguarda “solo” la carriera. Il set up per il BuJo quando si cerca lavoro è sicuramente impegnativo, in quanto richiederà diverse pagine (nel mio esempio sono 4) ma sarà un prezioso alleato che ti farà comprendere quanta strada hai fatto.

Partiamo quindi con il nostro set up!

Primo pass: Audit con check list e brain storming

La prima cosa da fare è definire da dove parti e dove vuoi arrivare, si tratta quindi di fare quello che in termine tecnico si chiama audit per poi chiarire i tuoi obiettivi.

Per fare questo puoi utilizzare due metodi: una lista e un brain storming.

Inizia dalla lista, ovvero crea una check list. Qui inserirai tutto quello che abbiamo bisogno per inviare una tua candidatura ad un potenziale datore di lavoro:

  • Curriculum Vitae aggiornato
  • Lettera di motivazione
  • Certificati di studio
  • Certificati di lavoro
  • Altri diplomi (formazione continua, corsi online,…)
  • Altri documenti rilasciati da istituzioni (copie documento identità, estratti vari,…)
  • Documenti di portfolio (fotografie, progetti, schizzi, esempi di articoli di giornale, …)

Visto che oggigiorno il 90% delle candidature vengono presentate online e i tempi si sono fatti più stretti (ho visto concorsi pubblicati il venerdì sera e chiudersi alla domenica!) è importante sapere anche dove sono archiviati tutti i documenti, in modo da averli subito a portata di mano.

Questo è il mio esempio di check list:

Check List documenti

Passiamo poi alla fase di brain storming, dove esaminerai tutti i punti sui quali andrai poi a costruire la tua candidatura. Si tratta di fare un elenco di voci riguardo a chi sei, cosa desideri e chi dovrebbe essere il tuo futuro datore di lavoro.

  • Chi sei tu
    Scrivi il tuo « perché » e la tua storia, i tuoi valori, le tue abilità e competenze (le hard e soft skills), i tuoi interessi e hobby, 3 punti positivi e 3 punti negativi, insomma tutto quanto ti potrebbe aiutare a svolgere al meglio le mansioni del tuo futuro lavoro.
  • Cosa desideri
    Pensa al lavoro dei tuoi sogni, come sarebbe? Cosa ti piacerebbe fare? Pensa ad una giornata tipo, pensa ad un luogo e a delle facce. Cosa ti appassiona? Cosa ti entusiasma? Cosa, del lavoro che hai ora o che hai appena lasciato, non ti piaceva? Chi o che cosa cosa cambieresti?
  • Il tuo datore di lavoro
    Quali sono le tue aspettative? Che azienda stai cercando? Grande o piccola? Locale o internazionale? Quanto deve essere vicina a casa? Sei favorevole all’home office o vuoi avere il tuo ufficio? Sei disposto a viaggiare? A cosa non potresti rinunciare mai? Tutte queste domande sono importanti perché ti consentono di mettere a fuoco eventuali punti su cui non sei disposto a scendere a compromessi.
Punti candidature

In questa fase è importante inserire tutte le idee che ti vengono in mente, è un vero e proprio brain dump tarato sulla tua carriera. Dopo aver messo nero su bianco tutto quanto, concediti una pausa, poi inizia a riordinare le idee: puoi aiutarti con una seconda check list, oppure puoi optare per una mind map.

Questo lavoro, all’apparenza superfluo, serve in realtà a chiarire chi sei e cosa vuoi e fungerà da bussola tornasole, o come dice Simon Sinek, sarà il tuo test del Sedano.

La parte operativa: usiamo un tracker

Ultimata la fase di audit, ora sei pronto per iniziare la nostra ricerca di lavoro, ma prima è necessario costruire un tracker che ti aiuti a tenere traccia delle candidature, soprattutto quando se ne inviano parecchie, ma anche per non fare confusione tra le varie posizioni a cui aspiri.

A seconda dei tuoi gusti, puoi scegliere una tabella più o meno semplice (ricordati però che più elementi inserisci, più dovrai spendere tempo a riempirla).

Io ho optato per una variante semplice con poche informazioni:

Azienda   /    Posizione   /   Persona di contatto   /   Inviato il   /   Risposto   /   Colloquio   /   Osservazioni

Tracker Candidature

Hai individuato una posizione che ti interessa?

Fantastico, allora valuta se corrisponde alla tua persona, ai tuoi desideri e al tipo di datore di lavoro, sfruttando le informazioni che hai riportato nell’audit iniziale.

Attenzione: sappi che non esiste il lavoro perfetto, per ogni posizione ci saranno uno o più elementi con i quali dovrai scendere a compromessi, pondera bene a cosa puoi rinunciare e a cosa no.

