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Quando mi sono approcciato al Bullet Journal, ho sempre pensato che la parte più complicata fosse quella di capire come impostare il proprio taccuino. In realtà, dalle numerose domande che vengono poste sui social e anche da alcune conversazioni avute con chi legge il blog, sembra che l’elemento su cui i bullet journaler incontrano più difficoltà sia invece la riflessione.

Cos’è la riflessione e perché farla

Come dice Carroll nel suo libro Il metodo Bullet Journal: “La Riflessione vi aiuta a individuare ciò che vi nutre, in modo da poter prendere decisioni migliori mentre seminate in vista della prossima stagione della vostra esistenza.

Qui è, ovviamente, descritta in modo poetico e letterario, ma se io dovessi dare una definizione personale un po’ più diretta direi che la riflessione è semplicemente “un momento in cui fai i conti con te stesso, pensando cosa hai portato a termine (ma anche ciò non hai concluso) e sui tuoi prossimi obiettivi .

Uomo che si guarda allo specchio

Sempre nel libro, l’autore attribuisce un enorme importanza a questo processo in quanto permette di sviluppare l’intenzionalità, ovvero il perché ti adoperi per fare qualcosa o raggiungere un obiettivo. Attraverso la riflessione puoi imparare a fare il punto della situazione, esaminare cosa è andato bene e cosa no, così a cosa avresti potuto migliorare. Ma non è tutto, una parte importante riguarda l’apprendere a riconoscere e catalogare le sensazioni legate al vissuto o le aspettative verso quel determinato obiettivo.

Quante volte ti è capitato di pensare che svolgere quel compito si sarebbe rivelato particolarmente complicato, pieno di insidie e (magari) ti aspettavi un risultato mediocre e, sorpresa, invece si è rivelato un compito facile da sbrigare, che ti ha insegnato tanto? Oppure il contrario: un obiettivo facile da raggiungere si è rivelato ostico e difficoltoso e, tirate le somme, ti ha lasciato una brutta sensazione?

Senza un’adeguata riflessione, non saresti in grado di captare tutto questo e archivieresti il compito semplicemente come fatto.

Parallelamente, fermarti a riflettere può aiutarti a capire se quello per cui ti stai impegnando vale la pena di essere portato avanti, oppure no. Ti sei preso questo impegno perché lo desideri davvero o perché ti è stato imposto (o auto-imposto?).

Per questo è quindi importante fermarsi periodicamente a riflettere.

I tre principi della riflessione

Sempre nel libro “Il metodo Bullet Journal”, l’autore riporta tre principi fondamentali della riflessione: costanza, consapevolezza e riassunto.

La costanza ha a che fare con le abitudini, ovvero riuscire a ritagliarsi periodicamente (ogni giorno, ogni settimana o ogni mese) un momento per svolgere la riflessione. Chiaramente a seconda di quanto tempo passa da una riflessione all’altra il tempo richiesto sarà più o meno lungo. La mia riflessione settimanale prende circa un’oretta, mentre il mio momento mattutino per organizzare la giornata mi prende circa 5-10 minuti.

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Le abitudini: cosa sono e come crearle

La consapevolezza riguarda il fatto di dedicarti al momento presente: ovvero mantenendo il focus su quello che stai facendo qui e ora. Devi, insomma, disattivare il pilota automatico. Questo ti porta ad avere maggiore attenzione e ti aiuterà a svolgere una riflessione meno superficiale e più approfondita. Se ti riesce difficile, prova a fare un reset: osserva il tuo respiro, inspirando e contando fino a 4 poi espira contando fino a 4, per 3 volte di seguito. Riporta la tua mente al qui e ora. Da qui ora puoi partire con la tua riflessione.

L’ultimo principio riguarda il riassunto, ovvero avere sott’occhio una visione d’insieme del periodo trascorso (o che seguirà). Questa mappa generale ti aiuterà a capire davvero dove ti trovi ora e quanto hai raggiunto. Ti permetterà di eventualmente correggere il tiro, di prendertela più comoda o andare più veloce. Sarà una sorta di cartina tornasole.

Tipi di riflessione: giornaliera (o settimanale), mensile e annuale

Il metodo suggerisce di attuare diverse riflessioni: due giornaliere (mattina e sera) una mensile e una annuale, in occasione delle varie migrazioni, secondo diversi cicli:

Cicli di riflessione: giornaliera /mensile /annuale

La riflessione giornaliera mattutina serve per pianificare la giornata, mentre la riflessione serale serve per stilare un bilancio di quanto si è raggiunto o lasciato in sospeso e che è da riprendere il giorno seguente.

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La riflessione mensile e annuale, invece viene svolta in concomitanza con le migrazioni (il passaggio dei sospesi da un mese all’altro o da un taccuino all’altro) e richiede più tempo da mettere a disposizione.

Personalmente non ho mai svolto la riflessione giornaliera, se non in periodi in cui ho davvero tanto da fare. Io preferisco seguire i consigli del metodo GTD, che propone una riflessione settimanale e la svolgo in due momenti diversi:

  • Al venerdì pomeriggio mi dedico all’ambito lavorativo: analizzo come è andata la settimana, quali sono i sospesi per la prossima, gli appuntamenti che mi aspettano e se ci sono cose da preparare in previsione della settimana che seguirà.
  • Alla domenica mi dedico invece all’ambito personale: se è necessario realizzo il weekly log, mi annoto gli appuntamenti per la settimana e approfondisco meglio le tematiche (come per esempio: quali sono i miei obiettivi? cosa ha funzionato qui e cosa no?)

Come fare una riflessione

Quanto visto fin qui sembra piuttosto semplice: è sera, ho preparato un thé caldo, sono seduto al tavolo di cucina con il mio bullet aperto di fronte a me… e ora?

Io, solitamente, inizio ad osservare quello che ho realizzato nel corso del periodo, poi cosa è rimasto in sospeso e in ultimo cosa mi aspetta. Da questo quadro generale inizio a chiedermi se sono soddisfatto o se sento che avrei potuto fare di meglio e perché. Se ho rimandato un compito (soprattutto se lo rimando da diverso tempo) mi chiedo come mai e se davvero devo portarlo a termine o se non sia il caso di depennarlo. Riguardo a cosa mi aspetta la prossima settimana, abbozzo un piano di come procedere.

Ma questa è solo la base, in caso di necessità puoi anche prenderti del tempo e porti altre domande, come per esempio:

  • Come è stata la mia giornata?
  • Quali risultati/obiettivi ho raggiunto?
  • Quali obiettivi ho mancato e che cosa mi ha frenato/trattenuto/impedito di portarli a termine?
  • Quali sono i prossimo obiettivi?
  • Che cosa ho imparato?
  • Cosa posso migliorare? Cosa farei di diverso?
  • Sto usando il tempo per cose che realmente mi interessano?
  • Perché sto lavorando a questo?
  • Perché questo mi ha stressato/irritato/deluso?
  • Perché questo mi ha fatto stare bene/reso felice?
  • Cosa mi ha fatto ridere?
  • Per cosa sono grato oggi?
  • Chi mi ha aiutato e supportato? Con chi non ho avuto un buon rapporto?

Strutturare la riflessione sul tuo bullet journal

Sebbene per svolgerla non sia strettamente necessario avere un luogo fisico in cui riportare i pensieri, è anche vero che avere un posto in cui raccogliere i pensieri sia estremamente utile in quanto ti permette di vedere il quadro generale.

Dove riportare le risposte alle domande è una scelta personale: puoi semplicemente prendere un foglio bianco che poi butterai, puoi creare una pagina ad hoc, oppure puoi decidere di ritagliarti uno spazio nel tuo daily/weekly o nel monthly.

Io per esempio la eseguo utilizzando un foglio bianco, e riporto sul bullet nel monthly log solo i 3 top e i 3 down:

Riflessione in 3 punti (top & down) sotto monthly

Se però ti piace l’idea di avere una pagina dedicata, eccoti alcuni esempi:

Puoi creare una struttura a mind map:

Mind Map Riflessione

Oppure puoi ideare una pagina a blocchi, dove inserirai le domande e le risposte:

Riflessione a blocchi

O ancora puoi decidere di strutturarla come un diario lasciando completamente libera la pagina oppure rispondendo ad alcune domande aperte. Nell’esempio che segue io ho strutturato la riflessione con 3 domande:

Reviev Diario: 3 domande

Adesso tocca a te

In questo post ti ho parlato della riflessione, uno dei punti più importanti del metodo Bullet Journal.

Ritagliarsi un momento per fare il punto della situazione e capire cosa hai raggiunto e dove stai andando è una delle abitudini più importanti che puoi a adottare, perché ti permette di viviere con intenzionalità. Il rischio è, infatti, di vivere costantemente con il pilota automatico, senza realmente capire dove stai andando e cosa davvero desideri.

Non è una pratica che necessita di tanto tempo e non devi nemmeno eseguirla tutti i giorni (io la faccio una volta la settimana) e vedrai che grazie ai layout e ai consigli proposti nel post, sarà oltre che utile anche molto semplice!

Ahhh, la domenica! Giorno per eccellenza dedicato al dolce far niente.

In inverno passiamo le giornate con i parenti, se organizziamo un pranzo in famiglia, o sul divano con una maratona di serie TV. In primavera e in estate ci godiamo, invece, una bella giornata all’aperta in giardino con una grigliata in compagnia, e in estate stiamo tutto il giorno in piscina o in spiaggia.

Tutte queste attività di svago ti aiutano a ricaricare le batterie in vista degli impegni durante la settimana che sta per iniziare. Se poi sei un periodo particolarmente stressante, questa giornata libera diventa doppiamente utile proprio per staccare completamente.

Tuttavia, ho notato che la domenica è anche il momento perfetto per iniziare a pensare alla settimana che verrà. So che sembra in contrasto con questo scritto nel paragrafo precedente, ma in realtà non serve molto tempo. Bastano circa 30 minuti per svolgere queste 7 attività che mi permettono di affrontare la settimana in modo più leggero. Lo faccio dolcemente e senza stress, quasi in slow motion.

Io ho una mente che corre veloce, tanto che a volte devo auto impormi uno stop forzato e la domenica posso finalmente concedermelo, senza sentirmi in colpa, perché tanto comunque è tutto fermo!

Perché la domenica

Come detto in precedenza, la domenica non c’è stress: è una giornata in cui tutto si ferma. Hai quindi tutto il tempo che ti serve per pensare con calma e vedere le cose da una prospettiva diversa.

Se hai letto altri mei post (quello sul Brain Dump o anche quello sulle mappe mentali) sai già che nel processo creativo è sempre necessario un periodo di incubazione. L’incubazione è quel processo che permette al cervello di integrare e trovare nuove connessioni tra le informazioni acquisite, grazie all’intervento del subconscio. Svolgendo attività che rilassano, il cervello trova nuove combinazione e associazioni tra le idee.

A me spesso piace scherzare sul fatto che sotto la doccia mi vengono in mente le idee migliori, ma effettivamente è davvero così! Ma quante volte smettiamo di pensare a qualcosa (p.es. dove ho messo le chiavi) e improvvisamente ti ricordi dove le hai messe? Ecco il principio è proprio questo.

Grazie allo stop del week end, questa condizione si forma in modo naturale, così che tu la domenica pomeriggio/sera puoi approfittarne per iniziare a pensare alla settimana che ti aspetta.

7 consigli per prepararti alla settimana

  • Fissati degli obiettivi e pianifica la settimana
    Stabilendo degli obiettivi settimanali la tua mente manterrà il focus su di essi, eliminando o sbrigando velocemente tutte le altre incombenze minori che si presenteranno. In questo modo troverai sempre tempo per portare a termine gli obiettivi che ti sei fissato. Puoi decidere di avere alcuni macro obiettivi che durano più giorni oppure puoi stabilire degli obiettivi giornalieri (se sono più piccoli). Dalla mia esperienza lavorare al massimo in gruppi di 3 obiettivi al giorno risulta più efficace.
  • Organizza e pulisci i tuoi spazi/device
    Se lavori da casa, la domenica può essere un buon momento per fare un po’ di pulizia o decluttering: svuotare i cestini, passare la polvere, ordinare la postazione e classare i documenti.
    Se, invece, sei in ufficio, puoi per esempio pensare di anticipare questa operazione al venerdì pomeriggio e sfruttare la domenica per fare pulizia nei tuoi device personali (smartphone, tablet e PC) ordinando i file, rimuovendo foto vecchie, disiscrivendoti alle newsletter, ecc. Questo ti sarà molto d’aiuto perché così avrai sempre tutto in ordine e pronto all’uso.
  • Guarda i sospesi della settimana precedente, i progetti in corso e i prima o poi (o fai un brain dump)
    Tutti noi abbiamo dei sospesi dalla settimana precedente e questo è il momento buono per fare una review di quanto c’è ancora da fare, oltre che a valutare lo stato di avanzamento dei progetti, oltre a rivedere i prima o poi in scadenza (se usi il metodo GTD). A che punto sei? Cosa ti manca per completarli? Questa è la tua occasione per scegliere a cosa dedicarti e capire come procedere. Non hai sospesi o progetti a cui stai lavorando (o ne hai troppi e non sai dove sbattere la testa)? Prova a fare un brain dump, così da riordinare le idee!
  • Pianifica il menu settimanale e allestisci le varie liste della spesa
    Dei vantaggi riguardo allo stilare un menu, ne ho parlato in un post dedicato al food log. Pianificando il menu settimanale in anticipo, avrai più tempo da dedicare ad altre faccende, oltre ad evitare lo spreco di cibo. Inoltre, compilando già la lista della spesa per ogni giorno (o ogni 2-3 giorni, secondo le tue abitudini) non dovrai fare altro che prendere la lista e uscire di casa, senza doverti sempre fermare a scriverla (quando magari sei pure di fretta).
  • Trova del tempo per te: per fare sport, leggere, o imparare qualcosa
    Quale miglior giorno da dedicare a sé stessi se non la domenica? Leggere un libro, fare dello sport o dedicarti a sviluppare un’abilità particolare o imparare qualcosa. Ma anche semplicemente dedicarti al tuo Bullet Journal, magari impostando il weekly, aggiornando o creando le raccolte (io la domenica lo dedico proprio a questo). Trovare del tempo per sé stessi è importante e la domenica è il giorno migliore per farlo: senza stress puoi davvero concentrarti su quello che ti piace fare e che ti fa stare meglio!
  • Dedica del tempo alla famiglia o agli amici
    Passare del tempo in compagnia è importante, che sia con la famiglia o con gli amici (a volte la distinzione è davvero una questione di nome) ti aiuta a svagare la mente. In settimana siamo talmente immersi dai nostri impegni quotidiani che non c’è mail il tempo di incontrare tutti! La domenica invece può essere l’occasione per un caffè con un vecchio amico, o andare a trovare quel parente che non vediamo da un sacco di tempo.
  • Anticipa il lunedì: prepara i vestiti, la tavola per la colazione, gli zaini dei figli, ecc.
    Questo punto, che ho messo per ultimo, è in realtà una parte fondamentale della mia routine della domenica sera. Ogni domenica preparo i vestiti per il lunedì, sistemo la cucina pronta per la colazione, preparo gli zaini delle bambine, sistemo le chiavi di casa e dell’ufficio pronte nelle tasche della giacca. Sono piccole attività che mi portano via si e no 10 minuti, ma che mi permetto di guadagnare minuti preziosi e soprattutto affrontare il risveglio con molta più tranquillità.

Devo ammettere che non sempre riesco ad eseguire tutte quante queste attività: se organizzo un pranzo, non ho il tempo di fare sport o leggere, ma anche in queste occasioni in cui non ho tempo cerco sempre di ritagliami almeno 3 momenti fondamentali: fissare gli obiettivi e pianificare la settimana, stilare il menu e fare i preparativi per il lunedì.

E ora tocca a te

In questo post abbiamo visto 7 cose da fare la domenica per avere una super settimana. Quale che sia il tuo stile di domenica (più da divano o più attivo), sono sicuro che se riuscirai ad adottare almeno alcuna di queste abitudini e vedrai che i benefici si faranno sentire!

Oltre a quelle elencate, hai altre attività ch svolgi la domenica e che si sono rivelate particolarmente efficaci?

Sin da quando ho abbracciato l’idea di aprire un blog, che inizialmente doveva parlare di produttività personale, il metodo Getting Things Done (o GTD) è tornato ciclicamente a trovarmi nei pensieri, nei post o nelle domande di utenti nei vari gruppi.

Alla fine mi sono deciso ed eccomi qui a raccontarvi dei dettagli come adattare il metodo GTD nel tuo Bullet Journal. A prima vista può apparire piuttosto macchinoso e complicato, in realtà una volta capita la logica è tutto abbastanza agile, ma mi permetto comunque di consigliarti di prenderti del tempo per leggere (e rileggere) il post.

Premessa: Cosa sono il Bullet Journal e il Getting Things Done

Cos’è il Bullet Journal

Taccuino con scritto BuJo

Il Bullet Journal o BuJo è un metodo per vivere la propria vita più consapevolmente. Secondo il suo creatore, Ryder Carrol, attraverso la creazione di raccolte principali e specifiche è possibile “tenere traccia del passato, ordinare il presente e progettare il futuro”. Per iniziare ti basta un taccuino, una penna ed un righello.

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Le basi del metodo Bullet Journal in 7 punti (cos’è, perché, come crearlo e organizzarlo)

Cos’è il metodo Getting Things Done

Sigla GTD

Il Getting Things Done o GTD (in italiano tradotto con “metodo Detto, Fatto”) è un metodo che promette di avere sotto controllo la propria gestione delle cose da fare o, come dice il suo inventore, Allen Carr, “poter dedicare tutta la tua attenzione a qualunque cosa che hai di fronte a tuo piacimento e senza distrazioni”.

Il metodo GTD in dettaglio

Il GTD è un metodo di organizzazione e produttività personale che ti consente di definire gli obiettivi, decidere quale sarà il prossimo passo, allestire un sistema di promemoria affidabile.

Obiettivo - Passi - ToDo

Il concetto a cui ruota tutto interno sono le “cose” ovvero ogni e qualsiasi idea che si possa associare a un “devo”, un “bisogna” o un “farò”.

