Nel panorama dei metodi di produttività personale spicca il metodo GTD, del quale ho scritto un post nell’ottobre 2021. Durante la stesura, scoprii che un blogger chiamato Leo Babauta, ha adattato e semplificato il metodo GTD, dandogli poi il nome di Zen To Done (o ZTD).
Durnate la scorsa estate, sono finalmente riuscito a leggermi l’e-book che mi ero scaricato ed ora sono pronto a raccontarti come applicare il Zen to Done.
Cos’è il metodo Zen to done e le differenze con il Getting things done
Il ZTD è un adattamento del GTD, il quale coniuga alcuni suoi principi insieme ad altri provenienti da altri sistemi di produttività personale.
Per l’autore, il metodo GTD presenta alcune difficoltà: prima fra tutte la necessità di cambiare tante abitudini insieme, in secondo luogo non si focalizza abbastanza sugli obiettivi né sull’esecuzione e troppo sugli stumenti, poi è poco strutturato e pretende di essere una soluzione unica a tutti i problemi.
È vero che il GTD sia un metodo validissimo e che molte persone mettono in pratica ogni giorno, ma non è proprio di immediata comprensione e anche adattarlo alla propria vita può essere complicato.
Io stesso cerco di applicarlo il più possibile, alcune volte con successo altre con meno, tanto che devo ammettere che mi sono riconosciuto nelle obiezioni di Babauta, così come i consigli proposti. Dopo aver letto l’e-book posso dire che alcune parti sono molto utili, mentre altre le ho trovate un po’ superflue. Sicuramente questo è risultato dal fatto che uso già un bullet journal e in parte sfrutto il GTD per essere più produttivo.
Gli step fondamentali
Come ti ho spiegato, l’obiettivo del Zen to Done è di essere produttivi, ma allo stesso tempo dare una chiara direzione su come procedere. Per farlo puoi appoggiarti a 10 semplici abitudini:
- Raccogli
- Processa
- Pianifica
- Esegui
- Sistema semplice e affidabile
- Organizza
- Revisiona
- Semplifica
- Routine
- Trova la tua passione
L’autore suggerisce (abbastanza insistentemente) di non adottarle tutte insieme, ma di impegnarti ad adottarne una alla volta per un periodo di 30 giorni. Così facendo, in poco meno di un anno avrai effettuato la “trasformazione” completa.
Nel suo e-book, poi fornisce consigli su come implementare queste abitudini una alla volta e poi le passa in rassegna tutte andando nel dettaglio.
La versione minimal
Benché Babauta consigli fortemente di adottare il Zen to Done nella sua interezza, nel libro propone comunque una versione minimal del ZTD, composta da solo dai primi 4 passi, ovvero: raccogli, processa, pianifica ed esegui.
Tuttavia, questa versione minimal non è in sostituzione di quella intera, ma permette a chi si avvicina per la prima volta di implementare in maniera veloce il Zen to Done. In seguito, una volta che la versione minimal sarà diventata un’abitudine, si può “ritornare” a riprendere la parte intera aggiungendo i vari pezzi.
Questo modo di procedere è sicuramente valido, ma personalmente trovo che sia un po’ troppo semplicistica e che tralasci un elemento fondamentale (ma ne parlo in seguito).
Raccogli
Come nel GTD anche qui l’autore suggerisce di avere un unico luogo da dedicare ad inbox: ma qui di fa esplicito riferimento ad un taccuino in cui annotare tutti i pensieri, cose da fare, progetti ecc. Come avrai capito, questo è, ovviamente, il tuo bullet journal e lo spazio dove annotare tutto è il tuo daily log.
Per la raccolta di posta, documenti,ecc. invece consiglia di avere una cassettiera da scrivania o una cartelletta, per le e-mail l’ideale sarebbe avere un unico indirizzo, mentre per la gestione degli impegni lui utilizza un calendario online (quello di Google).
Come sai, sono un fan dell’idea di avere un unico posto per tutto e qui mi allineo alle idee dell’autore: avere un portadocumenti per i documenti cartacei e un taccuino per l’agenda + le note, mi è stato estremamente utile e ha aumentato la mia produttività.
Processa
Periodicamente (una o due volte al giorno) dovrai processare le tue inbox. Che si tratti di e-mail, documenti o appuntamenti, dovrai analizzare e compiere delle scelte: puoi eseguire un determinato compito subito, oppure rimandarlo (in quel caso lo includi in una raccolta), puoi delegarlo o addirittura eliminarlo. Per i documenti e file, c’è anche l’opzione di archiviarli. Il processo di Zen to Done è quindi sostanzialmente identico a quello del GTD. Vi è, tuttavia, una differenza con il GTD: se esso presuppone la creazione di raccolte di liste basate sul luogo (al telefono, alla scrivania, in salotto), il ZTD pone l’accento più sul contesto generale, ovvero a casa, al lavoro, in viaggio (quindi più simile alle raccolte personali).
Pianifica
Il metodo introduce il termine Most Important Task (MIT), ovvero i compiti più importanti e che spesso (ma non sempre) ti portano a raggiungere un obiettivo più grande.
Andando nel concreto, all’inizio della settimana scegli quali sono i tuoi obiettivi (se sono articolati, puoi scomporli in compiti più piccoli, i MIT). Poi, nella tua pianificazione settimanale includi ogni giorno 3 MIT, che svolgerai pere primi e che ti consentiranno di completare gli obiettivi della settimana. Se vi sono altri MIT altrettanto importanti, li svolgerai subito dopo. A seguire, eventuali altri to do secondari.