La preparazione al colloquio

Dopo aver inviato le tue candidature, prima o poi (si spera più prima che poi) ti arriverà la fatidica chiamata al colloquio, l’occasione in cui ci si conosce con il recuiter e/o il futuro superiore. Sulla base di chi condurrà il colloquio puoi trovarti ad affrontare domande più legate alla tua persona oppure più tecniche legate al lavoro che svolgerai.

Anche per prepararti al colloquio ti potrai appoggiare al lavoro fatto in precedenza con l’audit. Online si trovano, infatti, tantissimi siti che propongono domande tipo e che illustrano il processo, il mio consiglio è di visitarne un paio e prepararti su quelle domande, sfruttando le informazioni che già possiedi. Puoi anche decidere di dedicare alcune pagine ad esse sul tuo Bullet Journal, dove annoterai domande e le relative risposte.

Se riuscirai a catturare l’attenzione (e te lo auguro, proseguirai il processo di selezione con uno o due colloqui. Anche per la preparazione di questi nuovi incontri puoi usare lo stesso procedimento.

Altri usi/sezioni

Fino a qui ti ho mostrato come applicare un metodo per cercare lavoro e lo abbiamo adattato al BuJo, in realtà, le possibilità di utilizzo sono infinite:

  • Puoi creare una sezione di “riassunto” del tuo CV (tipo mappa mentale) da utilizzare come aiuto durante il colloquio. (Una volta, in passato, ho fatto così ed è stato molto apprezzato.)
  • Crea uno spazio per le tue riflessioni, dopo una risposta negativa a colloquio terminato, così facendo saprai cosa migliorare la prossima volta;
  • Se usi LinkedIn, crea un tracker per i tuoi post legati alla tua attività lavorativa;
  • Appuntati notizie interessanti relative al tuo settore e che potrebbero farti comodo nel corso di un intervista.

E ora tocca a te!

Come vedi il bullet journal è un supporto altamente versatile che può tornarti utile anche quando desideri una nuova sfida professionale. In questo post ho illustrato alcune idee per organizzarti e non perderti tra concorsi, candidature, risposte e colloqui con la speranza che questi consigli ti aiutino a trovare presto il lavoro dei tuoi sogni.

Se hai delle domande, o se vuoi condividere la tua esperienza nel cercare lavoro con il Bullet commenta qui sotto.

Buona ricerca!

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Anatomia di una mind map (o mappa mentale): i vantaggi, le leggi e gli usi

Sin da piccolo sono sempre stato affascinato dal cervello e, se avessi studiato medicina, sicuramente sarei diventato un neurologo o un neurochirurgo. Ciò che mi entusiasma è la sua camaleontica capacità di gestire e coordinare non solo il mondo fisico come gli organi, gambe e braccia, ma il saper anche svolgere funzioni superiori come parlare, pensare, ricordare.

Proprio la memoria è il tema centrale di oggi e, in particolare, uno strumento molto utile in molti aspetti della vita, ovvero la mind map (o mappa mentale).

Da sempre siamo stati abituati a prendere appunti e a ricordarci le cose scrivendo, magari con lunghe frasi. I quaderni di scuola ne sono un esempio: pagine e pagine di appunti, tanto da poterli pubblicare come se fossero un libro. Ma se ti dicessi che esiste un metodo più facile ed efficace per organizzare le idee e ricordarle meglio?

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I vantaggi di una mind map

La struttura del nostro cervello è divisa in due emisferi i quali sono composti da neuroni tra di loro collegati a rete.

Ogni emisfero, poi  ha caratteristiche proprie e processa i dati in modo diverso, senza entrare troppo nel dettaglio possiamo dire che la parte destra analizza le interezze e svolge un ruolo più artistica, mentre la parte sinistra si concentra più sui dettagli ed è più logica.

Quindi utilizzando una mind map attraverso il pensiero radiante, riproduciamo i concetti esattamente seguendo la struttura del nostro cervello sfruttando il naturale processo di associazione dei concetti. Non solo, permettiamo ad entrambi gli emisferi di processare le informazioni, attraverso singole informazioni ma anche una visione generale, la mappa appunto. In ultimo (bonus!) rendiamo gli appunti invitanti e divertenti, cosa che ci porta a voler studiare (di questo non sono certo, ma sembra che sia così).

Al contrario, le note lineari e standard limitano l’uso del nostro cervello in quanto sfruttano solo un emisfero, rendendo difficile ricordare tutti gli aspetti e non fornendo una gerarchia chiara.