La teoria si basa sul knowledge work, ovvero l’idea che un compito non è dato ma va determinato attraverso una efficace gestione del flusso di lavoro, il quale a sua volta si articola in 4 passaggi:

  • Raccogliere tutte le informazioni
    Attraverso un processo di brain dump (che può essere più o meno lungo) metti nero su bianco tutti (ma proprio tutti) i pensieri relativi a “cose” (impegni, appuntamenti, dovrei fare, progetti, idee…)
  • Esaminare e organizzare i risultati
    Sostanzialmente si tratta di rispondere alla domanda: “È fattibile?
    In caso di risposta negativa puoi cestinare, rimandare (rubrica prima o poi/forse) o archiviare;
    In caso di risposta positiva devi chiederti “Qual è il prossimo passo?” e poi lo inserisci nella raccolta corrispondente o lo completi subito.
  • Verificare le opzioni
    Si tratta di un’attività di riflessione che può essere svolta periodicamente, solitamente ogni settimana, e in cui analizzi i punti aperti, perfezioni il sistema e aggiornani le liste;
  • Fare (o eseguire le “cose”)
    È il processo con cui scegli come agire.
    Carr suggerisce di suddividere le “cose” in base al contesto (casa, ufficio, al PC, al telefono,…), incrociandolo poi con il tempo a disposizione, il livello di energia il grado di priorità.

Spiegato a parole sembra essere molto complicato, in realtà, se osservi questo schema, il sistema risulta di facile comprensione e attuazione:

Similitudini e differenze

Al di là degli obiettivi diversi, il Bullet Journal ti insegna a vivere con intenzione mentre il GTD ti aiuta ad essere più produttivo. Entrambi i metodi hanno molte similitudini e altrettante differenze. Ma prima di andare ad analizzare praticamente come far convivere i due metodi, credo sia importante capire i punti in comune e le differenze, così da poter scegliere quello che va bene per te (magari anche mixando varie teorie).

Le attività

La prima differenza tra i due metodi riguarda come approcciarti alle attività:

  • Ryder Carrol suggerisce che per svuotare la mente in maniera efficace bisogna scrivere tutto e poi, tramite riflessione serale, ordinare eliminare o archiviare.
  • GTD invece propone di stabilire un limite temporale relativo all’attività (due minuti): se l’attività richiede meno di questo lasso di tempo allora bisogna farla subito, se richiede più tempo la puoi inserire nell’inbox. Questo perché 2 minuti è il tempo per inserire l’attività nell’inbox e quindi eseguendola subito guadagni tempo.
    Trovo che il metodo GTD sia alquanto efficace, da quando ho adottato questa filosofia non mi ritrovo più preso con tantissime piccole cose da fare ed effettivamente riesco a concentrarmi maggiormente su compiti più sostanziosi (e soddisfacenti).

Gli strumenti

Entrambi i metodi concordano sul fatto che è impossibile per la mente contenere tutte le informazioni. Ogni giorno elabori diverse migliaia di pensieri, ai quali si aggiungono altrettanti migliaia di nuovi stimoli con nuove associazioni di idee. Pensare di contenere tutto nel cervello non è fattibile, per cui bisogna aiutarsi con un “contenitore esterno”.

  • Per Carroll il contenitore è un taccuino (il Bullet Journal appunto).
  • Carr non dà precise indicazioni su quale debba essere questo contenitore. Lui suggerisce una cartelletta o una scatola, ma nulla vieta di usare il PC, il telefono o un bloc notes. Anzi, lui quasi sconsiglia l’uso di un taccuino in quanto secondo lui per ogni pensiero ci vorrebbe un foglio o un post -it singolo.

Gli obiettivi

Porsi degli obiettivi è importante per entrambe le filosofie, quello in cui differiscono sono i valori assegnati (tempo vs. quote) e il perché scegli proprio quegli obiettivi:

  • Nel metodo Bullet Journal, Carrol propone un sistema di fissare gli obiettivi secondo il metodo 5-4-3-2-1, ovvero 5 anni, 4 mesi, 3 settimane, 2 giorni e 1 ora.
    Questo esercizio serve per lo più per creare una raccolta di obiettivi in modo da mantenere alta la motivazione e capire verso cosa vogliamo dirigere la nostra attenzione.
  • Nel GTD, Carr propone un sistema basato sulle quote aeree: 15’000 metri e oltre: la vita; 12’000 metri: 3-5 anni; 9’000 metri: 1-2 anni; 6’000 metri le aree di responsabilità; 3’000 metri: i progetti in corso, pista di decollo: le attività.
    Queste quote non servono tanto per stabilire degli obiettivi, ma più che altro per passare in rassegna il proprio lavoro: quest’attività che dovrei svolgere mi aiuta a raggiungere un obiettivo ad un livello più alto? Se si, allora l’attività porterà un beneficio, mentre in caso contrario l’attività ci poterà alla frustrazione in quanto non ha alcun legame con i tuoi obiettivi ed i tuoi valori.

📎 Leggi anche questo post
Obiettivi e Bullet Journal: trova le tue motivazioni, analizza le opzioni e pianifica le azioni

Come trasportare il metodo GTD al BUJO: Raccolta ed esame

Inbox e Daily Log

Il cavallo di battaglia del Bullet Journal è il Daily Log, dove vengono scritti tutti i pensieri e cose da fare, ma anche gli appuntamenti o le scadenze per quel giorno.

Il cavallo di battaglia del GTD è, invece l’Inbox che funge da deposito unicamente per i pensieri in quanto Carr si appoggia ad un’agenda per gestire gli impegni pianificati.

Tuttavia il funzionamento è simile: entrambi i contenitori raccolgono le cose da fare, i pensieri, gli impegni presi durante la giornata. Spetta poi a te riordinare tutto quanto scritto, solitamente a fine giornata.

Le raccolte

I tipi di raccolte

Per esaminare e organizzare le cose, entrambi i metodi abbracciano l’idea delle raccolte.

La differenza sostanziale che il BuJo le suddivide in principali e specifiche, mentre il GTD contempla raccolte basate più sul categorizzare il tipo di attività:

Bullet JournalGetting Things Done
Raccolte principali
Future Log – Monthly Log (- Weekly Log) – Daily Log
Progetti
Elenco dei progetti (con l’obiettivo di avere una visione di insieme)
Raccolte specifiche
Raccolte legate a singoli progetti (Vacanze, Trasloco, Nuovo sito web,…)
Prima o poi/Forse
Idee o cose da fare in futuro prossimo ma che ora non puoi/vuoi portare avanti
 In attesa
Incombenze delegate ad altri o per le quali attendi una risposta
Da fare / To do list
Compiti da svolgere separati in liste organizzate per contesto (a Casa, in Ufficio, al PC, al telefono,…)

Personalmente credo che il sistema proposto da Carr non sia molto fattibile su un Bullet Journal, perché dovresti dedicare una pagina per ogni argomento. Ciò significa che ogni volta dovresti cercare la pagina giusta per il progetto che stai seguendo.

Inoltre, come detto in precedenza il sistema GTD non contempla un’organizzazione temporale, per cui non sapresti dove inserire le scadenze o gli eventi programmati (es. appuntamento dal dentista).

Per queste ragioni, credo che il miglior modo per unire di due metodi sia quello di creare le raccolte principali come da metodo Bullet Journal, usando il daily o il weekly come indicato in precedenza e, in aggiunta, un paio di pagine specifiche secondo il GTD, ovvero la pagina “progetti” e la pagina “prima o poi/forse”:

Pagina progetti

Raccolta Progetti

La pagina progetti ha lo scopo di fornire una visione d’insieme di tutti i progetti passati, presenti e futuri.

Io l’ho strutturata identificandoli con personali o professionali (prima colonna), e aggiungendo altre colonne in coda dove indico a che stadio sono (in corso / prossimo / completo).

Se necessario, puoi anche aggiungere una colonna dove inserisci il numero di pagina in cui trovare la raccolta legata a quello specifico progetto (per esempio l’organizzazione della vacanza, il prossimo post sul blog, ecc.). In questo caso avrai un vero e proprio indice dei progetti.

Pagina prima o poi/forse

Raccolta prima o poi

Nella pagina dei Prima o poi/forse, vengono riprotate tutte quelle cose che dovresti/vorresti fare ma che non hai ancora deciso definitivamente.

Io ho deciso di strutturarla in molto semplice con un titolo e tutte  le voci, le quali vengono inserite come punto elenco.

Carr suggerisce di inserire anche una data di scadenza (da ripotare anche nel future log) in cui dovrai prendere una decisione se trasformare l’attività in un progetto o se eliminarla. Trovo che questo suggerimento sia molto utile, io al momento non ho inserito alcuna data.

In attesa e to-do

Ho invece deciso di non creare una pagina ad hoc per le cose in attesa né per i to do (liste pro-memoria), in quanto le ho integrate nel weekly o nella raccolta specifica del progetto.

Come conciliare i due metodi in pratica

Per prima cosa guarda come funziona il GTD:

Schema metodo GTD

Poi, partendo dal GTD, mantieni lo stesso flusso e domanda, ma fai alcune modifiche alle raccolte:

  • il daily log diventa il tuo inbox;
  • al posto di un’agenda esterna, usi il future log ed il monthly log;
  • le raccolte progetti e prima o poi diventano delle raccolte specifiche.

Così facendo, il flusso diventa così:

Schema come implementare il metodo GTD nel BuJo

A seconda di quale raccolta temporale usi, se un daily log o un weekly log, il metodo può essere implementato in modo differente.

  • Se usi il daily log, puoi usare la pagina anche come “inbox” del metodo GTD. Tutte le voci che scriverai, poi le riporterai nelle raccolte corrispondenti a fine serata.
  • Se invece, come me, usi il weekly log, utilizzando due pagine affiancate puoi integrare la gestione del flusso di lavoro di entrambi i metodi.

📎 Leggi anche questo post
Visione settimanale vs. diario giornaliero (weekly spread vs. daily log): scegli il sistema perfetto per il tuo Bullet Journal

Come vedi qui sotto, io che uso il weekly, ho optato per una versione ibrida dove a destra sono segnati i giorni, mentre a sinistra uno spazio vuoto ad uso inbox delle colonne per “smistare” le cose durante la riflessione serale.

Il vantaggio di questo layout è che riesci ad avere una visione settimanale, per cui volendo la riflessione puoi effettuarla una volta alla settimana (come suggerisce Carr).

Weekly + Inbox Overview

Verifica: La Riflessione

  • Nel Bullet Journal esistono tre tipi di riflessioni: quella giornaliera, quella mensile e quella annuale.
  • Nel GTD invece viene proposta una riflessione settimanale e, dato che si tratta di un metodo usato più in ambito professionale, suggerisce di farla il venerdì pomeriggio. Carr non esclude tuttavia di inserire altri tipi di riflessione periodica ma senza fornire esatte indicazioni, perché secondo lui ognuno dovrebbe stabilire un termine secondo il modo in cui si organizza.

Fare: Prossimi passi vs. Sprint

Il Metodo Bujo propone di scomporre i progetti per sprint, mentre il punto di partenza del GTD è chiedersi sempre qual è il prossimo passo da compiere.

Trovo che il sistema GTD sia ottimo per dare il calcio d’avvio. Se hai un progetto a cui devi lavorare e non sai bene come approcciarti, porti questa domanda potrebbe chiarirti le idee, tuttavia per progetti complessi identificare da subito gli sprint ti aiuta a mantenere alta la motivazione e avere una road map chiara e definita.

Per esempio, nel mio progetto della tesi che sto seguendo per il corso WPM, ho integrato i due progetti dapprima suddividendo il progetto in sprint e per decidere come continuare mi sono posto la fatidica domanda.

📎 Leggi anche questo post
7 consigli per creare to do list (lista di cose da fare) che funzionano davvero

E adesso tocca a te!

In questo lungo post ti ho mostrato come trasportare il metodo GTD sul tuo Bullet Journal, cercando di applicare entrambe le filosofie pur mantenendo una struttura chiara ed agile. Questo però non ti impedisce di apportare delle modifiche: puoi per esempio restare più fedele al Bullet, non usando le liste “in attesa” o “to do” nel weekly, oppure puoi decidere di applicare il GTD alla lettera, scorporando la parte temporale dal Bullet per esempio usando solo il future log e riportando gli appuntamenti a breve in un agenda (magari sul cellulare).

Se hai domande o semplicemente vuoi farmi sapere com’è andata commenta pure qui sotto.

Hai già provato a implementare il metodo GTD sul Bullet Journal?
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Il Bullet Journal lo uso per i miei compiti quotidiani: annotarmi gli impegni, i menu settimanali, i temi e i post per il Blog, liste to do, per fare Brain Dump o tenere traccia di un’abitudine per raggiungere un obiettivo.

Eppure questo semplice taccuino può essere veramente versatile e, con un po’ di impegno e un po’ di apertura mentale, puoi usarlo un po’ per tutto, anche al lavoro o, perché no? Usarlo proprio per cercare un nuovo lavoro!

Visto il successo del Finance Log, altra raccolta molto specifica, ho pensato di scrivere un post proprio per aiutarti a cercare un nuovo lavoro. Mai come in questa occasione credo che il metodo mostri la propria essenza permettendoti di focalizzare l’attenzione su ciò che è importante per te.

Obiettivo: trovare un lavoro

Cambiare e cercare lavoro è impegnativo e richiede parecchio sforzo. In un qualche post o articolo ho letto che per alcuni è addirittura paragonabile ad un trasloco. Effettivamente cambiare professione ci fa uscire dalla nostra comfort zone e ci mette in una posizione di vulnerabilità (nuove persone, nuove sfide, nuovi colleghi) ma, parallelamente, ci permette di crescere e di migliorarci. Soprattutto dopo un no, spesso si rivedono le proprie strategie e si cerca sempre di fare un passo più in là, talvolta anche in direzioni diverse da quelle che avremmo immaginato.

Tutto questo deve essere fedelmente riportato nel Bullet Journal, solo così potrai effettivamente riuscire a “tenere traccia del passato, ordinare il presente e pianificare il futuro”, anche se riguarda “solo” la carriera. Il set up per il BuJo quando si cerca lavoro è sicuramente impegnativo, in quanto richiederà diverse pagine (nel mio esempio sono 4) ma sarà un prezioso alleato che ti farà comprendere quanta strada hai fatto.

Partiamo quindi con il nostro set up!

Primo pass: Audit con check list e brain storming

La prima cosa da fare è definire da dove parti e dove vuoi arrivare, si tratta quindi di fare quello che in termine tecnico si chiama audit per poi chiarire i tuoi obiettivi.

Per fare questo puoi utilizzare due metodi: una lista e un brain storming.

Inizia dalla lista, ovvero crea una check list. Qui inserirai tutto quello che abbiamo bisogno per inviare una tua candidatura ad un potenziale datore di lavoro:

  • Curriculum Vitae aggiornato
  • Lettera di motivazione
  • Certificati di studio
  • Certificati di lavoro
  • Altri diplomi (formazione continua, corsi online,…)
  • Altri documenti rilasciati da istituzioni (copie documento identità, estratti vari,…)
  • Documenti di portfolio (fotografie, progetti, schizzi, esempi di articoli di giornale, …)

Visto che oggigiorno il 90% delle candidature vengono presentate online e i tempi si sono fatti più stretti (ho visto concorsi pubblicati il venerdì sera e chiudersi alla domenica!) è importante sapere anche dove sono archiviati tutti i documenti, in modo da averli subito a portata di mano.

Questo è il mio esempio di check list:

Check List documenti

Passiamo poi alla fase di brain storming, dove esaminerai tutti i punti sui quali andrai poi a costruire la tua candidatura. Si tratta di fare un elenco di voci riguardo a chi sei, cosa desideri e chi dovrebbe essere il tuo futuro datore di lavoro.

  • Chi sei tu
    Scrivi il tuo « perché » e la tua storia, i tuoi valori, le tue abilità e competenze (le hard e soft skills), i tuoi interessi e hobby, 3 punti positivi e 3 punti negativi, insomma tutto quanto ti potrebbe aiutare a svolgere al meglio le mansioni del tuo futuro lavoro.
  • Cosa desideri
    Pensa al lavoro dei tuoi sogni, come sarebbe? Cosa ti piacerebbe fare? Pensa ad una giornata tipo, pensa ad un luogo e a delle facce. Cosa ti appassiona? Cosa ti entusiasma? Cosa, del lavoro che hai ora o che hai appena lasciato, non ti piaceva? Chi o che cosa cosa cambieresti?
  • Il tuo datore di lavoro
    Quali sono le tue aspettative? Che azienda stai cercando? Grande o piccola? Locale o internazionale? Quanto deve essere vicina a casa? Sei favorevole all’home office o vuoi avere il tuo ufficio? Sei disposto a viaggiare? A cosa non potresti rinunciare mai? Tutte queste domande sono importanti perché ti consentono di mettere a fuoco eventuali punti su cui non sei disposto a scendere a compromessi.
Punti candidature

In questa fase è importante inserire tutte le idee che ti vengono in mente, è un vero e proprio brain dump tarato sulla tua carriera. Dopo aver messo nero su bianco tutto quanto, concediti una pausa, poi inizia a riordinare le idee: puoi aiutarti con una seconda check list, oppure puoi optare per una mind map.

Questo lavoro, all’apparenza superfluo, serve in realtà a chiarire chi sei e cosa vuoi e fungerà da bussola tornasole, o come dice Simon Sinek, sarà il tuo test del Sedano.

La parte operativa: usiamo un tracker

Ultimata la fase di audit, ora sei pronto per iniziare la nostra ricerca di lavoro, ma prima è necessario costruire un tracker che ti aiuti a tenere traccia delle candidature, soprattutto quando se ne inviano parecchie, ma anche per non fare confusione tra le varie posizioni a cui aspiri.

A seconda dei tuoi gusti, puoi scegliere una tabella più o meno semplice (ricordati però che più elementi inserisci, più dovrai spendere tempo a riempirla).