Facciamo un esempio pratico: questa settimana devo scrivere un articolo per il blog (obiettivo). La stesura la scompongo in: ricerca fonti, scaletta prima bozza, creazione immagini/video, revisione, pubblicazione (MIT). Quindi, ad ogni giorno assegnerò 1 o due compiti che svolgerò come primi all’inizio di giornata. Così facendo a fine settimana avrò raggiunto il mio obiettivo di avere un articolo per il blog completato. Tuttavia martedì sera, mi rendo conto che devo chiamare il dentista per prendere appuntamento per il controllo (altro MIT), quindi il mercoledì dopo i due compiti legati all’obiettivo, chiamerò anche il dentista. Poi potrò dedicarmi ad altri compiti secondari.
Per l’organizzazione vera e propria, nel mio bullet, dato che non uso il weekly log, mi sono organizzato con una tabella molto basica suddivisa per i giorni:
Babauta è un po’ più estremo e per lui esistono solo i MIT, gli altri compiti li elimina o li delega. Nella mia esperienza personale trovo questa applicazione non di facile attuazione. Io preferisco tenere aperte le opzioni e gestire i compiti secondo la priorità.
Esegui
Quando poi passi all’azione (esegui) il consiglio è quello di evitare assolutamente il multitasking ma di dedicarti completamente al compito che devi eseguire: chiudi tutti i programmi non necessari, disattiva le notifiche e dedicati completamente al compito che devi eseguire per il tempo necessario. L’importante è che quando inizi un compito è che poi lo porti a termine, così che lo puoi depennare dalla tua lista. Anche in questo caso l’obiettivo è arrivare a concludere tutti i compiti che ti sei prefissato.
L’elemento mancante: la revisione
Nella versione minimal del Zen To done, ci sono solo 4 passaggi, ma secondo me vi è un quinto elemento che dovrebbe essere incluso, ovvero la revisione.
A questo argomento ho dedicato un intero post sul blog, per cui qui mi limito a riportarti gli step fondamentali consigliati da Babatua:
- Analizza i tuoi obiettivi a lungo, medio e corto termine
- Riguarda le tue note
- Rivedi il tuo calendario
- Analizza e correggi le tue liste
- Pianifica i tuoi obiettivi per la settimana
Eseguendo periodicamente la revesione, automaticamente adotterai anche altre tre abitudini: semplificare, organizzare a trovare un sistema affidabile.
Rivedere costantemente cosa e come lo hai fatto, ti aiuterà ad capire come puoi apportare miglioramenti alla tua organizzazione: per funzionare un sistema deve, infatti, essere semplice e adattarti al tuo stile di vita.
Nel mio caso non mi sono mai piaciute le liste così come proposte nel GTD, ovvero sulla base del contesto (telefono, scrivania, in viaggio,…), le quali possono diventare numerose. Personalmente ho trovato l’approccio ZTD più snello: ho poche le liste suddivide per ambito: al lavoro, a casa, blog, progetti e prima o poi.
Imparerai, inoltre a stabilire delle priorità riconoscendo su cosa ti devi concentrare, apprenderai cosa puoi delegare o addirittura eliminare dalla tua vita, per concentrarti su cosa è davvero importante per te, ovvero i MIT.
Il “mio” minimal Zen to done in pratica
- Raccogli: Se possiedi già un bullet journal, metà del lavoro è fatto: hai un taccuino con un posto in cui annotare tutti i pensieri. Grazie alle raccolte temporali hai inoltre a disposizione spazio per gli impegni gli appuntamenti. Se, invece, sei nuovo e non hai ancora il tuo bullet journal, qui trovi tutti i dettagli per iniziare a crearne uno. A questo punto, ti manca solo un luogo fisico in cui riporre i tuoi documenti: scegli la tua inbox fisica;
- Processa: Man mano che raccogli elementi nella inbox, procedi allo svuotamento e svolgi ogni voce, dandole la giusta priorità (è un MIT oppure no?) all’interno della giornata e della settimana;
- Pianifica: Il mattino, appena sveglio, guarda cosa ti attende nella giornata e stabilisci i tuoi MIT, assegna loro le priorità e il tempo necessario per svolgerli, poi valuta altri compiti che desideri eseguire;
- Esegui: Quando decidi di evadere un compito, dedicati completamente evitando distrazioni;
- Revisiona: A fine giornata (e a fine settimana) ricordati di effettuare la riflessione: nota quanti compiti hai eseguito e i progressi fatti verso il raggiungimento dei tuoi obiettivi, rivedi le tue liste e/o correggi le lacune nel sistema e in ultimo dai uno sguardo a quello che ti attende.
E adesso tocca a te
In questo post ti ho parlato del metodo Zen to Done, inventato dal blogger Leo Babatua, che si propone di essere meno strutturato rispetto al GTD ma più focalizzato verso il raggiungimento dei tuoi obiettivi. Per iniziare, tutto quello che ti serve è un taccuino (ma lo possiedi già) e stabilire i tuoi MIT. In seguito puoi imparare a raccogliere, processare, pianificare ed eseguire (e se lo vuoi anche a revisionare).
Personalmente ho trovato questo metodo un’interessante evoluzione del GTD, tanto che da un paio di mesi lo sto adottando con grande soddisfazione. E tu quale motodo preferisci il GTD o il ZTD?