Anatomia di una Mind Map

Una mind map (o mappa mentale) è una tecnica grafica per ordinare le idee con 4 caratteristiche:

  • Il focus è concentrato in una parola o immagine centrale;
  • I temi associati al soggetto radiano, attraverso delle linee, dalla parola o immagine centrale;
  • Le linee possono anche comprendere delle immagini o parole chiave associate alla linea. Solitamente argomenti di minore importanza sono collegati ad un livello superiore;
  • Le linee devono formare una struttura nodale interconnessa.
Anatomia Mind Map
Anatomia di una mind map: tutti gli elementi

Sfruttare le immagini

Nelle mappe mentali è importante utilizzare le immagini (p.es. i doodle) in quanto sono uno strumento molto potente che permettono di legare le informazioni sfruttando le nostre rappresentazioni mentali di quello specifico concetto.

Non solo, è ampiamente riconosciuto che le informazioni processate attraverso più sensi restano maggiormente impresse nella memoria: attraverso l’uso di disegni si utilizzano quindi abilità visive e tattili, oltre che ad abilità emotive e cognitive.

Le leggi delle mind map

Nel loro libro, “Mappe Mentali”Tony e Larry Buzan dicono che le mappe mentali, per essere efficaci, dovrebbero seguire determinate regole, suddivise in tecnica, layout e raccomandazioni.

Per i nostri scopi ci basterà fare attenzione ad alcune di esse ed in particolare:

  • È  importante poter giocare con colori, le dimensioni, le forme, i caratteri e gli spazi per enfatizzare le percezioni sensoriali.
  • Impara ad associare i concetti, usando linee, frecce e colori per collegare i vari elementi
  • Usa parole chiave, immagini semplici e contenitori, lascia sufficiente spazio, in modo da avere una mappa chiara e di facile consultazione;
  • Dai un ordine e un senso utilizzando diverse grandezze, questo ti permette di stabilire una gerarchia tra i concetti più importanti e quelli meno
  • Rivedi periodicamente la tua mappa mentale per fissarla nella memoria
Infografica Mind Map

Le mappe mentali possono avere infiniti usi e nel loro libro gli autori ne evidenziano ben 11, tra le quali l’auto analisi, il problem solving, l’uso come diario o a supporto dello studio, per lo storytelling,elaborare i pensieri, per l’insegnamento, le riunioni, presentazioni e perfino nella gestione di un’azienda!

Sarebbe impossibile illustrare tutti questi esempi e qui ho preferito concentrarmi sull’organizzazione delle idee, sul pensiero creativo e come supporto per prendere le decisioni.

Il mio uso delle mappe mentali: abbinamento con il brain dump

Sono un grande fan del brain dump, perché come spiegato nel mio post dedicato, mi permette di svuotare la mente. In periodi in cui 1000 idee e altrettante cose da fare questa pratica mi aiuta a ristabilire l’ordine.

📎 Leggi anche questo post
Tutto quello che c’è da sapere sul Brain Dump (o svuota mente): Cos’è, perché e come farlo

È proprio per ristabilire l’ordine dopo aver svuotato la mente che uso una mappa mentale: così facendo riesco a trovare collegamenti tra i vari elementi e, alla fine, ho una visione d’insieme di cosa devo fare o sviluppare.

  1. Leggo con attenzione quanto scritto nel Brain Dump e poi riporto tutte le parole chiave sparse sul foglio (o sul bullet journal);
  2. Cerco di trovare delle connessioni tra le parole, magari aiutandomi con dei colori, questo aiuta nel caso più parole si collegassero a parole diverse;
  3. Rivaluto la mappa mentale nel suo insieme: ci sono elementi da aggiungere (p.es. doodle) per aiutarmi a chiarire la struttura? Posso aggiungere delle mini to-do list per aiutarmi a capire come arrivare a quell’obiettivo o a svolgere quel compito?
Mind Map & Brain Dump
Abbinamento Brain Dump con Mind Map

Mappe mentali per il pensiero creativo

Se non ti piace o non hai mai fatto un brain dump, puoi valutare di utilizzare solo le mappe mentali per l’intero processo. Così facendo otterrai tutti i vantaggi (ovvero generare nuove idee, catturare e riorganizzare le idee in modo non convenzionale e pianificare in modo creativo), ma utilizzando un solo strumento.