Io ho optato per una variante semplice con poche informazioni:

Azienda   /    Posizione   /   Persona di contatto   /   Inviato il   /   Risposto   /   Colloquio   /   Osservazioni

Tracker Candidature

Hai individuato una posizione che ti interessa?

Fantastico, allora valuta se corrisponde alla tua persona, ai tuoi desideri e al tipo di datore di lavoro, sfruttando le informazioni che hai riportato nell’audit iniziale.

Attenzione: sappi che non esiste il lavoro perfetto, per ogni posizione ci saranno uno o più elementi con i quali dovrai scendere a compromessi, pondera bene a cosa puoi rinunciare e a cosa no.

La preparazione al colloquio

Dopo aver inviato le tue candidature, prima o poi (si spera più prima che poi) ti arriverà la fatidica chiamata al colloquio, l’occasione in cui ci si conosce con il recuiter e/o il futuro superiore. Sulla base di chi condurrà il colloquio puoi trovarti ad affrontare domande più legate alla tua persona oppure più tecniche legate al lavoro che svolgerai.

Anche per prepararti al colloquio ti potrai appoggiare al lavoro fatto in precedenza con l’audit. Online si trovano, infatti, tantissimi siti che propongono domande tipo e che illustrano il processo, il mio consiglio è di visitarne un paio e prepararti su quelle domande, sfruttando le informazioni che già possiedi. Puoi anche decidere di dedicare alcune pagine ad esse sul tuo Bullet Journal, dove annoterai domande e le relative risposte.

Se riuscirai a catturare l’attenzione (e te lo auguro, proseguirai il processo di selezione con uno o due colloqui. Anche per la preparazione di questi nuovi incontri puoi usare lo stesso procedimento.

Altri usi/sezioni

Fino a qui ti ho mostrato come applicare un metodo per cercare lavoro e lo abbiamo adattato al BuJo, in realtà, le possibilità di utilizzo sono infinite:

  • Puoi creare una sezione di “riassunto” del tuo CV (tipo mappa mentale) da utilizzare come aiuto durante il colloquio. (Una volta, in passato, ho fatto così ed è stato molto apprezzato.)
  • Crea uno spazio per le tue riflessioni, dopo una risposta negativa a colloquio terminato, così facendo saprai cosa migliorare la prossima volta;
  • Se usi LinkedIn, crea un tracker per i tuoi post legati alla tua attività lavorativa;
  • Appuntati notizie interessanti relative al tuo settore e che potrebbero farti comodo nel corso di un intervista.

E ora tocca a te!

Come vedi il bullet journal è un supporto altamente versatile che può tornarti utile anche quando desideri una nuova sfida professionale. In questo post ho illustrato alcune idee per organizzarti e non perderti tra concorsi, candidature, risposte e colloqui con la speranza che questi consigli ti aiutino a trovare presto il lavoro dei tuoi sogni.

Se hai delle domande, o se vuoi condividere la tua esperienza nel cercare lavoro con il Bullet commenta qui sotto.

Buona ricerca!

Sin da piccolo sono sempre stato affascinato dal cervello e, se avessi studiato medicina, sicuramente sarei diventato un neurologo o un neurochirurgo. Ciò che mi entusiasma è la sua camaleontica capacità di gestire e coordinare non solo il mondo fisico come gli organi, gambe e braccia, ma il saper anche svolgere funzioni superiori come parlare, pensare, ricordare.

Proprio la memoria è il tema centrale di oggi e, in particolare, uno strumento molto utile in molti aspetti della vita, ovvero la mind map (o mappa mentale).

Da sempre siamo stati abituati a prendere appunti e a ricordarci le cose scrivendo, magari con lunghe frasi. I quaderni di scuola ne sono un esempio: pagine e pagine di appunti, tanto da poterli pubblicare come se fossero un libro. Ma se ti dicessi che esiste un metodo più facile ed efficace per organizzare le idee e ricordarle meglio?

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I vantaggi di una mind map

La struttura del nostro cervello è divisa in due emisferi i quali sono composti da neuroni tra di loro collegati a rete.

Ogni emisfero, poi  ha caratteristiche proprie e processa i dati in modo diverso, senza entrare troppo nel dettaglio possiamo dire che la parte destra analizza le interezze e svolge un ruolo più artistica, mentre la parte sinistra si concentra più sui dettagli ed è più logica.

Quindi utilizzando una mind map attraverso il pensiero radiante, riproduciamo i concetti esattamente seguendo la struttura del nostro cervello sfruttando il naturale processo di associazione dei concetti. Non solo, permettiamo ad entrambi gli emisferi di processare le informazioni, attraverso singole informazioni ma anche una visione generale, la mappa appunto. In ultimo (bonus!) rendiamo gli appunti invitanti e divertenti, cosa che ci porta a voler studiare (di questo non sono certo, ma sembra che sia così).

Al contrario, le note lineari e standard limitano l’uso del nostro cervello in quanto sfruttano solo un emisfero, rendendo difficile ricordare tutti gli aspetti e non fornendo una gerarchia chiara.

Anatomia di una Mind Map

Una mind map (o mappa mentale) è una tecnica grafica per ordinare le idee con 4 caratteristiche:

  • Il focus è concentrato in una parola o immagine centrale;
  • I temi associati al soggetto radiano, attraverso delle linee, dalla parola o immagine centrale;
  • Le linee possono anche comprendere delle immagini o parole chiave associate alla linea. Solitamente argomenti di minore importanza sono collegati ad un livello superiore;
  • Le linee devono formare una struttura nodale interconnessa.
Anatomia Mind Map
Anatomia di una mind map: tutti gli elementi

Sfruttare le immagini

Nelle mappe mentali è importante utilizzare le immagini (p.es. i doodle) in quanto sono uno strumento molto potente che permettono di legare le informazioni sfruttando le nostre rappresentazioni mentali di quello specifico concetto.

Non solo, è ampiamente riconosciuto che le informazioni processate attraverso più sensi restano maggiormente impresse nella memoria: attraverso l’uso di disegni si utilizzano quindi abilità visive e tattili, oltre che ad abilità emotive e cognitive.

Le leggi delle mind map

Nel loro libro, “Mappe Mentali”Tony e Larry Buzan dicono che le mappe mentali, per essere efficaci, dovrebbero seguire determinate regole, suddivise in tecnica, layout e raccomandazioni.

Per i nostri scopi ci basterà fare attenzione ad alcune di esse ed in particolare:

  • È  importante poter giocare con colori, le dimensioni, le forme, i caratteri e gli spazi per enfatizzare le percezioni sensoriali.
  • Impara ad associare i concetti, usando linee, frecce e colori per collegare i vari elementi
  • Usa parole chiave, immagini semplici e contenitori, lascia sufficiente spazio, in modo da avere una mappa chiara e di facile consultazione;
  • Dai un ordine e un senso utilizzando diverse grandezze, questo ti permette di stabilire una gerarchia tra i concetti più importanti e quelli meno
  • Rivedi periodicamente la tua mappa mentale per fissarla nella memoria
Infografica Mind Map

Le mappe mentali possono avere infiniti usi e nel loro libro gli autori ne evidenziano ben 11, tra le quali l’auto analisi, il problem solving, l’uso come diario o a supporto dello studio, per lo storytelling,elaborare i pensieri, per l’insegnamento, le riunioni, presentazioni e perfino nella gestione di un’azienda!

Sarebbe impossibile illustrare tutti questi esempi e qui ho preferito concentrarmi sull’organizzazione delle idee, sul pensiero creativo e come supporto per prendere le decisioni.

Il mio uso delle mappe mentali: abbinamento con il brain dump

Sono un grande fan del brain dump, perché come spiegato nel mio post dedicato, mi permette di svuotare la mente. In periodi in cui 1000 idee e altrettante cose da fare questa pratica mi aiuta a ristabilire l’ordine.

📎 Leggi anche questo post
Tutto quello che c’è da sapere sul Brain Dump (o svuota mente): Cos’è, perché e come farlo

È proprio per ristabilire l’ordine dopo aver svuotato la mente che uso una mappa mentale: così facendo riesco a trovare collegamenti tra i vari elementi e, alla fine, ho una visione d’insieme di cosa devo fare o sviluppare.

  1. Leggo con attenzione quanto scritto nel Brain Dump e poi riporto tutte le parole chiave sparse sul foglio (o sul bullet journal);
  2. Cerco di trovare delle connessioni tra le parole, magari aiutandomi con dei colori, questo aiuta nel caso più parole si collegassero a parole diverse;
  3. Rivaluto la mappa mentale nel suo insieme: ci sono elementi da aggiungere (p.es. doodle) per aiutarmi a chiarire la struttura? Posso aggiungere delle mini to-do list per aiutarmi a capire come arrivare a quell’obiettivo o a svolgere quel compito?
Mind Map & Brain Dump
Abbinamento Brain Dump con Mind Map

Mappe mentali per il pensiero creativo

Se non ti piace o non hai mai fatto un brain dump, puoi valutare di utilizzare solo le mappe mentali per l’intero processo. Così facendo otterrai tutti i vantaggi (ovvero generare nuove idee, catturare e riorganizzare le idee in modo non convenzionale e pianificare in modo creativo), ma utilizzando un solo strumento.

Vediamo come:

  1. Realizza velocemente una prima mind map con al centro la parola/immagine su cui ti vuoi focalizzare. Inizia a collegare ogni singola idea associata a quella parola. Per circa 20 minuti, lascia andare le idee e scrivi tutto quanto viene collegato ad essa, anche le cose più assurde.
  2. Concediti una piccola pausa, poi prendi un nuovo foglio e realizza una nuova mind map, dove potrai iniziare a dare una struttura identificando delle parole chiave da enfatizzare, dove potrai rivedere le associazioni e dare un senso anche agli elementi che appaiono più stupidi o assurdi.
    In questa fase vedrai che nella prima mappa alcuni di questi elementi si ripetono in aree diverse. Queste ripetizioni sono un segnale che quell’elemento influenza diversi aspetti dell’argomento ed è importante nella tua visione delle cose. Questo suggerisce di dedicare più tempo a questi elementi ricorrenti in quanto sono proprio questi che potrebbero suggerirti nuove associazioni o usi.
  3. Passa alla fase di incubazione, in cui fai un’altra pausa, più lunga e possibilmente facendo altre cose che non richiedano grossi sforzi mentali;
  4. Grazie alla pausa ora riesci ad avere una nuova prospettiva e sei pronto per la seconda revisione della mappa. Considera tutte le informazioni emerse dalle prime due mind map e disegnane una terza, così da consolidare ulteriormente gli elementi.
  5. Ultimo step: in questa fase puoi rivedere le tue soluzioni.

Questa tecnica può essere adattata anche ai gruppi: dopo un primo brainstorming individuale, ecco che i passi successivi possono essere eseguiti in piccoli gruppi, così da favorire lo scambio di idee.

Mappe Mentali per prendere le decisioni

Un’ultimo uso delle mind map si riferisce al prendere le decisioni. Spesso quando sei in balia di un dubbio (p.es. cambio lavoro o resto qui? Compro casa o sto in affitto? Compro un’auto nuova o mi tengo la vecchia?) non si riesce a ragionare a mente lucida, perché continuano a balzarci in testa nuovi punti a favore o contro, ma senza averli analizzati davvero. Come bolle di sapone arrivano e se ne vanno, lasciandoti sempre più confuso.

Dando, invece, concretezza al pensiero e riportandolo su una mappa mentale ecco che sarari in grado di ragionarci in maniera approfondita senza lasciarti trasportare dal momento.

Non solo una mappa mentale ti permette anche di valutare attentamente i criteri da rispettare, perché le decisioni non sono mai lineari (Si/No) ma passano attraverso degli stadi. Questo modo di procedere è più facile rispetto all’analisi delle opzioni e, solitamente, si usa quando la risposta è semplicemente SI/NO.

Per esempio, decidere se andare in vacanza a Pasqua è solo il primo step. Poniamo che abbiamo risposto affermativamente, bisognerà decidere dove: In una città? Al mare? In montagna? Questa decisione si incrocia con il mezzo di trasporto: aereo, automobile, treno. Entrambe si incrociano con le possibilità di alloggio: casa, hotel, campeggio… E così via.

Una mappa mentale, non ti aiuterà unicamente a prendere una decisione (SI/NO) ma ti aiuterà anche a tenere in considerazione tutti questi fattori che seguono dopo la scelta.

Mind Map Decisioni SI/NO
La mia Mind Map per decidere se comprare un Mac

E ora tocca a te

Le mappe mentali ti consentono di riprodurre le informazioni sfruttando la naturale conformazione del nostro cervello. Grazie a questo, è possibile utilizzarle in diversi contesti, sia personali che professionali.

Io le uso per riordinare le idee dopo un brain dump, ma ho trovato altri due usi interessanti: a supporto del pensiero creativo e per prendere delle decisioni.

Tu hai già usato una mind map?
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Ebbene si, sono passato al lato oscuro.

Ho ceduto al fascino del digitale e per il 2021 avrò un Bullet Journal Digitale.

Ma cos’è un DigiBujo? E come crearne uno?

Cos’è un Digital Bullet Journal

Un Digital Bullet Journal è semplicemente un Bullet Journal su tablet e per scrivere ti serve una pencil e un app per prendere appunti, come Goodnotes, Notability o Noteshelf, all’interno della quale avrai caricato tutte le tue raccolte che ti servono. Io utilizzo un iPad Air, apple pencil 1 e l’app Goodnote.

iPad Air + Apple Pencil 1
Il mio ipad Air con Apple Pencil

Preservare il metodo originale

Negli ultimi tempi ho notato che nei vari app store vengono pubblicizzate (e consigliate) alcune app che si propongono di sostituire in tutto e per tutto il Bullet, anche se in realtà vanno contro al metodo originale perché è già tutto pre-impostato e poco personalizzabile.

Nel libro si paragona, infatti, un taccuino ad una cassetta degli attrezzi. In quanto tale,  la personalizzazione e la flessibilità sono due caratteristiche fondamentali, le quali devono essere mantenute anche in digitale.

Per questa ragione, per rimanere un autentico Bullet Journal, l’unico cambiamento rispetto ad un BuJo su carta deve essere il supporto, ovvero usare un tablet anziché un taccuino. Se e usi una delle app come Goodnotes, Notability o Noteshelf, ti troverai un vero e proprio taccuino digitale!

Differenze con l’App Ufficiale Bullet Journal

Esiste anche un app ufficiale del Bullet Journal, chiamata Companion App, ma che, per preservare il metodo, non va a sostituire il taccuino.

Le funzioni presenti sono tre:

  • Tracker reflection – ovvero un tracker per le riflessioni con possibilità di aggiungere delle foto dei tuoi appunti
  • Quick log – per inserire note volanti se non hai il tuo taccuino con te (che poi sono da riportare, perché dopo 72 ore si autocancellano)
  • Digital backup – uno spazio in cui puoi fotografare alcune pagine del tuo bullet (quelle che ti servono più spesso) per averle sempre con te.

Come creare un Digital Bullet Journal

Oltre ad un iPad e un’Apple Pencil c’è bisogno di un app per prendere appunti.

Io uso Goodnotes e trovo che sia una soluzione fantastica: infiniti taccuini, carta bianca, puntinati, righe o quadrati, sincronizzazione sui vari dispositivi. L’unico neo è che funziona solo su supporti apple (iPhone, iPad e Mac) ed è in vendita per 7.99$ (credo 7.99€), senza prova gratuita.
Io la sto usando anche per prendere appunti a scuola e devo ammettere che è fantastica.

Per creare il tuo bullet journal ci sono due soluzioni:

  • puoi farlo direttamente dall’app (come faresti con un normale taccuino) oppure
  • puoi impostare le tue pagine utilizzando programmi esterni (come Powerpoint, Illustrator o Procreate) e poi importarli in formato PDF.

Se non sei pratico o non desideri creare le raccolte da zero, su Esty ci sono diversi venditori che offrono Bullet Journal ed planner digitali con prezzi variabili a seconda di quanto sono complessi.

Personalmente, sia perché conosco già alcuni programmi, sia perché desidero includere le raccolte che servono a me e impostate secondo il mio gusto, ho optato per crearmi le mie raccolte tramite Adobe Illustrator.

Per il resto, tutto funziona come su un bullet analogico: crei le raccolte principali (indice, future log, monthly log e daily log o weekly spread) e quelle personali, oltre agli habit tracker.

Perché passare al digitale?

La scorsa primavera ho deciso di comprarmi un tablet nuovo (avevo ancora un iPad 1 del 2009) così da poter avere un alternativa al PC per lavorare, leggere, per scrivere i post per il blog senza dover fare tutto sul minuscolo schermo del telefono.

Dato che l’iPad me lo porto ovunque, da subito ho notato che ero sempre in giro con entrambi i supporti (tablet+bujo) con il risultato che il mio zaino pesava il doppio. Se poi, come proposto nel metodo Getting Things Done, cerchi un unico posto dove tener tutto, allora il tablet è la tua soluzione.

Quindi qando è arrivata l’ora di migrare, ho deciso che avrei provato con un iPad, vista anche la possibilità di continuare l’attività di bullet journaling mantenendo così il metodo invariato.

Ulteriore bonus è il fatto che Goodnotes esiste anche in versione per iPhone. Chiaramente non posso fare modifiche o aggiunte perché l‘apple pencil non funziona (e lo schermo è troppo piccolo), ma per lo meno posso consultare il mio bullet anche on the go.

Oltre a queste considerazioni del tutto personali, leggendo nei vari blog di digital bullet journalist si accennano anche ai seguenti vantaggi:

  • Per i più precisi e perfezionisti, con un Bullet Journal in versione digitale non si ha più a che fare con sbavature né con ghosting;
  • Per chi cambia molti taccuini durante l’anno, il DigiBujo offre infinta flessibilità: nessuna limitazione a 150 o 190 pagine, nessun “calcolo degli spazi” o limiti per le raccolte. È possibile creare una pagina per degli appunti e poi cancellarla se non serve più, è possibile spostare le pagine e raggrupparle (e senza impazzire a cercare le pagine nell’indice!);
  • Per i green, l’uso di un tablet dovrebbe essere più eco-friendly in quanto vi è meno spreco di carta. (Personalmente non ne sono convinto, perché i componenti per creare un ipad non sono proprio bio ed ecologici, così come non lo è l’elettricità per ricaricarlo).
  • Se utilizzi altre app di supporto (gestione password, gestione progetti, ecc.) avrai ancora più vantaggi, perché avrai davvero tutto in un unico posto.

Accanto a tutti questi vantaggi, c’è un unico grande svantaggio: un iPad, per quanto bello esteticamente e funzionale, non ha il fascino di un taccuino su carta. Sentire la carta sotto le proprie dita, l’odore, il rumore della penna che scorre, tutto questo non c’è.

L’esperienza di Sara

Sara è una digital bullet journalist che da oltre due anni che pubblica spesso i propri lavori sul gruppo Facebook dedicato al BuJo. Così l’ho contattata tramite un messaggio chiedendo se fosse disposta a raccontarmi la sua esperienza, rispondendo a queste tre semplici domande:

  • Perché hai iniziato con il DigiBujo?
    Mi sono avvicinata al bullet journal perché volevo creare qualcosa di utile e bello allo stesso tempo e per sbloccare la mia creatività. Ma dopo due anni ho notato che il cartaceo non mi ha resa migliore, né dal punto di vista creativo, né da quello organizzativo e lo abbandonavo spesso, perché non avevo voglia.
    Allora sono passata al Bullet Digitale e quando ho iniziato preparavo le decorazioni sul mio vecchio tablet con l’aiuto di una penna digitale, per poter fare cose più precise, ma era pur sempre un Android e non mi permetteva di fare un granché.
  • Dimmi il più grande svantaggio e il più grande vantaggio di usare un DigiBujo
    Il vantaggio di usare un’agenda digitale non è uno solo, ma tanti: posso avere la mia agenda su qualsiasi dispositivo, posso avere spazio infinito (se non c’è me lo creo) e la cosa che adoro di più è poter condividere ciò che ho creato con chiunque, ed esattamente ciò che ho fatto io non una copia malconcia o un’ispirazione.
    Di svantaggi non ne ho trovati, forse a qualcuno potrebbe mancare carta e penna, ma oltre a quello non ho notato nessuno svantaggio.
  • Cosa usi per creare il tuo DigiBujo?
    ” Dopo la mia esperienza con Android, ho comperato un iPad 10.2 e la Apple Pencil di prima generazione, poi ho scaricato ciò di cui avevo bisogno per sprogionare il massimo della mia creatività: le app Procreate e Goodnotes (entrambe a pagamento). Da allora continuò ad usarle giornalmente, e ancora non me ne pento.”

Puoi trovare video di sara su TikTok: @sara.fullmoon

E ora tocca a te!

In questo post abbiamo parlato di cos’è un Digital Bullet Journal, di come crearne uno, dei vantaggi e qualche esperienza.

Ti ho convinto a passare al bullet journaling digitale? Oppure hai deciso di rimanere fedele al tuo taccuino?

Raccontami il tuo pensiero commentando qui sotto.

Quale tipo di bullet preferisci?
VOTA

Abbiamo appena fatto la migrazione annuale (o almeno per chi si attiene al metodo originale).

Questo è stato il momento in cui tutti i nodi vengono al pettine, è un momento in cui ci siamo fermati a riflettere su cosa va e cosa non va nel nostro Bullet Journal.

Quali raccolte sono necessarie e quali inutili?
Quale layout porterò nel nuovo anno?

Come dice Carroll nel suo libro […]“fate migrare soltanto le tecniche ed i contenuti (grandi o piccoli che siano) che si sono dimostrati preziosi e lasciatevi alle spalle tutto il resto”.[…]

Purtroppo, per alcuni, il cambio di taccuino va a braccetto anche con l’avere dubbi in merito ad errori che abbiamo commesso nel nostro percorso, i quali possono sfociare addirittura nella domanda se ne vale veramente la pena di continuare con il Bullet Journal.

In questo post ho deciso di raccogliere gli errori più comuni che si compiono quando si tratta di bullet journaling, alcuni serviranno ai principianti, altri ai più navigati, di sicuro ognuno troverà il proprio errore personale.

Errore 1 – Focalizzarti troppo sugli strumenti

Che tipo di taccuino?
Quante penne e di che marca?
Devo usare i washi tape?
Avrò bisogno di stencil?

Gli strumenti sono sicuramente importanti, ma non fondamentali.
Io ho iniziato a fare bullet journaling usando una penna e un semplicissimo quaderno scolastico a quadretti, perché volevo provare e non sapevo se il metodo mi “avrebbe preso”. (Ripensandoci ora fa un po’ ridere…)
Ancora adesso io uso pochi strumenti: matita, penna, righello e pennarelli.

Ti consiglio di valutare la tua situazione: sei una persona a cui piace disegnare? Avere tanti pennarelli o addirittura degli acquarelli potrebbe avere un senso. Se hai la passione della calligrafia credo che avere alcuni brush pen siano adatti, se adotti uno stile minimal invece una penna, una riga e un paio di pennarelli per aggiungere un po’ di colore sono più che sufficienti.

Ricordati che sono solo strumenti e che devono supportare la tua attività.

Errore 2 – Guardare troppo cosa fanno gli altri

È giusto cercare ispirazione, ma è meglio valutare cosa serve a te.

Io, per esempio, rispetto al daily lo preferisco il weekly spread e nel mio weekly ho assolutamente bisogno del menu settimanale da pianificare, per cui adatto eventuali weekly al mio bisogno.

All’opposto, se non ti trovi con un layout è meglio che tu cambi, provane uno, due o tre, ma sii critico: cosa non ti è piaciuto in questi? Cosa, invece, hai adorato? Metti insieme, unisci, togli, aggiungi…

Il bello del Bullet Journaling è che è un metodo flessibile e si adatta alle esigenze ognuno di noi. Il mio consiglio è quindi di prendere ispirazione da quello che vedi sui social ma poi di decidere quali elementi hai assolutamente bisogno, con quali layout ti trovi meglio (p.es. a colonne o a righe) e poi cercare di unire tutti gli elementi.

Errore 3 – Spread troppo complicati

Quando si tratta di abitudini, è importante che la ricompensa sia immediata.

Se costruisci dei layout troppo complicati, quasi sicuramente ti scapperà la voglia. Cerca di restare sul semplice e non esagerare.

Anche sul numero di habit tracker da avere, si consiglia di averne pochi, se no passerai la giornata a riempire tracker. Meglio un gratitude log o mood tracker fatto con costanza che una tabella vuota con 10 tracker e 3 righe riempite.

Io non sono un amante dei tracker perché pecco di costanza, ma visto che ho deciso di rimettermi in forma ora tengo un semplice fitness tracker per segnarmi i progressi.

Errore 4 – Dimenticarti perché usi un Bullet Journal

Esigere che ti dedichi all’attività di bullet journaling quotidianamente non è possibile né corretto.
Io stesso ci sono dei giorni in cui non lo guardo nemmeno. La vita è fluida e nessun giorno è uguale al precedente.

Tuttavia, se abbandoni il tuo Bullet Journal per troppo tempo, probabilmente c’è qualcosa che non va. Magari non ti trovi bene con il layout che hai scelto, forse ci sono delle raccolte che ti sono inutili o magari hai troppi pensieri e non riesci a riordinarli.

È una fonte di gioia e di relax o ti causa stress e ne sei insoddisfatto? La flessibilità per alcuni va bene, per altri, invece è stancante. Per alcuni costruire i layout è stimolante, per altri solo una perdita di tempo.

Prova a fare un passo indietro e chiederti perché hai deciso di iniziare a tenere un Bullet Journal, valuta se realmente ti serve, ripassa le basi e prendi la tua decisione. 

Errore 5 – Evitare il digitale

Vero che il metodo è descritto come “analigico in era digitale”, ma non è che il digitale sia satana in persona.

Io mi trovo bene con il taccuino, ma da quando ho l’iPad, il tutto si è fatto più immediato: zero problemi di pagine, zero problemi di lasciarlo a casa (o portarlo in giro), tutto a portata di dito… Insomma una pacchia!
(Per il 2021 sono migrato completamente ad un DigiBujo, così da avere sempre tutto con me).

Ad ogni modo, io credo che analogico e digitale debbano essere complementari: senza uno dei due riuscire a vivere diventa difficile e, a meno che uno non sia un fanatico del metodo, direi che il punto di incontro si possa trovare. Ti dirò di più, io affinaco il mio taccuino a diverse app che, secondo me, suppliscono alle mancanza dell’analogico.

Ti trovi meglio a gestire gli appuntamenti con Google Calendar?
Preferisci tracciare le tue spese con Excel?
Usi un app per i to do?
Tutto questo va benissimo, finché va bene per te. Ricordati che il Bullet Journal è personale. E come tale, sei tu che decidi come usarlo.

Digital Bullet Journal: Taccuino + iPad

Errore 6 – Pensare che sia un metodo per organizzarsi

No, non è un metodo per organizzarsi. Il Bullet Journaling è un’attività per poter vivere più consapevolmente. Esistono altri metodi, come il Getting Things Done, per essere più organizzati. In questo caso, si tratta di dare un senso alla nostra vita.

Come dice Carroll nel libro “Il metodo Bullet Journal vi permetterà di ottenere più risultati, lavorando su meno cose. Aiuta ad identificare ciò che è davvero importante e a concentrarsi su di esso, eliminando ciò che invece è privo di significato”

Per questa ragione devi scegliere accuratamente cosa includere nel tuo BuJo: per questo esistono i brain dump e le riflessioni, per questo si fanno le migrazioni. Per questo consiglio di scegliere pochi tracker, poche raccolte e poche liste di cose da fare. Tutto quanto includi nel tuo BuJo deve servire a te per rendere significativa la tua vita e raggiungere gli obiettivi che ti sei posto.

Errore 7 – Dimenticarsi le basi

copertina libro metodo bullet journal

Presi come siamo da stimoli, nuovi modi di usare il bullet, festività e anniversari che spesso ci dimentichiamo le basi. Eppure qualche volta ripassare le basi non può che farci bene, giusto per ricordarci come funziona.

Per esempio, scrivendo il post relativo al daily vs. weekly ero convinto che la contrapposizione fosse giornaliero vs. settimanale e, invece, Carroll contrappone la versione settimanale alla mensile!

Quindi ho dovuto rivedere l’articolo in modo da includere anche questo elemento.

In ogni caso, io credo che qualche volta una rilettura ai concetti base non possa che farci bene, ancora di più quando dobbiamo effettuare la migrazione annuale.

E ora tocca a te!

Ecco qui una breve carrellata degli errori che si commettono nell’uso del metodo.
Questo accade perché il metodo è flessibile e, come tale, non esistono regole chiare e precise per tutto.

Io credo che quando si commette un errore, l’importante sia non lasciarsi trascinare, ma capire cosa non ha funzionato e trovare una migliore alternativa.
Da parte mia posso dire che ho commesso tutti e questi 7 errori! E tu quali errori hai affrontato?

Il Finance Log, nel Bullet Journal, è una pagina dove annotare le proprie spese.

Anche sul sito ufficiale se ne parla, ma io non ho mai davvero capito a cosa realmente possa servire: perché dovrei impiegare il mio tempo per segnare tutte le spese?
A cosa mi servono questi dati?

Siccome non è nella mia natura lasciar correre, ho deciso di scrivere un post che trattasse di gestione delle finanze in cui il finance log potesse avere una reale utilità. L’idea mi è venuta dopo avere letto diversi articoli sul concetto di benessere finanziario e del reverse budget, due termini molto usati negli Stati Uniti.

Cos’è il benessere finanziario

Il concetto di benessere finanziario (financial well-being) è molto diffuso negli Stati Uniti, dove addirittura esiste un organo statale, chiamato Consumer Financial Protection Bureau (CFPB), che ha cercato di darne una definizione. In generale, il benessere finanziario si misura con la sicurezza finanziaria e la libertà finanziaria rispetto al presente e al futuro:

Financial well-being

Chiaramente ci sono alcuni fattori che contribuiscono a sentirsi bene finanziariamente, come il contesto socio economico, la personalità e l’attitudine delle persone, capacità ed esperienza, i comportamenti, le possibilità di cambiamento.

Il nodo della questione: entrate ed uscite

Al di la del fatto che sentirsi finanziariamente bene sia una questione personale, bisogna comunque affidarsi ai dati per poter valutare la situazione attuale, per lo meno dal punto di vista della sicurezza, presente e futura.

Io credo che le prime due domande nella riga sicurezza, siano fondamentali e che una risposta affermativa costituisca la base di una buona gestione personale delle finanze. Per questo oggi ci concentriamo su come poter rispondere SI a questi due quesiti.

Per prima cosa abbiamo bisogno di dati. Fortunatamente non si tratta di tanti dati, ma solo di due metriche definite:  le entrate e le uscite.

Questi due dati devono essere in equilibrio e, idealmente, le prime devono essere maggiori delle seconde. Quindi se vuoi essere stabile finanziariamente è necessario che guadagni più di quanto spendi.

Per spendere meno di quanto si guadagna ci sono due opzioni:

  • Aumentare il guadagno;
  • Ridurre le spese.

Per la maggioranza di noi la prima ipotesi è da scartare a priori vuoi per motivi di tempo o di disponibilità sia personale o dell’azienda, per cui bisogna concentrarsi sulla seconda opzione. Per fare questo, facciamoci aiutare dal metodo del Reverse Budget e dal Finance Log.

Il metodo Reverse Budget per riuscire a risparmiare

Uno dei modelli più accreditati per la gestione delle finanze, si chiama “reverse budget” (budget contrario), il quale si concentra più sul risparmio che sulle spese.

Il limite di questo metodo è che si concentra troppo sul risparmio poco sulle spese.

Non ti fa, infatti, vedere come spendi i tuoi soldi e quindi non puoi valutare cosa eventualmente tagliare per migliorare la tua situazione.

Come si fa a far quadrare i conti  se si decide di tagliare arbitrariamente una % della propria entrata da destinare al risparmio? A cosa dovrò rinunciare? E quello a cui rinuncerò, sono sicuro che non sia indispensabile?

Capire quali spese tagliare in tre mosse: fotografa-ottimizza-accantona

Per poter apportare dei miglioramenti dobbiamo adottare un approccio per step:

  • Fotografa: capisci come spendi i tuoi soldi (grazie al Finance Log)
  • Ottimizza: apporta le necessarie modifiche
  • Accantona: destina una parte al risparmio

Step 1 – Scatta una foto (con finance log)

Il primo passo, per effettuare un’analisi e valutare quali spese diminuire o tagliare, è necessario avere una fotografia della situazione attuale. E qui, finalmente, entra in gioco il Finance Log: l’habit tracker per le finanze serve appunto per avere in chiaro come spendiamo i nostri soldi in un dato periodo di tempo (solitamente un mese).

L’esempio più semplice ed immediato di finance log è a forma di tabella, che possiamo facilmente riempire con tutte le voci e gli importi.


La scelta delle categorie

Le categorie che inserirari nel tuo finance log, ti serviranno in seguito per poter fare un’analisi dettagliata, per cui bisogna sceglierle accuratamente. Troppe categorie rischierebbero di rendere il processo troppo laborioso, troppe poche ti porterebbero a fare un’analisi approssimativa.

Le seguenti categorie potrebbero essere un giusto compromesso e adatte per chiunque:

  • Affitto e bollette
  • Shopping
  • Salute e cura della persona
  • Alimentari
  • Veicoli e trasporti
  • Svago e tempo libero
  • Lavoro
  • Vari e diversi

Ti suggerisco comunque di valutare se ci sono altre categorie rilevanti per te. Per esempio se hai tanti animali domestici ed i costi costituiscono una fetta importante del tuo budget puoi separarli dal resto oppure se possiedi casa magari desideri separare i costi della casa dal resto (interessi, ammortamento, lavori, …).


Una volta annotati tutti i dati, si possono sommare tutte le cifre delle singole categorie, così da avere un set di dati su cui lavorare. Per aiutarti e riuscire a visualizzare meglio le tue spese, puoi trasformare il finance log in un grafico. Io ho scelto di rappresentare le varie categorie tramite istogrammi, ma puoi anche optare per un torta:

Step 2 – Ottimizza le spese

Una volta valutati dove vanno a finire i nostri soldi, ecco che si può iniziare a davvero a lavorare su noi stessi e le nostre abitudini. Come abbiamo già visto, le abitudini vanno cambiate a poco a poco, per questo consiglio di procedere piano.

  • Prima di tutto datti un obiettivo sul medio-lungo termine, come per esempio decidere di tagliare il 5% delle tue spese entro i prossimi 6 mesi (sii flessibile, datti un minimo ed un massimo, p.es. tra il 5 ed il 10%).
  • Per fare questo, scegli una (o al massimo due) categoria su cui vuoi concentrarti: puoi scegliere una categoria di grande impatto (p.es. affitto e bollette) oppure una categoria in cui puoi vincere facile (p.es. shopping).
  • Inizia ad analizzare le singole voci e valuta quali accorgimenti puoi fare: per esempio ti servono davvero tutti quegli abbonamenti alle varie piattaforme streaming? Oppure, sei sicuro che 5 caffè al bar al giorno siano indispensabili?
  • Quindi pianifica di modificare le tue abitudini, facendo un cambiamento ogni settimana in ciascuna delle categorie scelte e tieni traccia del tuo impegno. Hai deciso di tagliare i caffè al bar? Ottimo: da 5 a 2? Usa un habit tracker per vedere il tuo cambiamento.
  • Quando hai messo in pratica tutti i cambiamenti in una categoria, passa alla categoria successiva fino a completarle tutte. Al termine del ciclo puoi ricominciare l’analisi e verificare se ci sono ulteriori accorgimenti da fare, oppure se sei soddisfatto, puoi continuare così.