Vediamo come:

  1. Realizza velocemente una prima mind map con al centro la parola/immagine su cui ti vuoi focalizzare. Inizia a collegare ogni singola idea associata a quella parola. Per circa 20 minuti, lascia andare le idee e scrivi tutto quanto viene collegato ad essa, anche le cose più assurde.
  2. Concediti una piccola pausa, poi prendi un nuovo foglio e realizza una nuova mind map, dove potrai iniziare a dare una struttura identificando delle parole chiave da enfatizzare, dove potrai rivedere le associazioni e dare un senso anche agli elementi che appaiono più stupidi o assurdi.
    In questa fase vedrai che nella prima mappa alcuni di questi elementi si ripetono in aree diverse. Queste ripetizioni sono un segnale che quell’elemento influenza diversi aspetti dell’argomento ed è importante nella tua visione delle cose. Questo suggerisce di dedicare più tempo a questi elementi ricorrenti in quanto sono proprio questi che potrebbero suggerirti nuove associazioni o usi.
  3. Passa alla fase di incubazione, in cui fai un’altra pausa, più lunga e possibilmente facendo altre cose che non richiedano grossi sforzi mentali;
  4. Grazie alla pausa ora riesci ad avere una nuova prospettiva e sei pronto per la seconda revisione della mappa. Considera tutte le informazioni emerse dalle prime due mind map e disegnane una terza, così da consolidare ulteriormente gli elementi.
  5. Ultimo step: in questa fase puoi rivedere le tue soluzioni.

Questa tecnica può essere adattata anche ai gruppi: dopo un primo brainstorming individuale, ecco che i passi successivi possono essere eseguiti in piccoli gruppi, così da favorire lo scambio di idee.

Mappe Mentali per prendere le decisioni

Un’ultimo uso delle mind map si riferisce al prendere le decisioni. Spesso quando sei in balia di un dubbio (p.es. cambio lavoro o resto qui? Compro casa o sto in affitto? Compro un’auto nuova o mi tengo la vecchia?) non si riesce a ragionare a mente lucida, perché continuano a balzarci in testa nuovi punti a favore o contro, ma senza averli analizzati davvero. Come bolle di sapone arrivano e se ne vanno, lasciandoti sempre più confuso.

Dando, invece, concretezza al pensiero e riportandolo su una mappa mentale ecco che sarari in grado di ragionarci in maniera approfondita senza lasciarti trasportare dal momento.

Non solo una mappa mentale ti permette anche di valutare attentamente i criteri da rispettare, perché le decisioni non sono mai lineari (Si/No) ma passano attraverso degli stadi. Questo modo di procedere è più facile rispetto all’analisi delle opzioni e, solitamente, si usa quando la risposta è semplicemente SI/NO.

Per esempio, decidere se andare in vacanza a Pasqua è solo il primo step. Poniamo che abbiamo risposto affermativamente, bisognerà decidere dove: In una città? Al mare? In montagna? Questa decisione si incrocia con il mezzo di trasporto: aereo, automobile, treno. Entrambe si incrociano con le possibilità di alloggio: casa, hotel, campeggio… E così via.

Una mappa mentale, non ti aiuterà unicamente a prendere una decisione (SI/NO) ma ti aiuterà anche a tenere in considerazione tutti questi fattori che seguono dopo la scelta.

Mind Map Decisioni SI/NO
La mia Mind Map per decidere se comprare un Mac

E ora tocca a te

Le mappe mentali ti consentono di riprodurre le informazioni sfruttando la naturale conformazione del nostro cervello. Grazie a questo, è possibile utilizzarle in diversi contesti, sia personali che professionali.

Io le uso per riordinare le idee dopo un brain dump, ma ho trovato altri due usi interessanti: a supporto del pensiero creativo e per prendere delle decisioni.

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Come essere più produttivo con la posta elettronica: 2 tecniche e 7 consigli per gestire le e-mail in modo efficace

Settembre. Tempo di rientri e di … e-mail!

Ok c’è chi è ancora in smart working, ma siamo seri: chi le guarda le e-mail in vacanza? Sole, sabbia e mare (oppure montagna, passeggiate e laghetti alpini) mal si conciliano con le e-mail di lavoro, per cui, al ritorno alla normalità ecco che ci si ritrova sommersi di posta elettronica da evadere, possibilmente in poco tempo, visto che la ripresa delle attività collettive fa aumentare in modo esponenziale il traffico di mail.

L’idea di questo post è nata non solo dalla mia esperienza personale, ma anche da un mio amico, il quale quando è tornato dalle ferie e si è trovato 3000 e-mail da leggere. Ma come si fa a gestire 3000 e-mail? Come si fa ad organizzare così tanta posta?

L’ e-mail è insieme croce e delizia della comunicazione dei nostri giorni. La facilità con cui si scrivono è direttamente proporzionale alla quantità  ricevuta e il tema della gestione delle e-mail sembra essere trasversale: dal CEO all’impiegato, casella professionale o personale.

Quindi, come gestire tutta la posta elettronica?
Qual è la migliore (e soprattutto efficace) tecnica?

Ti anticipo che, purtroppo, non esiste LA formula magica, vi sono varie tecniche di gestione e ancora di più innumerevoli consigli, i quali hanno l’obiettivo comune di avere la casella vuota o, come si dice in gergo, obiettivo “inbox zero”.
In questo post però ti spiegherò come procedo per organizzare le mail io e infine illustrerò alcuni consigli degli esperti per gestire la posta elettronica.