Ricordati che i cambiamenti devono essere piccoli e devono risultare sopportabili: per esempio passare da 5 a 2 caffè al bar al giorno è sopportabile, mentre tagliarli completamente non è una buona idea. Per esempio: disdire gli abbonamenti alla TV streaming  in estate può essere una buona idea perché durante la bella stagione ci sono più occasioni per uscire, mentre sospenderli tutti da novembre a febbraio forse non ha molto senso (almeno uno lo terrei).

Come ho fatto io: Ho deciso di iniziare ad analizzare le “spese fisse”, in quanto sono determinate e portano vantaggi al lungo termine (p.es. assicurazioni, abbonamenti telefonici, ecc…). Poi sono andato a caccia delle spese superflue, analizzando la categoria “shopping” e “vari e diversi”, notando che spendo facilmente online e ho quindi tagliato tutte quelle spese.

Step 3 – Dedica una parte al risparmio

Alla fine del processo dovremmo avere qualche soldo da parte, grazie al lavoro mirato di taglio delle spese. Questi soldi possono essere effettivamente risparmiati e, per agevolare il risparmio (e non ricadere nei vecchi schemi) possiamo finalmente adottare il metodo del reverse budget:

Ma a cosa servono rinunce e modifiche alle proprie abitudini? È chiaro che bisogna avere uno scopo, che potrebbe essere quello di risparmiare per un proprio progetto (p.es. per le vacanze) o per la propria sicurezza futura e quindi rispondere SI ad una delle altre domande della tabella..

E ora tocca a te!

Ritornando al discorso iniziale, il benessere finanziario si misura con la sicurezza finanziaria e la libertà finanziaria rispetto al presente e al futuro.

Per poter raggiungere tale traguardo dobbiamo guardare alle entrate e alle uscite e con l’aiuto del nostro bullet journal e del finance log, puoi scattare una fotografia da utilizzare per analizzare le nostre abitudini di consumo e portare i necessari correttivi.

A questo punto puoi effettivamente mettere in pratica il metodo tradizionale del reverse budget.

Con questi consigli il finance log viene effettivamente usato in maniera utile e produttiva e non fine a sé stesso. Tu hai trovato altri modi per sfruttarlo?

Fammi sapere commentando qui sotto.

Lo sai perché hai scelto la tua professione?

Perché con alcune persone instauri subito un feeling e altre proprio non ti vanno giù?

O perché a volte non sei proprio convinto dei consigli che ti danno?

A queste tre domande è possibile trovare una risposta grazie al libro “Partire dal perché (titolo originale “Start with why”), un libro di Simon Sinek del 2009, nel quale l’autore spiega i motivi del successo (o del fallimento) di alcune organizzazioni e di come riescono ad essere più innovative, influenti e fidelizzando i propri clienti.

Sicuramente ti starai chiedendo cosa accomuna un libro di marketing per aziende in un blog che tratta di migliorare la propria vita… ebbene, le teorie che riporta sono universali, si possono quindi applicare anche alla vita di tutti i giorni!

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Il punto di partenza sbagliato: definire noi stessi con il COSA invece del PERCHÉ

Quando devi presentarti ad una nuova persona, tendi ad identificarti con quello che fai, nel mio caso sono un coordinatore di eventi, papà che si rilassa cucinando e che ho un blog.

Alcune volte aggiungi dettagli sul come, ovvero delle particolarità, per esempio che nel mio blog mi piace dare consigli utili e che quando posso scegliere non realizzo ricette di pasticceria.

Quasi mai, invece, comunichiamo il nostro PERCHÉ: Cosa mi ha spinto a coordinare eventi? Perché mi piace cucinare? Perché ho iniziato a tenere un blog?

Secondo Sinek, ogni organizzazione (ma anche ogni persona), opera su tre livelli: PERCHÉ, COME e COSA.

Il PERCHÉ è il centro, nel anello intermedio vi è il COME e, infine, più esternamente c’è il COSA, secondo lo schema seguente:

Il Cerchio d’Oro (Golden Circle di Simon Sinek – Cosa, Come, Perché

L’ errore più comune è concentrarsi sui livelli più esterni, portando le aziende (ma anche le persone) a dover utilizzare delle manipolazioni per poter vendere o ottenere qualcosa. Purtroppo le manipolazioni a livello di prezzo, promozioni, paure, aspirazioni, pressioni del gruppo o novità,  funzionano bene, ma solo nel breve periodo (vedi quando ci sono gli sconti) e coinvolgono solo la parte razionale (neocorteccia).

Ma il processo decisionale non ha solo a che fare con la nostra parte razionale, anzi, tutte le nostre scelte avvengono per lo più attraverso il sistema limbico, ovvero per via emozionale (in italiano usiamo espressioni come di pancia, per istinto, di pelle). Avere in chiaro il PERCHÉ ci aiuta a comprendere queste tipo di scelte, adottando un approccio che l’ autore definisce basato sull’ ispirazione, ovvero una missione e dei valori.

È quindi necessario partire dal centro, ovvero dal PERCHÉ: la gente, infatti, non compra QUELLO che fai, ma PERCHÉ lo fai. Il COSA è unicamente una dimostrazione del perché tu fai qualcosa.

È una questione di feeling: ma succede solo quando qualcuno che condivide il tuo PERCHÉ

Il nostro istinto ci porta a desiderare di fare parte di qualcosa. Desideriamo appartenere ad un gruppo, un’azienda, un’organizzazione. Questo senso di appartenenza ci porta a creare delle vere e proprie culture, ovvero gruppi di persone che condividono gli stessi valori e credenze.

Quando condividiamo questi valori creiamo fiducia.
E quando creiamo fiducia, instauriamo delle relazioni.
E le relazioni creano appartenenza.

Sembra molto semplice, vero?

In realtà non è proprio così, perché nella vita reale non siamo amici di tutti.
Ci sono delle persone che non ci piacciono, altre che non ci dicono nulla, altre ancora con cui abbiamo una forte sintonia. 

Come mai?

Accade questo in quanto entriamo in sintonia con persone che vedono il mondo in cui lo vediamo noi, che condividono le nostre credenze e il nostro modo di vivere il mondo.
Non conta l’aspetto, l’età o lo stato di salute: per quanto una persona sia sulla carta perfetta, se non condividiamo i suoi valori e le sue credenze ecco che non ci sarà alcun legame. Se ci pensiamo bene, questo accade anche a livello lavorativo, durante i colloquio d’assunzione: si sta cercando di comprendere se il candidato condivide la missione ed il credo aziendale (o almeno questo è quello che dovrebbe essere).

Conoscere il tuo PERCHÉ è una bussola per orientarti nella vita / il test del sedano

Quando abbiamo un problema e cerchiamo una soluzione o quando desideriamo migliorare il nostro livello di vita (ovvero i COME ed i COSA) ecco che ci guardiamo intorno in cerca di suggerimenti (e sei arrivato nel mio blog). Il problema maggiore è che non sempre quello che va bene per qualcuno non necessariamente va bene per qualcun altro.

All’interno del suo libro, Sinek illustra questo concetto con un semplice esempio: il test del sedano.


Immagina che tu sia ad una festa e che un tuo amico si avvicini e ti dica: “Sai di cosa hai bisogno? Di una tavoletta di cioccolata. Se non mangi cioccolata, sei fuori moda”.

Poi incontri un altro conoscente che ti suggerisce di comprare latte di soia, perché da quando beve latte di soia si sente molto più forte”.

Poi un collega ti suggerisce di mangiare solo biscotti, perché ti danno la giusta energia senza appesantirti.

Infine un altro amico ti suggerisce di comprare solo sedano, perché si è scoperto che è un superfood e dà un sacco di benefici.

Il giorno dopo ti rechi al supermercato e prendi una tavoletta di cioccolata, latte di soia, biscotti e un sedano.

Sei li in mezzo al supermercato e nel tuo cestino ci sono questi 4 prodotti e ti chiedi se devi davvero prenderli, se devi usarne solo uno o tutti quanti, separati o insieme, crudi o cotti. Ti dici che stai per spendere dei soldi per qualcosa che non sai nemmeno se funzionerà e sei pieno di dubbi.

Poniamo invece il caso che tu conosca il tuo PERCHÉ prima di andare al supermercato: tu hai deciso di mangiare solo cose sane e naturali.

Non sarebbe allora più facile scegliere?

Dei quattro prodotti consigliati, compreresti solo il latte di soia ed il sedano.

Questo non significa che gli altri due siano pessimi consigli, significa solo che quei due consigli non vanno bene per te.


Ecco perché a volte non sei convinto dei consigli che ti danno, oppure hai dei dubbi su come dovresti fare qualcosa, perché probabilmente quello con cui sei confrontato in quel momento non è completamente allineato al tuo perché.

Quando “qualcosa non ti torna” usa il test del sedano e prova a guardare la situazione dalla prospettiva del tuo perché: vedrai che tutto improvvisamente appare chiaro.

Come trovare il tuo perché

Per trovare il tuo perché ti consiglio di leggere i due libri “Partire dal perché” e “Trova il tuo perché”, così da capire davvero la teoria ed i concetti, come pure il metodo corretto per trovarlo.

Per iniziare e farti un’idea più generale sul Sinek-pensiero puoi guardare il video dei TedXTalk:

https://youtu.be/IPYeCltXpxw

Ritornando ai libri, mi permetto di spoilerare brevissimamente il metodo, si tratta di guardare al tuo passato e trovare un fil rouge tra situazioni in cui sei stato all’apice della tua vita e situazioni in cui hai toccando il fondo. Da una parte sarai la massima espressione del tuo perché, dall’altra sarai invece in totale mancanza di perché.

Io ho fatto questo (e gli altri esercizi) e ho scoperto che, effettivamente, quello che faccio e che mi interessa (ma anche quello che non sopporto), sono strettamente collegati al mio perché.

Da quando ho preso consapevolezza di questo mio modo d’essere ho iniziato a vedere il mondo con occhi diversi e a operare delle scelte in modo più consapevole e basate su chi sono davvero.

E tu? Non hai voglia di iniziare a vivere seguendo il tuo perché?

Alzi la mano chi non ha mai desiderato di poter svuotare la mente da tutti i pensieri.
Soprattutto nei periodi di stress, come settembre con il ritorno alla vita di tutti i giorni, quando gli impegni, le idee e le cose da fare si accumulano, poter svuotare la mente sembra essere davvero necessario.
Ebbene, sono contento di dirti che si può fare !

Il processo si chiama “brain dump” ed è un termine inglese che significa letteralmente “tirare fuori tutti i pensieri dalla tua testa”. Un termine in italiano non esiste, io ho provato a tradurlo con “svuota mente” (svuota cervello mi suona un po’ male) anche se ci sono altre definizione come “decluttering della mente” oppure “inventario mentale” o ancora “scaricamento del cervello”

Fare brain dump ti consente di riordinare la tua mente ed organizzare i tuoi pensieri, aiutandoti a focalizzarti su quello che hai da fare ed è anche uno dei passi fondamentali del metodo
Getting Things Done.

Può essere svolto semplicemente scrivendo tutti i tuoi pensieri su un foglio oppure puoi decidere di provato un metodo più strutturato per organizzare i tuoi pensieri. Quale soluzione adottare dipende dalle tue esigenze e preferenze.

Perché e quando svuotare la mente

Perché fare brain dump?

Noi esseri umani abbiamo la tendenza a mettere a da parte idee e a procrastinare le incombenze (piccole o grandi che siano) perché le riteniamo fastidiose o inutili.

Le stesse incombenze poi si accumulano nel cervello e sedimentandosi lo rendono meno efficiente. È come quando hai tante finestre del browser aperte perché stai navigando tra vari siti e improvvisamente hai bisogno di un programma che usa tanta memoria e il computer si impalla.
Ecco il principio è lo stesso: iniziamo a chiudere il browser e riprendiamo da zero.

Oltre a ripartire con nuove energie, vi sono altri vantaggi nello svuotare la tua mente:

  • Ti stressi di meno, perché sei più presente e concentrato;
  • Aumenti la tua produttività e riduci il sovraccarico della mente;
  • Ti dimentichi meno cose in quanto le hai messe nero su bianco;
  • Puoi pianificare meglio perché hai chiarito i compiti da portare a termine;

Quando fare brain dump?

Non vi sono regole precise, fondamentalmente si può farlo secondo i propri bisogni.

Ci sono persone che lo fanno tutti i giorni e che lo hanno integrato nella propria routine serale, altri preferiscono una volta la settimana (p.es. la domenica sera così da iniziare la settimana con il piede giusto).

In generale, puoi valutare le seguenti situazioni:

  • Quando ti senti stanco o fuori forma, così da riequilibrarti;
  • Quando hai un’agenda fitta con tanti progetti, per fare il punto della situazione;
  • Quando hai tante idee e non sai da dove iniziare, in modo da pianificare meglio i prossimi passi;
  • Dopo un meeting, una conferenza o una lezione per riordinare i concetti appresi.

📎 Leggi anche questi post
Obiettivi e Bullet Journal: trova le tue motivazioni, analizza le opzioni e pianifica le azioni

Tipi di Brain Dump

Un Brain Dump non deve essere per forza generale, nel senso che non deve sempre considerare tutti gli aspetti della tua vita. Io, per esempio, non faccio spesso un Brain Dump generale, se non in casi particolari dove sento che le cose da fare sono tante e ho perso la rotta. Spesso è più produttivo fare un brain dump specifico (o tematico) su un aspetto della vita, come per esempio:

  • Lavoro: appuntamenti, cose in sospeso, fare il punto su progetti (io lo faccio settimanalmente, solitamente il venerdì, così che il lunedì sono già attivo)
  • Famiglia: impegni, menu, acquisti, …;
  • Lavori di casa: tutti quei piccoli lavoretti che si rimandano sempre;
  • Shopping: per i regali di Natale o per i vari compleanni;
  • Obiettivi: a breve, medio e lungo termine;
  • Viaggio: mete, mezzi di trasporto, valigie, …

Come fare brain dump

  • Prendi un foglio (o il tuo Bullet Journal) e una penna, ma va benissimo anche un tablet o il PC se ti trovi meglio.
  • Inizia a scrivere tutto quanto ti viene in mente
    Non porti filtri o limiti, lasciano andare i pensieri: compiti, idee, obiettivi, ricordi, cose belle e cose brutte. Qualsiasi cosa ti passa per la testa (bisogna svuotarla, ricordi?);
  • Categorizza i pensieri
    Puoi riunirli per temi comuni (p.es. personale, progetto 1, progetto 2, idee, commissioni,…), utilizzando degli evidenziatori oppure riordinandoli in una mappa mentale;
  • Fai una pausa
    Bevi un caffè, esci a fare una passeggiata, ascolta un po’ di musica. Dimentica per un attimo quello che hai fatto, rilassati e assapora la sensazione di “vuoto” nella tua testa.
  • Riordina le voci
    Ritorna alle categorie e dividi ogni voce in tre liste: DEVO / VOGLIO / FORSE
    Nella colonna del “devo” ci saranno le voci che sono necessarie (p.es. fare le tasse), nella colonna del “voglio” sono voci che sono importanti per me o per qualcun altro (p.es. comprare il regalo di compleanno per mia nipote) e nella colonna del “forse” altre voci che sono si importanti, ma che non sono prioritarie.
  • Stabilisci delle priorità
    All’interno di ciascuna lista (devo / voglio /forse) ci saranno delle voci che sono più prioritarie di altre, per poter pianificare al meglio è necessario non solo fare una selezione ma stabilire anche a quale compito dare una precedenza.
  • Procedi con la pianificazione
    In ultimo, se ci sono dei compiti da svolgere, è utile darsi delle scadenze: cosa farò oggi (o domani) e cosa entro la fine della settimana, cosa devo concludere entro fine mese?

Quando hai finito, ricordati di portare a termine tutti i compiti !!

Come fare brain dump in 7 passaggi

Cosa scrivere in un Brain Dump

  • Pensieri
  • Sensazioni
  • Emozioni
  • Preoccupazioni
  • Liste di cose da fare
  • Obiettivi
  • Desideri

Suggerimento: Doodle e disegni possono aiutarti a rilassarti e a chiarire i concetti , mentre una mind map ti aiuterà a riorganizzare i pensieri.

📎 Leggi anche questo post
Anatomia di una mind map (o mappa mentale): i vantaggi, le leggi e gli usi

Se non sai da dove iniziare

Se proprio la tua mente non vuole mettersi in moto, eccoti alcuni spunti da cui partire.
Non sei obbligato a rispondere a tutte le domande, puoi anche sceglierne una a caso e partire da quella, lasciandoti guidare dai pensieri.

  • Hai delle preoccupazioni?
  • Hai qualcosa che ti dimentichi spesso?
  • Ci sono compiti che sembra tu non sia in grado di portare a termine?
  • Cosa ti rende felice?
  • C’è qualcosa o qualcuno  che ti disturba?
  • Ci sono degli obiettivi che vorresti raggiungere ma su quali non hai ancora iniziato a lavorare?
  • Hai un evento o un’occasione particolare a breve?
  • Quante e quali cose hai in sospeso al lavoro?
  • C’è qualcosa nella routine giornaliera che non funziona e desideri cambiare?

📎 Leggi anche questo post
Trova il tuo equilibrio con la bilancia della vita

Esempio di Brain Dump

Esempio di Brain Dump già pre-impostato

Tre consigli utili

  • Trova un posto tranquillo dove ti senti a tuo agio e che sia esente da distrazioni (no telefono, notifiche, TV….) e assicurati di avere il tempo necessario (almeno 30  minuti);
  • Annota tutto. Ma davvero tutto. Ricordati che niente è poco importante. Tutto contribuisce a fare volume (come riempire una valigia: dai pantaloni ai cotton fioc). Quando scrivi non devi fare alcuna selezione, quello è un compito successivo;
  • Non cercare di dare un senso a quello che scrivi: più caso c’è e meglio è, perché questo significa che stai davvero buttando giù tutti i pensieri (non mi risulta che i pensieri seguano un corso logico standard).

E ora tocca a te!

Lo spazio nel tuo cervello è limitato e se lo riempi continuamente alla fine non potrà più operare bene. A me capita quando lavoro a tanti progetti diversi: alla fine non riesco a capire più a che punto sono e vado letteralmente in tilt.

Di tutte le pratiche che ho provato nulla è risultato più efficace come il brain dump, perché ti consente di svuotare davvero la mente e mettere in ordine i tuoi pensieri.

Hai mai provato a fare brain dump?
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2020, aprile. Coronavirus.

Com’è semplice riassumere questa strana primavera: con una sola parola. Una parola che non porta con sé anche cose positive. Durante il lockdown stiamo facendo un sacco di cose, con il risultato che ci ritroviamo stanchi e stressati. E se invece provassimo a fermarci un attimo?

La quarantena e il fare, fare, fare

La pandemia che sta coinvolgendo il mondo intero ci ha portati a dover rivedere le nostre abitudini in un modo che mai avremmo potuto immaginare. Per alcuni l’incubo più grande della solitudine con la perdita del contatto umano si è avverato. Per altri, invece, questo nuovo modo di vivere rappresenta quasi in sollievo.

Da parte mia, pur essendo preoccupato per la situazione, da subito ho cercato di prendere la parte più positiva di questa situazione di isolamento. Ne ho approfittato per fare tutti quei lavori che ho rimandato all’infinito, come mettere in ordine l’armadio delle cianfrusaglie, concentrarmi sul blog, fare dei lavori di miglioria in casa, cucinare quei piatti che desideravo provare da tempo (p.es. il pan brioche).

Fermarsi. Perché no?

Questo modo di lavorare smart, da casa, mi permette di tagliare alcune attività che mi portano via tempo (il viaggio-lavoro casa, le attese per il pranzo, le pause caffè, il chiacchiericcio con i colleghi) per cui mi ritrovo ad essere più produttivo.

Inoltre, lo spettro della noia aleggia pesante sulla mia testa, per cui cerco nuovi modo di tenermi impegnato. Sostanzialmente quindi la mia vita non è cambiata: continuo a fare, fare fare. Forse quasi più di prima. 

Ma.

Tutt’un tratto una domenica sera, dopo aver passato la giornata a pulire, cucinare, ordinare mi sono chiesto: se mi fermassi un attimo? Se mi prendessi un momento per fermarmi a riflettere?

Allora fermiamoci a riflettere e cerchiamo di capire chi siamo davvero e cosa vogliamo essere quando tutto questo sarà finito. Quali sono le nostre vere necessità? Di cosa abbiamo davvero bisogno? E di cosa invece non abbiamo più bisogno?

Non è forse quello che forse la natura ci sta chiedendo? Di fermarsi e prendere coscienza di questo momento?

I nostri desideri

  • Più soldi
  • Meno stress
  • Più tempo per me
  • Meno impegni
  • Più divertimento

Questi sono solo alcuni dei nostri desideri generali.
Alcuni sono attuali (ora avremmo bisogno di più divertimento) altri lo sono stati in passato(meno stress) altri forse lo saranno in futuro quando tutto ripartirà (per esempio avere meno impegni).

Ammettiamolo, è sempre difficile dare delle priorità e rendersi davvero conto quali siano le nostre esigenze. Siamo poco bravi a guardare dentro noi stessi e valutarci. Un saggio proverbio dice che è più facile vedere la scheggia nell’occhio dell’altro che la trave nel tuo, e trovo che sia reale.

Per questo, forse è importante prendersi del tempo per valutare bene quali sono i nostri desideri e le nostre aspirazioni, così da trovare il nostro equilibrio.

Un equilibrio precario

La definizione di equilibrio personale è piuttosto soggettiva, ma non solo. Trovare il proprio equilibrio può essere anche complicato, perché appunto i desideri mutano a seconda del nostro stato.

  • Oggi desidero più divertimento, ma se appena la crisi sarà rientrata io iniziassi ad uscire ogni sera, dopo 2 settimane, sfinito, probabilmente desidererei starmene chiuso in casa per 3 giorni.
  • Oppure, desidero più soldi e questo mio desiderio mi porta a cercare un nuovo lavoro meglio pagato, ma meglio pagato vuol dire anche più responsabilità, più tempo da dedicare al lavoro e meno tempo alla famiglia.

Per questo è importante fermarsi a pensare ai propri desideri, alle motivazioni ma anche alle implicazioni e a cosa siamo disposti eventualmente a rinunciare.

La bilancia della vita

Come capire quanto siamo bilanciati? Come comprendere cosa abbiamo di troppo e cosa ci manca? Rileggendo un vecchio libro chiamato Life Coaching for Dummies di Jeni Mumford, ho trovato questa semplice, interessante, ma anche divertente attività che si chiama “la bilancia della vita”*.

Sono necessari: un foglio (o meglio ancora due pagine vuote nel tuo Bullet Journal), una penna ed eventualmente alcuni post-it (ma non sono obbligatori).

  1. Disegna un cerchio al centro del fondo della pagina e scrivici “il mio punto d’equilibrio”.
  2. Disegna due braccia che partono dal cerchio: la sinistra è dedicata al “pochi”, la destra è dedicata ai “troppi”. Fai un elenco delle cose di cui hai poco e di quelle che hai troppo.
  3. Disegna un triangolo (o qualsiasi altra forma che rappresenti al meglio la tua vita ideale) al centro dell’inizio della pagina, sopra il punto di equilibrio. Questo rappresenta “La mia vita ideale”. Immagina che questa forma contenga tutti i tuoi desideri. Ora immagina di stare in piedi sul tuo punto di equilibrio e le tue braccia sono distese tra i pochi e i troppi con lo sguardo fisso alla tua vita ideale.
  4. Sotto alla tua vita ideale si trova la zona perfetta e qui ci sono delle nuvole che rappresentano le cose che sono perfette per te in questo momento.

Alla fine dovresti ottenere un disegno simile a questo:

La mia bilancia della vita / aprile 2020

Prossimi passi

E ora guarda cosa hai di troppo e cosa hai di poco, se hai tante cose nelle braccia, probabilmente ti stai destreggiando per cercare un equilibrio tra loro e questo ti porta a non focalizzarti sulla tua vita ideale.

Rifletti su tutte queste cose e apporta dei correttivi, per riequilibrare i tuoi desideri e portarli nella zona perfetta, così da poterti concentrare sui tuoi veri obiettivi.

Certo, alcune cose saranno facili da aggiustare: se hai bisogno di fare più attività fisica, mettiti un paio di scarpe e inizia a correre). Altre saranno più difficili: per esempio vorresti guadagnare di più), ma anche qui le opportunità non mancano e si può andare più a fondo. Sei sicuro che vuoi solo guadagnare di più? Non è che forse il tuo lavoro non ti soddisfa? Oppure magari è solo una tua percezione perché hai dovuto sostenere una spesa imprevista. O ancora, magari spendi troppo in vestiti…

Se ti serve aiuto su come ri-bilanciare la tua vita, leggi il post che tratta di raggiungere gli obiettivi: Obiettivi e Bullet Journal: trova le tue motivazioni, analizza le opzioni e pianifica le azioni

In fondo, in questi giorni di quarantena, l’unica cosa che non ci manca è il tempo per noi stessi. Quindi perché non approfittarne?

Quando hai un obiettivo, spesso parti a razzo cercando di raggiungerlo il più in fretta possibile. Ma questo ti porta quasi sempre al fallimento.

Le ragioni per cui non riesci ad arrivare alla fine, spesso è dovuto a quattro fattori:

  • non hai un’idea chiara (= non sai qual è)
  • non sai esattamente perché lo fai
  • non hai valutato tutte le opzioni a disposizione
  • non hai un vero e proprio piano d’azione

In questo post, vedremo di fare chiarezza per capire come aiutarti a raggiungere il traguardo che ti sei prefissato, il tutto con l’aiuto del tuo Bullet Journal!

📎 Se non sai cos’è un Bullet Journal, leggi questo post
Le basi del metodo Bullet Journal in 7 punti (cos’è, perché, come crearlo e organizzarlo)

Scegli un obiettivo SMART

Capita spesso che scegliamo l’obiettivo sbagliato e questo accade non tanto perché non va bene, ma perché è troppo astratto. Per iniziare ad essere più concreto, puoi affidarti alla bilancia della vita, così da iniziare a restringere il campo.

Spesso, infatti si formulano obiettivi troppo generici come “desidero essere felice” oppure “desidero diventare ricco” o ancora “fare più movimento”. Ma cosa significano i termini “felice” e “ricco”? E “più movimento”?

È quindi importante essere motlo chiari. Ultimamente in tutti i miei corsi (online e offline) mi hanno sempre illustrare gli obiettivi secondo l’acronimo SMART (in italiano sarebbe SMRRT), ovvero composto da quattro elementi:

bersaglio con freccia
  • Specifico (Specific)
  • Misurabile (Misurable)
  • Raggiungibile (Achievable)
  • Rilevante (Relevant)
  • Temporale (Time based)

Ecco che quindi che il nostro esempio “desidero fare più movimento”, potrebbe diventare: “desidero fare un’attività sportiva per almeno 30 minuti 3 volte alla settimana”. Mentre “desidero essere più felice”, potrebbe essere: “desidero dedicare almeno un’ora alla settimana al mio hobby preferito”.

Dettaglio su obiettivo

La motivazione: perché?

Perché sembra una domanda facile.

Eppure spesso te ne dimentichi: vai avanti e avanti, finito un compito ne inizi un altro, ti assumi responsabilità (-Lo faccio io!-) o cominci un progetto senza mai fermarti a riflettere se stai davvero facendo la cosa giusta per te.

Chiedersi perché ti permette di non essere trascinato in situazioni o in circoli viziosi spiacevoli. Ti aiuterà anche a fare chiarezza nella tua mente, ad essere curioso verso te stesso e i tuoi obiettivi, ad agire in modo più intenzionale.

Un metodo per imparare a chiederti perché: i 5 whys

La prossima volta, prima di iniziare qualsiasi cosa, prova a chiederti semplicemente “perché?” e poi valuta la risposta.

Se però l’idea o il progetto è più impegnativo, prova a verificare le motivazioni profonde, usando il metodo delle 5 whys (o dei 5 perché), sviluppato dal Signor Sakichi Toyoda.

Il Signor Toyoda, fondatore dell’attuale multinazionale Toyota, ha sviluppato questa tecnica negli anni ‘30 proprio per risolvere i problemi legati alla sua società. L’azienda utilizza questo metodo ancora oggi.

Il sistema serviva e serve per portare allo scoperto le cause profonde relative ad un problema, esplorando le relazioni di causa-effetto, attraverso la ripetizione di cinque volte della domanda perché?
Come una cipolla che, strato dopo strato, fa emergere il suo cuore. Così facendo sei in grado di individuare la vera motivazione.
Puoi decidere di rispondere a queste domande so un foglio, oppure creare uno spread ad hoc, come ho fatto io sul mio Bullet Journal:

Schema 5 perché + Il mio perché

Le opzioni: valuta le alternative

Ora che hai un obiettivo SMART e hai trovato le motivazioni che ti guidano, terzo passo è quello di valutare le diverse opzioni che hai a disposizione.

Brainstorming delle opzioni

Attraverso il brainstorming, potrai considerare quante più opzioni possibili. Tuttavia, per quanto sia efficace, talvolta le soluzioni sono troppo fantasiose e impossibili da realizzare o rischi di saltare da un’idea all’altra senza riuscire a concretizzarne nessuna.

Quindi è importante contenere questo processo, considerando il progetto e le motivazioni, ma analizzando unicamente le opzioni percorribili. Per fare questo ti suggerisco 4 domande:

Qual è l’opzione più veloce?

Qual è l’opzione più difficile?

Queste due domande riguardano le tue abilità: se sai già come fare qualcosa, riuscirai a farlo più velocemente e più facilmente.
Se, per esempio, desideri organizzare una festa a sorpresa, ma non sai cucinare, scegliere di preparare l’aperitivo senza aiuto sarà sicuramente difficilissimo, mentre affidarlo ad un servizio catering, risulterà molto veloce.

Qual è l’opzione più rischiosa?

Questa risposta varia a dipendenza di quali e quante risorse decidi di investire.
Per esempio, se il tuo obiettivo è di metterti in proprio ma parti da zero senza clienti né risparmi, licenziarti e iniziare da zero è molto rischioso.

Qual è l’opzione più eccitante?

Anche qui dipende dai tuoi gusti personali. Per esempio nel caso precedente, per qualcuno mettersi in proprio senza alcuna sicurezza potrebbe essere eccitante.

Orologio, labirinto, bomba doodle uomo contento

Scegli l’opzione che fa per te

Ora che hai messo nero su bianco tutte le opzioni percorribili, scegli quella che più ti si addice considerando i vari fattori (la situazione economica e famigliare, il tempo da mettere a disposizione, …). Puoi anche porti quattro semplici domande:

  • Quali sono le mie capacità?
    Hai delle conoscenze tecniche particolari o un’abilità che ti può tornare utile nel progetto?
  • Chi mi può aiutare?
    Hai dei parenti, amici o colleghi che ti possono supportare?
  • Quali potrebbero essere le conseguenze di questa scelta?
    Valuta le conseguenze in termini di tempo, soldi, rinunce, calcolando sia i rischi che le opportunità
  • Qual è la soluzione che mi si addice di più?
    Qui puoi prendere in considerazione i fattori personali: età, carattere, situazione economica e famigliare.
tavolozza, paracadute, domino, puzzle

Anche per questa parte, ho creato una pagina ad hoc nel mio Bullet che riassume tutto quanto:

Pagina Bullet con Analisi Opzioni

Anche qui, non limitarti! Scrivi pure più intenzioni e modifica, combina gli elementi, fino a che trovi quella giusta per te.

Ottimo! Adesso che hai una linea da seguire, ora non ti resta che definire i passi per realizzare il tuo progetto.

Le azioni: disegna la tua strada verso l’obiettivo

Per stabilire il tuo piano d’azione, ti consiglio di procedere a piccoli passi. Questo sistema è più efficace sul lungo periodo per le seguenti ragioni:

  • È possibile integrare i nuovi scopi con la tua vita esistente, senza dover fare grossi sacrifici
    Si possono apportare piccole modifiche invece di abbandonare completamente il progetto
  • Ti costruisci un’abitudine legata al traguardo scelto
    Ti godi anche il viaggio, perché hai tempo per godere dei traguardi raggiunti
ingranaggi, cambio strada, sveglia, logo route 66

Scomporre il tuo obiettivo in sprint ed i compiti

Per renderli più fattibili, l’ideatore del Bullet Journal, Ryder Carrol, suggerisce di scomporre gli obiettivi in sprint, i quali saranno poi suddivisi in compiti. Prendendo per esempio un blog (progetto), uno sprint è un post, mentre i compiti sono: ideare il tema, redigere i testi, elaborare la parte grafica, montare il post, pubblicarlo.

In generale, gli sprint portano a un risultato concordato, concreto e verificabile e dovrebbero avere le seguenti caratteristiche:

  • Non dovrebbero presentare barriere iniziali;
  • Dovrebbero essere composti da compiti molto definiti e fattibili;
  • Dovrebbe essere possibile portarli a termine in un lasso di tempo ragionevole.
Quadrato grande (obiettivo), colonna (sprint) e rettangolo piccolo (compito)

Crea la tua strada verso il traguardo

Adesso che hai tutto pronto, puoi iniziare pianificare il percorso che ti permetta di raggiungere nel miglior modo possibile il tuo obiettivo, integrando cose da fare con eventuali conoscenze da apprendere.

  • Per iniziare, crea una semplice lista di compiti, che fungerà anche da agenda.
  • Se noti che alcune cose non sai come farle o se ti mancando degli strumenti, puoi annotare quello che ti serve. Per esempio, se vuoi iniziare a tenere un Bullet Journal dovresti leggere il libro.
  • Dopo aver stabilito quali sono i passi da percorrere, puoi riordinarli secondo un ordine logico. Prova ad immaginare di scrivere una ricetta: prima inizi a vedere se hai tutti gli ingredienti, poi li pesi, e così via…(Puoi anche saltare questo passaggio, ma secondo me è utile per avere in chiaro i vari passaggi).
  • Infine, realizza il tuo piano: pui optare per una tabella, una mind map o qualsiasi altra forma tu voglia.
    Io, per esempio, ho adattato l’idea di una creator e ho deciso di rappresentare una strada:

L’ho realizzata inserendo in ogni casella un compito specifico, ma puoi anche decidere si farla più semplice, dedicando le caselle ad uno sprint e tenerti una to do list separata per i compiti.

📎 Leggi anche questo post
7 consigli per creare to do list (lista di cose da fare) che funzionano davvero

Da un lato può essere un vantaggio, perché avere una to do list separata di consente di adattare velocemente i vari compiti. D’altro canto tieni in considerazione che potresti perdere di vista l’obiettivo finale, restando dentro quello specifico sprint all’infinito.

La strada ti aiuta a visualizzare il percorso da affrontare, dando un ordine logico e suddividendo il progetto in più sprint di facile completamento.

Questa è la strada che avevo ideato per creare il mio blog (si parla di 2 anni fa):

Ricordati però di restare fedele alle opzioni che hai stabilito in precedenza: se hai scelto il percorso più difficile, dovrai costruire il percorso tenendo in considerazione le varie problematiche. Se hai scelto il percorso veloce, cerca di essere breve e vai dritto al punto.

In ultimo, per tenere traccia dei progressi, affidati ad un habit tracker!

Adesso tocca a te!

In questo post abbiamo visto come raggiungere un obiettivo personale attraverso 4 semplici step: definire un obiettivo SMART, trovare la motivazione, scegliere le opzioni e rappresentare il percorso.

Questo metodo è quello che ho adottato anche io quando ho deciso di creare il mio blog da zero e ti posso assicurare che funziona.

Basta solo prenderti il tuo tempo per riflettere bene su tutti i punti.

Ti piacerebbe creare una nuova abitudine e hai letto il mio precedente post su cosa sono, come si formano, le insidie e come risolverle. Ora dobbiamo passare alla parte pratica, ovvero creare un habit tracker nel tuo Bullet Journal.

Che cosa sono gli habit traker 

Nel macro-gruppo delle raccolte, esiste una tipologia di raccolta che si chiama habit tracker ed è un modo efficace per, appunto, tenere traccia di un’abitudine.