1 – La mia tecnica personale quando ritorno da un’assenza prolungata

  • Dopo aver maledetto il corso o l’influenza di turno (no dai, le vacanze, no) ed essermi calmato con un caffè, passo all’azione e parto dalla cosa più semplice e ovvia: cestinare le e-mail indesiderate (spam o pubblicità) o le notifiche social media, newsletter, promozioni.
  • Quindi preparo il “terreno di battaglia” e creo diverse cartelle provvisorie dove spostare le mail man mano che le esamino: da archiviare, rispondere, da valutare.
  • Poi passo all’attacco delle e-mail e le valuto in base all’oggetto:
    • ci sono e-mail che io definisco “singole”, ovvero che hanno un titolo univoco e che generalmente sono indirizzate solo a me e
    • altre e-mail che mi piace intitolare “di gruppo” e che hanno un numero infinito di Re: (quelle con Re:Re:Re:Re:Oggetto, per intenderci).
  • Ignoro beatamente quelle di gruppo e mi concento sulle “singole”. Le leggo e determino se:
    1. posso archiviarla
    2. posso rispondere subito perché la risposta necessita di poco tempo (max 5 minuti) e in questo caso le sposto nella cartella “da rispondere”.
    3. devo tenerla in sospeso perché richiedono un approfondimento o una risposta da terzi e quindi la sposto nella cartella “da valutare”.
  • A questo punto rispondo subito alle –mail provvisoriamente sistemate nella casella “da rispondere”.
  • Quindi passo alle e-mail “di gruppo”, seleziono la più recente rispetto al titolo e inizio a leggere dal basso, così che prendo atto della richiesta iniziale e di tutte le relative risposte. Anche qui come fatto in precedenza, determino
    • se posso archiviarla;
    • se la risposta necessita di poco tempo (massimo 5 minuti) o
    • se ho bisogno di prendermi del tempo perché richiedono un approfondimento.
  • Rispondo quelle che necessitano di poco tempo e, a questo punto, mi ritrovo solo con le e-mail per le quali ho bisogno di tempo per la loro elaborazione e mi concentro su quelle.
  • Valuto la possibilità di inoltrare a terzi o chiedere chiarimenti e stabilisco delle priorità (urgente vs. non urgente) e parto con l’evasione.

Nota

Questo lavoro, in apparenza molto semplice, necessita di grande concentrazione, soprattutto se le e-mail da gestire sono tante. È, quindi, necessario trovare sufficiente tempo da dedicare a questo compito, p.es. arrivando prima in ufficio oppure deviando il telefono ed evitando distrazioni.

La mia personale tecnica di gestione delle e-mail

2 – La mia tecnica personale nel quotidiano

Quando la mattina apro la casella aziendale (o meglio le caselle, perché ne gestisco due), procedo in modo simile, ma più semplificato:

  • Inizio con cestinare le e-mail indesiderate (spam o pubblicità) o le notifiche social media, newsletter, promozioni
  • Leggo le e-mail rimaste e determino:
    • Se posso archiviarla;
    • Se posso rispondere subito perché la risposta necessita di poco tempo (max 5 minuti) e quindi la tengo nella posta in entrata come letta;
    • Se devo tenerla in sospeso perché richiedono un approfondimento o una risposta da terzi e quindi la tengo nella posta in entrata come non letta.
  • Una volta passate in rassegna tutte le e-mail, decido di indirizzarmi verso uno dei due gruppi restanti (rispondere subito vs. tenere in sospeso) e parto all’attacco.
    • Per esempio rispondo a tutte quelle che necessitano di poco tempo e, una volta che ho risposto, le sposto tutte (compresa la risposta) nell’archivio o, se resto in attesa di una risposta nella relativa cartella (in attesa di risposta – da creare ah hoc).
    • Poi passo a quelle che richiedono un approfondimento: anche qui le evado a una ad una e le sposto nella casella d’archivio o in un’altra casella.
  • Se, invece, mi trovo in un periodo particolarmente carico dove le e-mail arrivano e partono come le foglie in una giornata d’autunno, mi preoccupo semplicemente di valutare se l’e-mail è urgente e non urgente e mi comporto di conseguenza. Cestino/evado/inoltro a ritmo serrato. Ho forse alternative?

I consigli degli esperti

Dopo averti dato una panoramica su come personalmente gestisco le e-mail, ecco alcuni consigli generali che ho trovato circa l’organizzazione delle e-mail. Sembra, infatti, che la gestione di questo mezzo di comunicazione sia un grosso problema per tutti e tutti danno una propria ricetta. Io ho cercato di riassumere i consigli che sono più ricorrenti.