Misurare, quantificare e tenere traccia dei propri progressi è utile per avere un riscontro immediato su come stai procedendo rispetto all’obiettivo che ti sei posto. Non solo, ti offre anche un valido aiuto per analizzare se devi modificare qualcosa.

Quali sono i vantaggi di tenere un habit tracker

Come abbiamo visto, le insidie riguardo alla creazione di nuove abitudini riguarda spesso lo schema, il quale non è chiaro o in fase di stimolo o in fase di ricompensa.

Grazie ad un habit tracker:

  1. sarà più facile ricordarti che devi intraprendere quell’azione;
  2. ti darà quella mini ricompensa sufficiente a rinforzare l’abitudine;
  3. contribuirà a motivarti, perché avrai a tua disposizione una rappresentazione grafica dei tuoi progressi.

Studi hanno dimostrato che chi tiene traccia dei propri progressi ha maggiori possibilità di riuscita rispetto a chi non lo fa, questo perché il vedere i propri progressi ci stimola ad andare avanti. E questo diventa maggiormente importante nei periodi un po’ così, quando tutto sembra andare storto: visualizzare che in qualcosa stiamo andando bene e i progressi fatti può realmente aiutarti a riprendere fiducia in te stesso. Un habit tracker ti aiuta proprio a visualizzare a che punto sei rispetto all’obiettivo.

Pensa a quando fai una lista di cose da fare e man mano che le finisci poi le stralci. Ad ogni X aggiunta ti senti meglio e più soddisfatto. Con un habit tracker succede la stessa cosa. Man mano che vai avanti, il tuo cervello rilascia la dopamina (ormone responsabile della soddisfazione).

Che cosa puoi tracciare?

Anche per qualcuno, come me, che la vena artistica scorre lentamente, con gli habit tracker si può sbizzarrire. Io mi sono permesso di fare una carrellata (non esaustiva) di quelli che mi sembrano più utili e facili da implementare, che ho diviso in tre categorie:

Salute e cura di sé

  • Attività fisica
  • Meditazione & Yoga
  • Bicchieri d’acqua bevuti
  • Medicine / integratori
  • Sintomi di malattie
  • Sonno
  • Umore
  • Food log

Progetti personali

  • Tempo dedicato agli hobby
  • Tempo speso per il bullet journaling
  • Attività per blog o Social Media
  • Libri letti
  • Soldi risparmiati
  • Imparare nuove abilità
  • Serie TV
  • Ricerche di lavoro

Casa & Finanze

  • Finance Log
  • Risparmio
  • Bollette
  • Uso di prodotti
  • Pulizie
  • Lavori di giardinaggio
  • Dare l’acqua alle piante
  • Cura degli animali domestici

📎 Leggi anche
21 Idee di Habit Tracker per il tuo Bullet Journal

Come creare un habit tracker nel tuo Bullet Journal?

Nella sua versione più basica, un habit tracker è costituito da un calendario in cui segni i giorni in cui hai svolto l’attività stabilita. Per esempio, se decidi di correre 30 minuti il lunedì, il mercoledì ed il venerdì, metterai in ogni giorno una semplice X. Man mano che il tempo passa, il tuo calendario si riempirà dandoti una visione d’insieme su quando e quanto hai svolto l’attività.

Ma i bullet journalist non potevano accontentarsi di un semplice calendario, per cui sono nati diversi tipi di tracker più o meno elaborati. In internet soprattutto su instagram e su Pinterest sono presenti migliaia di modelli (alcuni anche stampabili). Per mia convenienza qui propongo i tre tipi più gettonati: a tabella, a cerchio, riempimento di oggetti.

Quanti habit tracker tenere?

Come per tutte le questioni personali, anche in questo caso non esiste un numero preciso, in quanto il numero di habit tracker varia in funzione delle tue esigenze. In qualche blog ho letto che il numero ideale varia da 2 a 8. Secondo me, invece, più che dare importanza alla quantità di tracker, dovresti valutare attentamente la loro funzione, chiedendoti semplicemente perché desidero tenere un tracker?

Io, per esempio, ho iniziato con il tracker della gratitudine, ma dopo un mese l’ho abbandonato perché non faceva per me. Per contro ho un tracker per alcuni lavori di giardinaggio (p.es. in estate per il trattamento della zanzara tigre) e per un certo periodo ho voluto monitorare alcuni prodotti (perché mi sembrava finissero troppo presto).

Se desideri creare un’abitudine. In quel caso io mi limiterei davvero a costruire una o al massimo due abitudini. Questo per non correre il rischio di incappare nel secondo tipo di insidia quando si crea un’abitudine, ovvero avere aspettative sono alte e pretendere troppo e in poco tempo. Concentrandoti su una o due abitudini puoi davvero dedicarti ad implementarla fino in fondo.

E ora tocca a te!

Gli habit tracker sono un tipo di raccolte molto presenti in un bullet journal, sia per la facilità con cui si creano, sia per il fatto che anche per i meno artisti danno comunque un tocco di colore. In questo post ti ho dato diverse idee sia per quali adottare, sia per come impostarli. Che tu scelga di di avere uno, dieci o cento tracker l’importante è che tu sia consapevole della loro utilità.

E tu, quanti tracker hai? Quali hai scelto? Commenta pure qui sotto.

  • Dovresti spegnere i dispositivi almeno 30 minuti prima di andare a dormire, così da favorire il sonno;
  • È buona pratica lavarti i denti 3 volte al giorno per almeno 2 minuti;
  • Bisognerebbe mangiare 5 porzioni di frutta e verdura al giorno.

Queste sono alcune buone abitudini che dovresti adottare quotidianamente, ma si sa che la realtà è ben diversa.

Ogni volta che rifletto sulle abitudini e come integrarle nella mia vita (il classico “dovrei farlo anche io”) mi scontro contro un qualcosa di indefinito che mi impedisce di implementarle fino in fondo. Io sono riuscito a ritagliarmi una routine mattutina e una serale. Per le altre infinità di nuove abitudini che leggiamo o sentiamo ogni giorno, credo che sia realmente impossibile adeguare la vita per seguirle tutte. Però potresti sceglierne alcune e impegnarti per farle entrare davvero nella tua quotidianità. Un valido aiuto per farlo sono gli habit tracker del Bullet Journal.

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Cosa sono le abitudini

Se cerchi sul dizionario la definizione di abitudine troverai diversi significati.

Innanzitutto può essere una “tendenza a ripetere determinati atti, a rinnovare determinate esperienze”, nel  linguaggio filosofico o giuridico è una “disposizione stabile, costante modo di essere e di operare”, mentre in medicina viene definitivo come un “fenomeno d’ordine neurofisiologico consistente nell’abolizione della risposta propria di un determinato stimolo, dovuta alla ripetizione dello stimolo stesso”.

In tutti i casi, la parola che ricorre è costanza e ripetizione. Semplificando all’osso un’abitudine è sostanzialmente qualcosa che ripetiamo costantemente.

Come si creano le abitudini?

Charles Duhigg ha scritto un libro molto interessante che si intitola “Il potere delle abitudini. Come si formano, quanto ci condizionano, come cambiarle”, il quale è diviso in quattro parti: le abitudini degli individui, le abitudini delle organizzazioni e le abitudini della società, mentre in ultima istanza spiega come utilizzare a proprio vantaggio le idee espresse.
Il libro, piuttosto lungo ed articolato, racconta molti aneddoti, ma ce n’è uno in particolare mi è rimasto impresso:

Un pubblicitario, Claude Hopkins, che nei primi anni del 1900 dovette inventarsi una pubblicità per stimolare la gente ad usare il dentifricio (se ci pensiamo oggi fa un po’ ridere). Nelle sue precedenti campagne Hopkins era sempre riuscito a trovare un punto su cui fare leva (p.es. per un’azienda di cereali prometteva 24 ore di energia se si mangiava una ciotola dei loro cereali) ma in questo caso non riusciva a trovare idee. Poi un giorno, leggendo un libro, ebbe un’illuminazione : scoprì che i nostri denti con l’uso si ricoprivano di una patina (che lui chiamò film) e che il dentifricio era in grado di eliminarla.  Grazie a questa intuizione, sviluppò il proprio messaggio pubblicitario e in poco tempo le vendite del dentifricio Pepsodent aumentarono esponenzialmente. Prima del lancio di Pepsodent solo il 7% degli americani usavano il dentifricio, 10 anni dopo era il 65%.

Quindi per implementare nuove abitudini è necessario attivare uno schema in tre passaggi:

  1. Riconoscere uno stimolo (p.es. la patina sui denti)
  2. Attivare un’azione di routine (lavarsi i denti con il dentifricio)
  3. Ottenere una ricompensa (non sentire più la patina)

Quando questo circolo si forma e si consolida ecco che l’azione diventa abitudinaria.

Lo schema delle abitudini: stimolo – azione – ricompensa

In quanto tempo? 21, no 66, anzi tra i 18 e i 254 giorni

Spesso si legge o si sente che occorrono 21 giorni per creare ed assimilare una nuova abitudine. Questa stima è opera  del Dottor Maxwell Maltz, il quale nel 1950 osservò che questo era il lasso di tempo in cui  i suoi pazienti (lui era un chirugo plastico) si abituavano alla loro nuova immagine. Quando poi nel 1960 Maltz pubblicò il suo libro, tale parametro diventò una regola.

Ma c’era chi non era proprio convinto,  per esempio una ricercatrice psicologia della salute presso l’University College di Londra,  tale Phillippa Lally , che nel 2009 decise di condurre un esperimento su 96 persone per capire realmente in quanto tempo si forma una nuova abitudine. Scoprì così che sono necessari in media 66 giorni, circa 2 mesi, per implementare completamente una nuova abitudine. A differenza di Maltz, che fornisce un dato unico, la ricercatrice ha specificato che ognuno ha comunque i propri tempi e che la durata può variare dai 18 ai 254 giorni.

Le parti più difficili dello schema: stimolo e ricompensa

Lo schema per creare un’abitudine è facilissimo e basta ripeterlo per 66 giorni per automatizzare il processo. Tuttavia spesso non riusciamo nell’impresa. Perché?

Gli ostacoli che incontriamo più spesso sono due:

  • Lo schema non è chiaro: in fase di stimolo o per la ricompensa
    Purtroppo le cattive abitudini giocano proprio sulla semplicità, se pensiamo alle droghe, al fumo o all’alcool, le azioni da intraprendere sono semplicissime e la ricompensa è immediata. Al contrario, spesso, le buone abitudini come quelle elencate all’inizio del post sono lunghe da attuare e non offrono una ricompensa immediata. I benefici si sentono e vedono solo dopo un po’ di tempo.
    E quindi è necessario supportare la creazione di queste abitudini mettendo in chiaro sia lo stimolo (per esempio stabilire un orario tipo in cui andare a dormire e impostare la sveglia) sia la ricompensa (per esempio prenderti del tempo per te con una tisana, un bagno, una sessione di meditazione).
  • Le aspettative sono alte e pretendi troppo e in poco tempo.
    Se sono anni che non pratichi alcuno sport, è irrealistico pensare di fare da subito 6 allenamenti la settimana da un’ora ciascuno. È quindi necessario avere un approccio realistico e progressivo, iniziando con poco e aumentando gradualmente. Diciamo che la creazione di nuove abitudini sono più simili ad una maratona che ad una corsa sprint.
    A questo proposito, puoi creare un habit tracker nel tuo Bullet Journal, così da tenere traccia dei progressi avuti.

📎 Leggi anche questo post
21 Idee di Habit Tracker per il tuo Bullet Journal

E ora tocca a te: scegli le tue abitudini, crea un piano e sii paziente

All’apparenza, le abitudini sono facili da implementare: bastano tre elementi da ripetere in modo costante.
In realtà il processo, per funzionare, richiede comunque un piano articolato: scegliere uno stimolo ed una ricompensa chiari e attuare un’azione semplice e non troppo impegnativa, magari tenendo traccia di tutto questo.

Da parte mia, possiedo alcune buone abitudini (le routine mattutina e serale) e altre non altrettanto buone. Nonostante io crei un menu settimanale nel mio bullet journal attraverso il food log, credo che 5 porzioni di frutta o verdura al giorno il mio stomaco non le abbia mai viste.

E tu, quali abitudini vorresti abbandonare o aggiungere?

Gennaio. Tempo di buoni proposti che, almeno per quanto mi riguarda, puntualmente non vengono mantenuti.
Dunque, ho deciso di abbandonare questa pratica in favore di una parola che accompagni la mia vita nel corso dell’anno. Per il 2019 avevo scelto “equilibrio”, mentre per il 2020 ho scelto “cambiamento”.

Non so se hai già scelto la tua parola dell’anno e quindi in questo mio primissimo post ho pensato ti propongo una parola “sempreverde”, facilmente applicabile e che va molto di moda: “decluttering”.

Decluttering, sostanzialmente significa eliminare, togliere, rimuovere oggetti, articoli o voci non necessari, con l’obiettivo di rendere uno spazio (fisico, astratto o mentale) più piacevole o utilizzabile.

Quale migliore modo di iniziare un nuovo anno se non facendo un po’ di spazio dal vecchiume in attesa di cose nuove?

Facile a dirsi, più difficile da farsi.
Da fare ce n’è molto, perché la nostra società consumistica punta più sulla crescita e sull’accumulo che sul liberarsi e lasciare andare. Soprattutto dopo le feste in cui non solo si sono accumulati regali e doni ma anche il fisico ha accumulato i chili delle abbuffate, fare spazio sembra più impossibile che mai. Tuttavia vedrai che non è così difficile e, anzi, con pochi e semplici accorgimenti, riuscire a fare un po’ di spazio nella tua vita.

Fare spazio … in generale

Iniziamo subito con una breve carrellata di sani principi generali di decluttering. Io ne ho scelti 4:

Qualità non quantità

Quante volte lo si è sentito dire. Ma quante volte lo si è messo in pratica? Io ho scoperto questa massima grazie alle amicizie a distanza. Ho diversi amici che, dopo le superiori, si sono trasferiti in altre città per studiare o per lavorare, per cui le occasioni per incontrarsi sono poche e molto ridotte in termini di tempo. Ecco quindi che naturalmente si privilegia la qualità e non la quantità del tempo. E se provassimo ad applicarlo alla vita di tutti i giorni?

Se uno non basta…

Questa è facile: cosa ce ne facciamo di doppioni di cose che magari nemmeno usiamo? Io, ad un certo punto, mi sono reso conto che avevo ben 3 dvd dello stesso film. Pensa te!

One in / One out

Questa regola l’ho imparata grazie alle mie figlie in quanto numerose teorie pediatriche sostengono di limitare i giochi per i bambini. Se si aggiunge un nuovo gioco, allora è necessario toglierne un altro. Non ho ancora capito se realmente funziona, ma potrebbe essere una regola  da tenere a mente (soprattutto per chi ha tendenza ad accumulare) e comunque è facilmente applicabile anche a noi adulti (pensiamo p.es. ai vestiti).

Comprami, comprami, comprami!

Qui non solo si tratta di fare un favore ai nostri spazi, ma anche al nostro portafoglio. Le tecniche di vendita (sconti o promozioni, spedizione gratuita, acquista con un click) si sono affinate sempre di più, mescolando facilità di acquisto ed elementi emotivi. Qui la soluzione è una sola: fermarsi e fare un bel respiro e chiedersi se davvero serve.

I principi generali dovrebbero potersi applicare nella vita quotidiana, in realtà si perdono nei meandri della memoria e vengono archiviati nel cassetto dei “dovrei”. Per questa ragione, ho pensato di andare un po’ più nel concreto e darti alcuni consigli su come fare decluttering in tre ambiti specifici: tempo, dispositivi e armadi.

TEMPO

1-2-3…10…100 notifiche

Oggigiorno, sembra che riuscire completare un compito senza distrazioni sia impossibile: messaggi, e-mail, social network, app. Tutti con le loro notifiche. Un semplice accorgimento è disattivare le notifiche. Non per sempre, ma se so che devo fare un lavoro o sono a tavola, metto il telefono lontano da dove sono io in modalità silenziosa.

E-mail, quanto lavoro

Impara a gestire le e-mail: sembra una cosa scontata, ma non lo è vuoi a causa di fattori esterni (la mole) o interni (mancanza di una vera metodologia). L’obiettivo zero inbox è certamente ambizioso ma raggiungibile grazie ad alcuni trucchetti che trovi qui.

📎 Leggi anche questo post
Come essere più produttivo con la posta elettronica: 2 tecniche e 7 consigli per gestire le e-mail in modo efficace

Vade retro Multitasking

Alcuni anni fa era la parola del momento e questa abilità sembrava essere la madre di tutte le soluzioni. Con multitasking si intende la capacità di eseguire più compiti contemporaneamente ed è un approccio che deriva dal gergo informatico, in cui un software può eseguire più programmi contemporaneamente.

In realtà noi non siamo macchine ma esseri umani e il multitasking non funziona perché crea caos, confusione e fa sprecare energie. Se ci sono più cose da fare, è meglio prepararsi una lista di “to do” e dedicare del tempo a ciascuna voce, stralciando quelle che sono state completate.

Dispositivi

Nei nostri PC, tablet e smartphone si annidano una marea di programmi e app che occupano memoria, rallentando le prestazioni e la durata della batteria e, non da ultimo, spesso forniscono dati sulle nostre abitudini.

Perché non approfittarne per fare un po’ di decluttering anche qui?

Il download facile delle app

Applicando lo stesso principio come per gli armadi, fermati un attimo a valutare se quel programma o quell’app è stata utilizzata di recente (gli esperti suggeriscono 1 mese). Dai, ammettilo: sei proprio sicuro che quella app per imparare a suonare l’Ukulele ti serve davvero?
E dopo aver eliminato il superfluo è ora di riorganizzare file e app.

Quando è l’ultima volta che hai fatto un backup?

È importante fare regolarmente back up dei tuoi dati, così da prevenirne la perdita.

Armadi, cassetti & co.

Marie Kondo insegna. Riuscire a scrivere libri, fare trasmissioni e diventare una star grazie al fatto di dire alla gente come mettere in ordine gli armadi, vuol dire che forse non siamo poi così bravi nel decluttering.

L’idea di base da applicare è semplice ed è fatta di 4 passaggi:
1)   Svuotare
2)   Inventariare e separare
3)   Valutare (tenere, buttare, donare)
4)   Organizzare (per stagione, per tipo,…)

Mi fermo un attimo sulla parte che solitamente è quella più difficile ovvero come valutare. Fermo restando il buono stato degli oggetti, la domanda principe in questo caso secondo me è una e una soltanto: Lo uso o l’ho usato quest’anno? Se si, resta se no, si da un’ultima possibilità. Se entro il prossimo anno non viene usato è da eliminare. Questo metodo è evergreen, nel senso che lo si può usare sia per i vestiti che per altri armadi (si, anche in cucina!).

E ora tocca a te!

Ed eccoci arrivati alla fine (finalmente!).

Come hai potuto leggere, fare spazio nella tua vita non è poi così difficile. Certo qui ti ho dato molti spunti, ma non è necessario applicare tutto quanto (io stesso non lo faccio, per esempio sono bravo sugli armadi, ma in quanto a shopping online, beh li ho qualche debolezza).

Prova a sceglierti un settore o concentrati su un punto solo e inizia a mettere in pratica quel consiglio: puoi partire dal tuo telefono, valutando e riorganizzando le app, oppure puoi decidere di mettere in ordine l’ultimo cassetto della cucina (quello con dentro di tutto) o ancora puoi iniziare ad abolire il multitasking preparando una lista di cose da fare per domani… la scelta è tua.

Mi raccomando, fammi sapere com’è andata commentando qui sotto. Buon decluttering!

Il Bullet Journal (o BuJo) è un metodo per vivere la propria vita più consapevolmente.

Da quasi due anni è il mio fedele compagno di vita, che mi permette di essere flessibile, annotando agilmente pensieri, ricordi, intuizioni, cose da fare e che mi fornisce una visione generale della mia vita.

Se, anche tu, vuoi scoprire tutti i segreti dell’attività di Bullet Journaling mettiti comodo e continua a leggere.

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1. Cos’è un Bullet Journal?

L’ideatore del metodo, Ryder Carrol – un digital product designer di New York , fornisce la seguente definizione:

Il Bullet Journal non è un metodo per organizzare i tuoi appunti e preparare liste di cose da fare.

Riguarda quello che io chiamo “vivere consapevolmente”: liberarsi dalle distrazioni e utilizzare il tempo e le energie nel perseguire ciò che ha davvero importanza, nel lavoro e nella tua vita privata.

2. Perché usare un taccuino?

  • Produttività – Mindfulness – Intenzionalità
    Scopo del metodo è far coniugare questi tre elementi grazie a moduli flessibili che ti aiuteranno ad ottenere “più risultati lavorando su meno cose, perché identificherai ciò che davvero importante, eliminando il superfluo.”
  • Tutto in un unico posto
    Quello che personalmente amo del metodo è il fatto di avere tutto in un unico supporto, personalizzato, in cui posso annotare tutto quanto mi passa per la testa per poi radunarlo ed organizzarlo in un secondo tempo.
  • Sgomberi la mente dai pensieri
    Ti fornisce un supporto in cui poter trascrivere i tuoi pensieri (lo sapevi che ogni giorno sono quasi 50’000?), per poi filtrarli, organizzarli e utilizzarli in un secondo tempo.
  • Bisogna scrivere a mano
    L’attività di journaling, oltre a stimolare la mente, permette di imprimere maggiormente e più a lungo le informazioni nel nostro cervello in quanto dobbiamo fare uno sforzo cognitivo per rielaborare le informazioni prima per poterle trascrivere.

3. Concetti base, materiali e impostazione

3.1. I concetti di base

  • BulletJournal / BuJo – È un taccuino in cui vengono riportate informazioni seguendo un determinato metodo.
  • Raccolta – Pagina in cui vengono raccolte e organizzate un tipo di informazioni
  • Significanti – Simboli usati per distinguere le note, possono essere standard o personali
  • Migrazione – Riportare i contenuti da una pagina all’altra
  • Spread – Due pagine affiancate, spesso utilizzato anche come sinonimo di layout
  • Log – Diario, diario di bordo
  • Mindfulness – Modalità di prestare attenzione, momento per momento, spesso usato come sinonimo di consapevolezza

3.2. I materiali necessari

Fondamentalmente l’attività di bullet journaling necessita solo di tre cose:

  • Un taccuino (io ti consiglio il Dingbats* – trovi la recensione completa qui)
  • Una matita o penna
  • Un righello

Altri strumenti, secondo i tuoi desideri possono essere:

  • brush pen o pennarelli
  • evidenziatori
  • acquarelli
  • washitape
  • stickers e post it

3.3. Come creare un bullet journal

Per creare il tuo bujo hai solo bisogno di un po’ di buona volontà per impostare le prime pagine:

  1. Keys – Dove inserirai i tuoi significanti
  2. Indice
  3. Diario del futuro (future log)
  4. Diario mensile (monthly log)
  5. Diario giornaliero o settimanale (daily o weekly log)
  6. Le tue raccolte personalizzate

In alternativa, se non hai tempo/voglia o non ti senti sicuro, puoi sempre acquistare un bullet precompilato con tutte queste pagine già impostate.

Materiali, Raccolte, Significanti e Migrazione

4. Le raccolte: cosa sono e quali sono

Le raccolte sono pagine (una o più, secondo il bisogno) che permettono di organizzare e raccogliere informazioni collegate tra loro. Le raccolte sono di tue tipi:

  • principali – come l’indice, future log, il monthly log e weekly o daily log
  • specifiche – che sono dei contenitori per soddisfare specifiche esigenze (p.es. tracker, finance log,…)

4.1. Raccolte principali: Indice, Future Log, Monthly Log e Daily Log

4.1.1. Indice

L’indice non è altro che l’elenco di tutte le raccolte (escluso il diario giornaliero) contenute nel quaderno ed è organizzato come un semplice sommario. L’obiettivo e chiaro: farti trovare la raccolta in modo veloce.

4.1.2. Il diario del Futuro (o Future Log)

Nel diario del futuro (o future log) rientrano le voci che non legate al mese corrente. Per esempio a gennaio prendo un appuntamento dal dentista, ma sarà a giugno e così lo riporto nel future log nello spazio relativo a quel mese. (Io sono andato addirittura oltre, creando uno spazio apposito per l’anno successivo in caso di scadenze annuali).
Lo spazio necessario è di 2 o 4 pagine, a seconda di quanti mesi inserisci in ogni pagina.
Le voci saranno poi riportate nel diario mensile una volta disponibile.

4.1.3. Il diario mensile (o Monthly log)

Il diario mensile è solitamente composto da due pagine: quella di sinistra con il calendario vero e proprio e la pagina di destra con i compiti da eseguire.
La mia seconda pagina è, invece suddivisa in 4 quadrati dedicati a quattro temi diversi: to do, obiettivi, compleanni e scadenze.

📎 Leggi anche questo post
Il Bullet Journal Monthly Log (o Vista Mensile): 14 idee di layout per pianificare il tuo mese

4.1.4. Il diario giornaliero [o Daily log] / vista settimanale [o Weekly spread]

Nel diario giornaliero puoi annotare i pensieri che sorgono durante il giorno: eventi, compiti, note,… Per creare il diario giornaliero è sufficiente scrivere sulla prima pagina bianca disponibile la data del giorno.

Io invece preferisco adottare il metodo del diario settimanale. Differisce dal diario giornaliero in quanto su una o due pagine si riporta tutta la settimana. Vi è inoltre spazio per altri elementi come i tracker settimanali, to do, meteo o il menu.

📎 Leggi anche questo post
Visione settimanale vs. diario giornaliero (weekly spread vs. daily log): scegli il sistema perfetto per il tuo bullet journal

4.2. Raccolte specifiche

Contrariamente alle raccolte precedenti, che presuppongono un inquadramento temporale, le raccolte specifiche (o personalizzate) sono pensate per soddisfare specifiche necessità.
Nel libro vengono citate tre le fonti di ispirazione per le proprie raccolte personalizzate:

  • obiettivi – “indicano una direzione da seguire e un proposito” e possono essere generali come mantenere i buoni propositi o trovare il tuo equilibrio, oppure speicifici come cambiare lavoro;
  • sfide – “un luogo in cui mettere insieme le idee e chiarirle, tenere traccia dei progressi e trovare soluzioni” ed è qui che rientrano le abitudini e tutti i tipi di tracker per tenere traccia dei progressi così da migliorare alcuni aspetti della tua vita (come il tuo rapporto con il cibo o le tue finanze);
  • compiti – “riunire compiti semplici” attraverso le to do list.

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5. I significanti: cosa sono e come si usano

I significanti sono simboli usati accanto alle annotazioni per distinguere e fornire un contesto alle varie note.

Solitamente all’inizio del Bullet Journal si inserisce una pagina dedicata, chiamata Key, in cui si scrivere l’elenco di tutti i significanti usati nel proprio taccuino. A volte, nei quaderni già preimpostati, questa raccolta è già presente.

5.1. Significanti standard

compiti
xcompiti completati
>compiti migrati
<compiti programmati
oeventi
note
*priorità
!ispirazioni

5.2. Significanti personali

In aggiunta ai simboli standard di cui sopra, puoi aggiungere nuovi segni in base alle tue esigenze, i quali sono chiamati significanti personali.
Io, per esempio, uso anche il simbolo del triangolo per gli appuntamenti, in modo da separarli dagli eventi, mentre uso una stella per indicare i giorni festivi infrasettimanali.

5.3. Colour code

Il colour code è semplicemente una legenda dei colori. Usandoli, puoi richiamare facilmente in modo visivo le informazioni relative a delle categorie o degli argomenti. Per esempio potresti usare il blu per gli impegni di lavoro e il rosso per le faccende domestiche, il verde per i tuoi hobby.

6. Riflessione e migrazione

Con riflessione si intende semplicemente fare il punto della situazione e si esegue ogni giorno.
Solitamente si propongono due tipi di riflessione: una mattutina, la quale si tratta di un momento per pianificare, e una serale, ovvero un momento per valutare.

La migrazione consiste semplicemente nel riportare i contenuti da una pagina all’altra (p.es. un compito non concluso nel mese corrente) oppure appunti importanti quando si tratta di cambiare quaderno.

  • La migrazione mensile si effettua a fine del mese corrente, rivedendo i compiti ancora in sospeso e, se del caso, riportandoli al mese successivo (contrassegnando la voce come migrata [>]).
  • La migrazione annuale avviene quando si passa da quaderno all’altro e vale lo stesso principio della migrazione mensile, ma molto più in grande (come se stessimo facendo un trasloco di casa). Qui, oltre a riportare i compiti, vi è da valutare i contenuti del bullet journal e l’organizzazione.

7. Domande frequenti – FAQ

7.1. Qual è a differenza rispetto ad un’agenda o un planner?

La differenza maggiore riguarda l’impostazione.

  • In un’agenda o un planner sono presenti delle sezioni definite. Solitamente si tratta di calendari mensili, settimanali e giornalieri con l’aggiunta di altri elementi, i quali ti aiutano a pianificare il tuo tempo o a raggiungere degli obiettivi specifici.
  • Un bullet journal è un taccuino in cui non vi è alcuna sezione predefinita. Questo significa che puoi costruirlo come più ti piace, sfruttando la struttura lineare delle agende ma utilizzando un approccio a moduli tramite le raccolte.

7.2. Posso tenere un bullet journal digitale?

Certo che si!

Sebbene il metodo nasca in forma analogica, usando un taccuino, grazie all’avvento della tecnologia è possibile utilizzare un tablet pur preservando tutti i vantaggi del metodo. Io per esempio uso l’app Goodnotes e i modelli li creavo con Adobe Illustrator. Su Etsy trovi tanti artisti indipendenti che propongono modelli di bullet digitali.

Ma non solo! Secondo me, il BuJo ha comunque dei limiti e quindi abbino al metodo diverse app speicifiche.

Lo stesso inventore ha inventato un app chiamata “the companion app”, che però ha più una funzione di supporto al taccuino.

Digital Bullet Journal sul iPad e Bullet Journal su taccuino

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7.3. Cosa devo assolutamente includere?

Per iniziare, le quattro raccolte principali (indice, future log, monthly log, daily log) sono sufficienti. Man mano che lo utilizzerai ti renderai conto che hai bisogno di raccolte specifiche, in cui radunare tutti gli aspetti legati ad un obiettivo, un compito o una sfida. Il mio consiglio è di valutare attentamente di quali raccolte hai bisogno secondo tue esigenze le motivazioni che ti portano a tenere un bullet journal.

Per esempio, nel mio non possono mancare: libri da leggere, corsi da frequentare, acquisti futuri, cose da vendere, idee regalo e vari to do list (p.es. i lavori di giardino).

Un tipo di raccolte specifiche molto popolari sono i tracker.

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7.4. Come organizzare un bullet journal?

In teoria, dato che si tratta di un metodo flessibile, la risposta più immediata è: come più desideri.

In pratica, ci sono tre filosofie:

  • Puoi seguire il metodo originale, ovvero l’ordine delle pagine:
    Inizi impostando le raccolte principali (key, indice, future log, mese e giorno corrente) e poi le prime raccolte specifiche che hai deciso di tenere. Man mano inserirai i daily, monthly e raccolte che ti servono. L’ordine viene dato solo dal numero di pagina e, per questo, l’indice è fondamentale per ritrovare le varie raccolte all’interno del taccuino. Il mio primo BuJo l’ho strutturato così, ma personalmente non mi sono trovato molto bene, perché man mano che il tempo passa devi tornare sempre più indietro per trovare una specifica raccolta.
  • Puoi inserire all’inizio del bullet tutte le raccolte principali con tutti i mesi già pronti, lasciare delle pagine vuote per i futuri weekly e poi tutte le raccolte specifiche. Questo metodo va bene se hai deciso di lavorare utilizzando i weekly spread, in quanto dopo i mesi, ti basta tenere 52 pagine libere per le settimane. Io, quest’anno, ho usato questa tecnica e mi sono trovato molto bene.
    Una variante di questo approccio, suggerita alcuni bullet journalist, è di iniziare con le raccolte principali e poi girare il bullet sottosopra in modo da “partire dal fondo” con le raccolte. Così facendo non devi contare le pagine e, potenzialmente, puoi usarlo se decidi di affidarti al daily log.
  • Un terzo metodo è di usare due taccuini: un taccuino per le raccolte principali e un taccuino per le raccolte (quest’ultimo sarà chiamato un Master Bullet Journal). Questo approccio ha il vantaggio di non dover migrare le raccolte da un taccuino all’altro quando lo termine o alla fine dell’anno. Solitamente viene adottato se usi un Midori, ovvero tanti piccoli quadernetti tenuti insieme da una copertina più spessa.

7.5. Come decorare un bullet journal?

Prima di parlare di decorazione, sappi che ci sono due scuole di pensiero: chi preferisce il bullet journal minimal e chi preferisce un bullet journal artistico.

Entrambi le impostazioni vanno benissimo. Infatti, come scrive Carrol:

l’unica cosa che conta nel mondo del Bullet Journal è il contenuto, non la presentazione o la forma. Se riuscite a raggiungere un ottimo livello in entrambi gli aspetti, complimenti! Ma sappiate che l’unica capacità artistica richiesta è quella di tracciare delle linee (abbastanza) dritte; se sapete farlo, siete a cavallo.

  • Se decidi per uno stile minimal, non avrai bisogno di decorazioni in quanto l’impostazione sarà molto basic: penna nera e linee dritte sono tutto quello che ti serve. Al massimo qualche colore, principalmente per evidenziare informazioni importanti.
    Il vantaggio principale è che impiegherai poco tempo per impostare le tue raccolte.
  • Se opti per uno stile artistico puoi sbizzarrirti con stickers di diverse forme e colori, usare washi tape per contornare pagine o come segnalibri, disegnare doodles di rimando ai testi, brush pen per titoli scenografici.

Quale che sia lo stile che sceglierai, andrà comunque bene. Il bullet journal è personale e flessibile, anche quando si tratta di decorazioni.

7.6. Due semplici consigli per chi inizia

  • Sperimenta, sperimenta, sperimenta
    Quando ho iniziato a creare il bullet (ma anche dopo) ero sempre timoroso di sbagliare e lo usavo con parsimonia. A fine novembre mi sono poi reso conto che avevo ancora tante pagine libere prima di terminare il Bullet. Così ho iniziato ad annotare ogni minima cosa (come dice il metodo) a sperimentare di tutto e di più. Ebbene, ti posso assicurare che il dicembre è stato il mese in cui ho davvero capito i reali vantaggi del metodo.
  • Datti tempo e non strafare
    Presi dall’entusiasmo iniziale e sedotti dai post sui social network (Instagram e Pinterest su tutti),la tendenza è quella di partire con le raccolte principali e iniziare ad aggiungere raccolte specifiche come se non ci fosse un domani. Il risultato è che ci si ritrova con pagine occupate da raccolte che non si utilizzano e che rimangono vuote.
    Il mio consiglio è quello di segnarti tutto quello che potenzialmente farebbe al caso tuo, fare una pausa e poi riprendere la lista, analizzando con calma di quali raccolte hai davvero bisogno.

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7 errori che si fanno con il Bullet Journal (e come risolverli)

7.7. Risorse: per saperne di più

Per iniziare puoi guardare il tutorial ufficiale di presentazione (in inglese):

Poi ti consiglio di leggere il libro:

Per idee, consigli e spunti LA risorsa principale è il sito ufficiale: www.bulletjournal.com.

Su Facebook sono presenti due gruppi italiani di Bullet Journal, dove vengono poste domande, scambiate opinioni e idee di layout:

Tante idee le forniscono anche i social network :

  • Instagram con gli hashtag #bulletjournal e #bulletjournalitalia (non dimenticarti anche il blog @settenove.ch) e
  • Pinterest.

Perché hai deciso di tenere un bullet journal?
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