  • È inutile continuare a controllare l’email ogni 5 minuti, meglio darsi delle scadenze (p.es. appena arrivati, poi a metà mattinata e prima di andare a pranzo). Stabilendo un limite non devi concentrarsi solo sulle e-mail ma puoi usare il tuo tempo per eseguire altri compiti.
  • Sempre legato al fatto di evitare di controllare continuamente la casella, volendo si può togliere l’avviso automatico di ricezione di e-mail.
    Corollario di questa regola è di stabilire un tempo ed un  luogo per la gestione delle e-mail. Le e-mail dell’ufficio dovrebbero essere gestite solo in tempo di lavoro. Io stesso fino ad un paio di anni fa avevo installato l’account del lavoro anche sul cellulare ma da quando l’ho disattivato la mia vita è notevolmente migliorata. Certo in alcuni momenti mi farebbe comodo ma ammetto che con un po’ di organizzazione  sono riuscito a supplire alla mancanza.
  • Se sai che sei assente metti un messaggio di risposta automatica “out of office” questo evita che di ricevere continui richiami o, peggio, fare brutte figure con colleghi e client.
  • Quando scrivi, usa i gruppi o le liste di distribuzione: invece di continuare a digitare 100 volte gli stessi indirizzi crea dei gruppi per l’invio simultaneo, come p.es. “colleghi d’ufficio”, “marketing”.
  • Crea dei modelli per le e-mail che spedisci spesso in cui il grosso della comunicazione è già pre-impostato e devi solo cambiare un dettaglio.
  • Se ci sono e-mail da più di sei mesi, si possono tranquillamente eliminare o archiviarle (io sono un po’ fissato e le tengo tutte) . Dopo così tanto tempo, le probabilità che vengano realmente lette o che servano nuovamente sono vicine allo zero.
  • CC significa copia conoscenza, ovvero una comunicazione che ti invio per metterti al corrente della situazione. Spesso però tale opzione viene abusata: ho visto persone che mandano e-mail ad un gruppo chiedendo una risposta, peccato che il destinatario era un solo e gli altri erano in CC. Detto questo, ho adottato la politica del “niente risposta con il CC”. Ergo: va in archivio.
I consigli degli esperti per gestire le e-mail

E ora tocca a te!

Dopo questa carrellata di consigli circa l’organizzazione delle e-mail, più o meno validi, non mi resta altro da fare se non augurarti buon lavoro. Ricordati che, per quanto talvolta possa essere pesante gestire la posta elettronica, in fondo puoi agire solo in quattro modi:

  • Eliminare
  • Archiviare
  • Rispondere
  • Tenere in sospeso

Il trucco sta nel scegliere una di queste modalità. E qui arriviamo all’ultimo consiglio, forse il più importante: quando si è pronti è importante che si passi all’azione, ovvero che si risponda, che si archivi o che si elimini. Questo fa si che la inbox venga effettivamente scaricata e che non restino e-mail pendenti con le quali poi non si sa come comportarsi.

E tu? Che rapporto hai con la posta elettronica? Quali strategie o trucchi hai per gestire le e-mail?

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Obiettivi e Bullet Journal: trova le tue motivazioni, analizza le opzioni e pianifica le azioni

Quando hai un obiettivo, spesso parti a razzo cercando di raggiungerlo il più in fretta possibile. Ma questo ti porta quasi sempre al fallimento.

Le ragioni per cui non riesci ad arrivare alla fine, spesso è dovuto a quattro fattori:

  • non hai un’idea chiara (= non sai qual è)
  • non sai esattamente perché lo fai
  • non hai valutato tutte le opzioni a disposizione
  • non hai un vero e proprio piano d’azione

In questo post, vedremo di fare chiarezza per capire come aiutarti a raggiungere il traguardo che ti sei prefissato, il tutto con l’aiuto del tuo Bullet Journal!

📎 Se non sai cos’è un Bullet Journal, leggi questo post
Le basi del metodo Bullet Journal in 7 punti (cos’è, perché, come crearlo e organizzarlo)

Scegli un obiettivo SMART

Capita spesso che scegliamo l’obiettivo sbagliato e questo accade non tanto perché non va bene, ma perché è troppo astratto. Per iniziare ad essere più concreto, puoi affidarti alla bilancia della vita, così da iniziare a restringere il campo.

Spesso, infatti si formulano obiettivi troppo generici come “desidero essere felice” oppure “desidero diventare ricco” o ancora “fare più movimento”. Ma cosa significano i termini “felice” e “ricco”? E “più movimento”?

È quindi importante essere motlo chiari. Ultimamente in tutti i miei corsi (online e offline) mi hanno sempre illustrare gli obiettivi secondo l’acronimo SMART (in italiano sarebbe SMRRT), ovvero composto da quattro elementi:

bersaglio con freccia
  • Specifico (Specific)
  • Misurabile (Misurable)
  • Raggiungibile (Achievable)
  • Rilevante (Relevant)
  • Temporale (Time based)

Ecco che quindi che il nostro esempio “desidero fare più movimento”, potrebbe diventare: “desidero fare un’attività sportiva per almeno 30 minuti 3 volte alla settimana”. Mentre “desidero essere più felice”, potrebbe essere: “desidero dedicare almeno un’ora alla settimana al mio hobby preferito”.

Dettaglio su obiettivo

La motivazione: perché?

Perché sembra una domanda facile.

Eppure spesso te ne dimentichi: vai avanti e avanti, finito un compito ne inizi un altro, ti assumi responsabilità (-Lo faccio io!-) o cominci un progetto senza mai fermarti a riflettere se stai davvero facendo la cosa giusta per te.

Chiedersi perché ti permette di non essere trascinato in situazioni o in circoli viziosi spiacevoli. Ti aiuterà anche a fare chiarezza nella tua mente, ad essere curioso verso te stesso e i tuoi obiettivi, ad agire in modo più intenzionale.

Un metodo per imparare a chiederti perché: i 5 whys

La prossima volta, prima di iniziare qualsiasi cosa, prova a chiederti semplicemente “perché?” e poi valuta la risposta.

Se però l’idea o il progetto è più impegnativo, prova a verificare le motivazioni profonde, usando il metodo delle 5 whys (o dei 5 perché), sviluppato dal Signor Sakichi Toyoda.

Il Signor Toyoda, fondatore dell’attuale multinazionale Toyota, ha sviluppato questa tecnica negli anni ‘30 proprio per risolvere i problemi legati alla sua società. L’azienda utilizza questo metodo ancora oggi.

Il sistema serviva e serve per portare allo scoperto le cause profonde relative ad un problema, esplorando le relazioni di causa-effetto, attraverso la ripetizione di cinque volte della domanda perché?
Come una cipolla che, strato dopo strato, fa emergere il suo cuore. Così facendo sei in grado di individuare la vera motivazione.
Puoi decidere di rispondere a queste domande so un foglio, oppure creare uno spread ad hoc, come ho fatto io sul mio Bullet Journal:

Schema 5 perché + Il mio perché

Le opzioni: valuta le alternative

Ora che hai un obiettivo SMART e hai trovato le motivazioni che ti guidano, terzo passo è quello di valutare le diverse opzioni che hai a disposizione.

Brainstorming delle opzioni

Attraverso il brainstorming, potrai considerare quante più opzioni possibili. Tuttavia, per quanto sia efficace, talvolta le soluzioni sono troppo fantasiose e impossibili da realizzare o rischi di saltare da un’idea all’altra senza riuscire a concretizzarne nessuna.

Quindi è importante contenere questo processo, considerando il progetto e le motivazioni, ma analizzando unicamente le opzioni percorribili. Per fare questo ti suggerisco 4 domande:

Qual è l’opzione più veloce?

Qual è l’opzione più difficile?

Queste due domande riguardano le tue abilità: se sai già come fare qualcosa, riuscirai a farlo più velocemente e più facilmente.
Se, per esempio, desideri organizzare una festa a sorpresa, ma non sai cucinare, scegliere di preparare l’aperitivo senza aiuto sarà sicuramente difficilissimo, mentre affidarlo ad un servizio catering, risulterà molto veloce.

Qual è l’opzione più rischiosa?

Questa risposta varia a dipendenza di quali e quante risorse decidi di investire.
Per esempio, se il tuo obiettivo è di metterti in proprio ma parti da zero senza clienti né risparmi, licenziarti e iniziare da zero è molto rischioso.

Qual è l’opzione più eccitante?

Anche qui dipende dai tuoi gusti personali. Per esempio nel caso precedente, per qualcuno mettersi in proprio senza alcuna sicurezza potrebbe essere eccitante.

Orologio, labirinto, bomba doodle uomo contento

Scegli l’opzione che fa per te

Ora che hai messo nero su bianco tutte le opzioni percorribili, scegli quella che più ti si addice considerando i vari fattori (la situazione economica e famigliare, il tempo da mettere a disposizione, …). Puoi anche porti quattro semplici domande:

  • Quali sono le mie capacità?
    Hai delle conoscenze tecniche particolari o un’abilità che ti può tornare utile nel progetto?
  • Chi mi può aiutare?
    Hai dei parenti, amici o colleghi che ti possono supportare?
  • Quali potrebbero essere le conseguenze di questa scelta?
    Valuta le conseguenze in termini di tempo, soldi, rinunce, calcolando sia i rischi che le opportunità
  • Qual è la soluzione che mi si addice di più?
    Qui puoi prendere in considerazione i fattori personali: età, carattere, situazione economica e famigliare.
tavolozza, paracadute, domino, puzzle

Anche per questa parte, ho creato una pagina ad hoc nel mio Bullet che riassume tutto quanto:

Pagina Bullet con Analisi Opzioni

Anche qui, non limitarti! Scrivi pure più intenzioni e modifica, combina gli elementi, fino a che trovi quella giusta per te.

Ottimo! Adesso che hai una linea da seguire, ora non ti resta che definire i passi per realizzare il tuo progetto.

Le azioni: disegna la tua strada verso l’obiettivo

Per stabilire il tuo piano d’azione, ti consiglio di procedere a piccoli passi. Questo sistema è più efficace sul lungo periodo per le seguenti ragioni:

  • È possibile integrare i nuovi scopi con la tua vita esistente, senza dover fare grossi sacrifici
    Si possono apportare piccole modifiche invece di abbandonare completamente il progetto
  • Ti costruisci un’abitudine legata al traguardo scelto
    Ti godi anche il viaggio, perché hai tempo per godere dei traguardi raggiunti
ingranaggi, cambio strada, sveglia, logo route 66

Scomporre il tuo obiettivo in sprint ed i compiti

Per renderli più fattibili, l’ideatore del Bullet Journal, Ryder Carrol, suggerisce di scomporre gli obiettivi in sprint, i quali saranno poi suddivisi in compiti. Prendendo per esempio un blog (progetto), uno sprint è un post, mentre i compiti sono: ideare il tema, redigere i testi, elaborare la parte grafica, montare il post, pubblicarlo.

In generale, gli sprint portano a un risultato concordato, concreto e verificabile e dovrebbero avere le seguenti caratteristiche:

  • Non dovrebbero presentare barriere iniziali;
  • Dovrebbero essere composti da compiti molto definiti e fattibili;
  • Dovrebbe essere possibile portarli a termine in un lasso di tempo ragionevole.
Quadrato grande (obiettivo), colonna (sprint) e rettangolo piccolo (compito)

Crea la tua strada verso il traguardo

Adesso che hai tutto pronto, puoi iniziare pianificare il percorso che ti permetta di raggiungere nel miglior modo possibile il tuo obiettivo, integrando cose da fare con eventuali conoscenze da apprendere.

  • Per iniziare, crea una semplice lista di compiti, che fungerà anche da agenda.
  • Se noti che alcune cose non sai come farle o se ti mancando degli strumenti, puoi annotare quello che ti serve. Per esempio, se vuoi iniziare a tenere un Bullet Journal dovresti leggere il libro.
  • Dopo aver stabilito quali sono i passi da percorrere, puoi riordinarli secondo un ordine logico. Prova ad immaginare di scrivere una ricetta: prima inizi a vedere se hai tutti gli ingredienti, poi li pesi, e così via…(Puoi anche saltare questo passaggio, ma secondo me è utile per avere in chiaro i vari passaggi).
  • Infine, realizza il tuo piano: pui optare per una tabella, una mind map o qualsiasi altra forma tu voglia.
    Io, per esempio, ho adattato l’idea di una creator e ho deciso di rappresentare una strada:

L’ho realizzata inserendo in ogni casella un compito specifico, ma puoi anche decidere si farla più semplice, dedicando le caselle ad uno sprint e tenerti una to do list separata per i compiti.

📎 Leggi anche questo post
7 consigli per creare to do list (lista di cose da fare) che funzionano davvero

Da un lato può essere un vantaggio, perché avere una to do list separata di consente di adattare velocemente i vari compiti. D’altro canto tieni in considerazione che potresti perdere di vista l’obiettivo finale, restando dentro quello specifico sprint all’infinito.

La strada ti aiuta a visualizzare il percorso da affrontare, dando un ordine logico e suddividendo il progetto in più sprint di facile completamento.

Questa è la strada che avevo ideato per creare il mio blog (si parla di 2 anni fa):

Ricordati però di restare fedele alle opzioni che hai stabilito in precedenza: se hai scelto il percorso più difficile, dovrai costruire il percorso tenendo in considerazione le varie problematiche. Se hai scelto il percorso veloce, cerca di essere breve e vai dritto al punto.

In ultimo, per tenere traccia dei progressi, affidati ad un habit tracker!

Adesso tocca a te!

In questo post abbiamo visto come raggiungere un obiettivo personale attraverso 4 semplici step: definire un obiettivo SMART, trovare la motivazione, scegliere le opzioni e rappresentare il percorso.

Questo metodo è quello che ho adottato anche io quando ho deciso di creare il mio blog da zero e ti posso assicurare che funziona.

Basta solo prenderti il tuo tempo per riflettere bene su tutti i punti.

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